Organisation : informations de l'entreprise et du compte
Les informations de l’organisation sont les données de base de votre compte edoobox. Vous y gérez le nom et l’adresse de contact de votre organisation. Une adresse de facturation distincte est prévue pour la facturation de votre abonnement edoobox et ne devient active que lorsque les informations nécessaires sont complètes.
Distinguez ces données du compte de celles des offres, des lieux et des participants. Par exemple, une modification de l’adresse de l’organisation ne remplace pas automatiquement l’adresse d’un lieu déjà créé.
Informations modifiables de l’organisation
Ouvrez Paramètres → Organisation. Dans edoobox, vous pouvez modifier les informations suivantes :
Général : nom de l’entreprise et site web.
Adresse : rue, code postal et localité. Ces champs sont obligatoires.
Contact : personne de contact, numéro de téléphone et adresse e-mail valide.
Langue : langue de correspondance du compte.
Pour le site web, vous pouvez saisir une adresse avec http:// ou https:// ; edoobox normalise la valeur enregistrée. Après un changement de domaine, vérifiez néanmoins tous les liens publics et les signatures d’e-mail.
Enregistrement par champ : les données de l’organisation et l’adresse de facturation différente sont enregistrées lors de la modification de chaque champ. Il n’existe pas de bouton Enregistrer final commun. Ne fermez la vue qu’une fois l’enregistrement en cours terminé. En cas de message d’erreur, rouvrez la vue pour contrôler la valeur concernée.
Gérer le destinataire de l’e-mail interne d’information sur les inscriptions
Lorsque la fonction est activée, l’information d’inscription interne globale est envoyée à l’adresse e-mail de contact de votre organisation. Ouvrez Paramètres → Organisation et renseignez le champ E-mail dans la rubrique Contact.
Cette adresse de destinataire est distincte de l’adresse d’expédition de votre fournisseur d’e-mail et du destinataire choisi pour la facturation du compte edoobox. Si les responsabilités internes changent, modifiez l’adresse concernée, puis contrôlez une notification de réservation dans la boîte d’envoi. L’activation, le modèle et la distinction avec les autres destinataires sont expliqués sous Information interne sur les inscriptions.
Caractéristiques du compte non librement modifiables
Les champs Identifiant abrégé du compte, Pays et Devise sont désactivés dans la vue Organisation. Selon les indications de l’interface, ni vous ni l’assistance edoobox ne pouvez modifier ultérieurement l’identifiant abrégé du compte.
Si la structure juridique de l’organisation change au point que le pays ou la devise du compte ne conviennent plus, planifiez la transition avec l’assistance avant de remplacer d’autres données de base. Les champs désactivés ne constituent pas un formulaire d’adresse ordinaire.
Compte supplémentaire ou espace interne ?
| Besoin | Planification |
|---|---|
| Cours internes et publics d’une même organisation avec une administration commune | Examinez les catégories et offres internes, les tags et les conditions d’accès du compte existant. Les données restent gérées dans ce compte. |
| Organisation autonome avec des données de base, des affectations d’administrateurs et une facturation de compte distinctes | Prévoyez un compte d’organisation supplémentaire. Ses données, ses paramètres, sa formule et sa facturation sont gérés séparément. |
| Une personne gère plusieurs comptes distincts | Utilisez des accès administrateur valides pour chaque compte et les Multi-Sessions pour passer de l’un à l’autre. |
Un espace interne ne constitue pas une base de données supplémentaire ni une facturation de compte distincte. Inversement, l’utilisation d’une même adresse e-mail d’administrateur ne synchronise pas deux comptes. Prévoyez les liens du site web, les designs, les exportations et les éventuelles reprises de données pour chaque compte. Vérifiez les coûts supplémentaires et l’étendue du contrat dans les conditions en vigueur avant une nouvelle inscription ; plusieurs comptes ne sont pas automatiquement inclus dans la formule existante.
Modifier le nom de l’organisation et conserver l’identifiant abrégé du compte
- Ouvrez Paramètres → Organisation et modifiez le nom d’affichage souhaité sous Général → Nom de l’entreprise.
- Quittez le champ, attendez la fin de l’enregistrement et rouvrez la vue pour la contrôler.
- Vérifiez les modèles d’e-mail et de PDF contenant des variables de remplacement de l’organisation concernés. Les noms saisis manuellement dans un design, une signature ou une description doivent être mis à jour séparément à ces endroits.
- Contrôlez les liens de réservation existants et l’adresse de facturation différente du compte. Le nom de l’entreprise et l’identifiant abrégé immuable du compte sont deux informations distinctes ; modifier le nom de l’entreprise n’attribue pas un nouvel identifiant abrégé au compte.
Exemple d’utilisation : nouveau nom public de l’organisation
Une organisation adopte un nouveau nom d’affichage. Elle modifie le nom de l’entreprise, contrôle les modèles contenant des informations sur l’organisation et remplace l’ancien nom dans les textes saisis librement. L’identifiant abrégé du compte existant est conservé ; le changement de nom ne déplace pas automatiquement les liens de réservation.
Si seul le bouton de connexion SAML doit recevoir un nom plus explicite, modifiez le nom du fournisseur SAML. Aucune modification de l’identifiant abrégé du compte n’est prévue à cet effet.
Configurer une adresse de facturation différente
Vous pouvez enregistrer une adresse de facturation différente pour la facturation du compte edoobox. Les champs disponibles sont les suivants :
Destinataire de la facture ou organisation
Centre de coûts
Rue
Code postal et localité
Numéro de téléphone
Adresse e-mail
Saisissez d’abord l’adresse complète, puis activez-la. Si elle est incomplète, edoobox empêche son activation ou remet une adresse de facturation incomplète déjà active sur Inactif. Vérifiez donc son statut après chaque modification.
Vérifiez ensuite le destinataire sélectionné pour les e-mails de facturation sous Paramètres → Facturation. L’adresse de facturation différente doit être complète et active pour que son adresse e-mail puisse y être proposée comme choix valide. Une modification d’adresse ne permet pas de modifier librement les pièces déjà créées ni l’objet de leurs e-mails.
Pour les exigences comptables particulières, consultez Quelle facture recherchez-vous ?. Le modèle « E-mail de facture » et l’adresse de facturation différente d’une réservation de participant concernent d’autres pièces.
Où les données de l’organisation sont utilisées
Gestion du compte : le nom de l’entreprise, le contact et la langue de correspondance permettent d’identifier et de gérer clairement le compte.
Abonnement edoobox : l’adresse de facturation distincte est prévue pour cette facturation du compte.
Modèles : les informations de l’organisation peuvent apparaître lorsqu’un modèle d’e-mail ou de PDF utilise les variables de remplacement correspondantes.
Présentation publique : ces informations ne sont visibles dans le processus de réservation que si un design ou un modèle les affiche.
Une modification n’a donc pas nécessairement le même effet partout. Vérifiez le modèle concerné sans supposer que tous les textes seront remplacés automatiquement.
Liste de contrôle après une modification
Modifiez le champ souhaité et quittez-le pour enregistrer la modification. Attendez la disparition de l’indicateur de chargement, puis rechargez la vue Organisation pour la contrôler.
Vérifiez qu’une adresse de facturation différente est toujours Active.
Ouvrez un aperçu d’e-mail et de PDF pertinent contenant des variables de remplacement de l’organisation.
Contrôlez la prochaine facturation du compte sous Compte : facturation et journal du compte.
Exemple d’utilisation : déménagement sans modification de la comptabilité
Un prestataire de formation déménage. Il modifie la rue, le code postal et la localité de l’organisation, mais conserve l’adresse de facturation centrale déjà complète. Il contrôle ensuite qu’elle est active et vérifie un aperçu d’e-mail contenant les informations de l’organisation.
Exemple d’utilisation : centre de coûts central pour l’abonnement
L’adresse de contact opérationnelle est celle de l’administration des cours, mais la facture d’abonnement doit être envoyée à la comptabilité du groupe. L’organisation saisit intégralement le destinataire de facturation, le centre de coûts, l’adresse postale et l’e-mail de la comptabilité, puis active l’adresse de facturation différente.
Exemple d’utilisation : nouvelle société dans un autre pays
Le compte doit désormais être géré par une société située dans un autre pays et utilisant une autre devise. Comme le pays et la devise ne sont pas librement modifiables, l’équipe ne se contente pas de changer le nom de l’entreprise : elle détermine d’abord avec l’assistance comment poursuivre correctement l’utilisation du compte ou le migrer.