Factures QR
La QR-facture suisse ajoute une section paiement lisible par machine au fichier Rechnung.pdf. Le destinataire, le compte, le montant, la devise et la référence peuvent ainsi être repris dans une application bancaire adaptée. Cela réduit les erreurs de saisie, mais ne comptabilise pas encore automatiquement le paiement dans edoobox.
Configurez la section paiement sous Paramètres → Systèmes de paiement → Facture. Pour affecter ensuite le paiement bancaire, utilisez le rapprochement des paiements CAMT ou saisissez le paiement manuellement.
Conditions préalables à l’activation
La personne ou l’organisation bénéficiaire et l’IBAN sont correctement enregistrés.
Le mode de paiement Facture est entièrement configuré et vérifié avec une réservation de test.
Les destinataires des factures disposent d’adresses complètes. Lorsqu’une adresse de facturation différente est active, edoobox l’utilise.
Le numéro de facture et le type de référence répondent aux exigences bancaires et comptables.
Le modèle Rechnung.pdf offre suffisamment de place pour la section paiement QR.
Activer la QR-facture
Ouvrez les paramètres de facturation.
Vérifiez le bénéficiaire, l’IBAN, l’alias des numéros de facture, le prochain numéro de facture et l’échéance.
Activez QR-facture.
Choisissez SCOR ou QRR et enregistrez une configuration valide.
Créez une nouvelle facture de test et lisez le code QR avec une application bancaire adaptée ou un outil de vérification.
QR-facture ou facture électronique : dans l’interface V2 actuelle, l’activation de la QR-facture désactive l’option ZUGFeRD/XRechnung. Inversement, une facture électronique activée désactive la QR-facture. Testez le mode de sortie réellement nécessaire et ne vous attendez pas à obtenir les deux formats simultanément avec le même paramètre.
Distinguer SCOR et QRR
| Type | Référence | Adaptée si |
|---|---|---|
| SCOR | edoobox génère, à partir du lien avec la facture, une référence créancier ISO 11649 avec chiffre de contrôle RF. | la banque et la comptabilité attendent une référence créancier internationale. |
| QRR | edoobox génère une référence QR suisse de 27 chiffres à partir de la structure enregistrée. | votre processus de compte et de paiement utilise explicitement QRR. |
Modifiez la structure détaillée de 27 chiffres sous Référence QR automatisée. Clarifiez le choix avec votre banque ou votre comptabilité.
L'IBAN et la référence vont de pair : Pour QRR, vous avez besoin d'une IBAN QR ; pour SCOR, d'une IBAN normale. N'utilisez pas la même valeur de compte non vérifiée pour les deux variantes. Harmonisez le type de compte, la devise et la référence avec votre banque et scannez une facture émise. Les directives actuelles sont publiées par SIX pour la facture QR.
QR-factures en CHF et en EUR
La section paiement QR suisse prend en charge CHF et EUR. edoobox reprend le montant et la devise de la facture dans la section paiement ; la fonction QR ne convertit pas automatiquement une facture en EUR en CHF. Le compte destinataire nécessite un IBAN valide avec l’indicatif de pays CH ou LI. Vérifiez également la correspondance QRR avec QR-IBAN ou SCOR avec IBAN ordinaire.
- Créez une facture dans la devise réellement nécessaire.
- Sur le document émis et lors du scan, vérifiez particulièrement la devise EUR ou CHF, le montant, le compte destinataire et la référence.
- Clarifiez avec votre banque si le compte enregistré traite les encaissements dans cette devise comme prévu. Le payeur doit également pouvoir utiliser le parcours de paiement QR suisse avec sa banque.
- Testez ensuite l’affectation de l’encaissement bancaire à la bonne facture et à la bonne devise. Une QR-facture en EUR techniquement valide ne confirme à elle seule ni l’exécution ni la réception du paiement.
Un IBAN étranger hors CH/LI ne devient pas un compte destinataire approprié pour une QR-facture suisse en sélectionnant EUR. Si la banque ne prend pas en charge la section paiement, suivez le processus de vérification en cas de rejet bancaire et convenez d’un autre parcours de paiement adapté.
Pourquoi des adresses complètes sont importantes
Les données QR utilisent l’adresse de facturation active ; à défaut, les données du participant sont utilisées. edoobox ne transmet l’adresse du débiteur dans son intégralité que si les champs d’adresse pertinents sont suffisamment renseignés. Des noms, rues ou localités incomplets peuvent donc entraîner la génération d’une section paiement QR qui ne contient pas le destinataire de facture attendu.
Dans le formulaire de réservation, définissez le nom, la rue, le code postal/la localité et le pays comme champs obligatoires appropriés et testez également une adresse d’entreprise. Pour les donneurs d’ordre publics, vérifiez aussi l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande dans le processus de facturation électronique choisi ; ils ne font pas partie de la ligne d’adresse QR ordinaire.
Vérifier la section paiement QR dans Rechnung.pdf
La section paiement est générée à partir des données du compte, de la facture et de l’adresse. À chaque modification du modèle, vérifiez :
le bénéficiaire et le compte ;
le destinataire de la facture et son adresse ;
le montant et la devise ;
la référence SCOR ou QRR ;
la lisibilité et la position de la section paiement QR sur les factures courtes et de plusieurs pages.
De nombreuses lignes de facture, des textes supplémentaires ou des paiements partiels affichés peuvent déplacer la section paiement QR sur une autre page. Ce point doit être vérifié délibérément avec votre modèle PDF.
Réception du paiement et statut
Le code QR transmet à la banque des données de paiement structurées. Il n’envoie pas de confirmation directe du paiement à edoobox. Importez un fichier CAMT pour affecter les opérations bancaires aux factures ouvertes ou saisissez manuellement la réception du paiement.
Ne vérifiez pas seulement que le code peut être scanné, mais aussi que la référence, le montant et le destinataire sont exactement corrects après le scan. Seul un test complet réussi avec votre processus bancaire prouve que la configuration convient à votre organisation.
Exemple d’utilisation : SCOR pour une référence de facture simple
Une organisation choisit SCOR, crée une facture de test et vérifie après le scan la référence RF générée, le montant et le bénéficiaire. Elle importe ensuite un fichier CAMT de test et contrôle que le paiement est affecté à la bonne facture grâce à la référence.
Exemple d’utilisation : QRR avec structure confirmée par la banque
La comptabilité a besoin d’une QRR de 27 chiffres. Elle clarifie le premier bloc d’identification avec la banque, conserve le numéro de facture dans la section dynamique et laisse edoobox calculer le chiffre de contrôle. Une nouvelle facture est testée avec une application bancaire et un import CAMT.
Exemple d’utilisation : adresse d’entreprise incomplète repérée avant l’envoi
Lors d’une réservation de test, la rue manque dans l’adresse de facturation différente. Le scan affiche des données de débiteur incomplètes. L’équipe rend les champs nécessaires obligatoires dans le widget d’adresse de facturation, répète la réservation et n’envoie des QR-factures en production qu’ensuite.
Validation QR et facture électronique de remplacement
Après la création, ouvrez le détail de la facture et utilisez la vérification QR proposée. Corrigez les erreurs de champs obligatoires signalées dans l’adresse de facturation ou les données de paiement et vérifiez à nouveau le document régénéré. Une vérification technique réussie ne remplace pas la comparaison du compte bancaire, du montant et de la référence avec votre comptabilité.
L’alternative à la sortie QR est une facture électronique structurée avec un profil ZUGFeRD/XRechnung proposé dans le compte. La sélection actuelle et la désactivation mutuelle des deux modes sont décrites sous Factures électroniques avec ZUGFeRD et XRechnung.
Lorsque la banque refuse la section paiement QR
- Ouvrez la facture concernée et comparez la section paiement scannée avec le montant de la facture, la devise, l’organisation bénéficiaire, les coordonnées bancaires et la référence. Utilisez le document réellement émis, et pas seulement les paramètres globaux actuels.
- Dans le détail de la facture, exécutez la vérification QR. Lisez les différents messages de champs obligatoires et corrigez la source de données indiquée.
- Vérifiez ensemble le type de compte et le type de référence. Reprenez intégralement une référence QRR ou RF ; un numéro de facture raccourci n’est pas automatiquement la même référence de paiement.
- Si le document a été corrigé depuis, assurez-vous que la personne utilise la facture valide. Vérifiez à nouveau la nouvelle section paiement avant de l’envoyer.
- Si le rejet bancaire persiste malgré des données techniquement valides, clarifiez avec la banque utilisée la prise en charge du parcours de paiement et de la devise. Convenez si nécessaire d’un autre mode de paiement ; une vérification QR réussie ne garantit pas l’acceptation par toutes les banques.
Avant une seconde tentative de paiement, vérifiez si un débit ou un encaissement existe déjà. Après un virement réellement exécuté, l’encaissement est enregistré via CAMT ou sur la facture correspondante. Un scan réussi seul ne modifie pas le statut du paiement dans edoobox.