Règles d’annulation et calcul des frais

Une règle d’annulation relie le temps restant avant le début de l’offre à des frais et à une décision automatique ou manuelle. Configurez d’abord le groupe d’annulation. Cette page vous permet d’interpréter correctement les délais et les montants et de comparer un cas précis au résultat dans edoobox.

Ce que signifie Délai avant le début

Le délai avant le début est une limite supérieure. Une règle s’applique s’il ne reste pas plus que le nombre de jours saisi avant le début de l’offre. Si plusieurs règles actives conviennent, la plus petite limite de jours correspondante est retenue. Les règles inactives sont ignorées. L’ordre des lignes visibles ne remplace pas cette sélection.

edoobox divise les secondes restantes par 86 400 et arrondit à l’entier inférieur. Il compte donc des blocs complets de 24 heures, pas des jours civils jusqu’à minuit. Pour 14 jours et 23 heures, la valeur calculée est encore 14 ; pour 23 heures, elle est 0. Vérifiez l’heure et le début de l’offre, particulièrement dans les cas limites et lors des changements d’heure. Ne vous basez pas uniquement sur la différence entre les dates du calendrier affichées.

Règle à configurer	Confirmation	Frais	Plage dans ce barème
365 jours	Annuler automatiquement	0 %	Valeur calculée de 15 à 365.
14 jours	Annuler automatiquement	50 %	Valeur calculée de 8 à 14.
7 jours	Confirmation administrateur	100 %	Valeur calculée de 7 ou moins, y compris le début et après.

Une ligne unique « 14 jours, 0 % » s’applique aux 14 derniers jours calculés au maximum. Pour une période gratuite antérieure, une autre limite est nécessaire, par exemple la ligne de 365 jours de cet exemple. Au-delà de 365 jours calculés, aucune règle ne s’applique ici. L’annulation publique crée alors une demande de vérification administrative ; sans règle correspondante, l’aperçu des frais en pourcentage donne d’abord 0 %. Vérifiez explicitement cette proposition avant de confirmer en tant qu’administrateur.

Utilisez une seule ligne active non ambiguë par limite de jours. Pour des limites égales avec des frais ou des actions contradictoires, la sélection ne comporte aucune priorité métier sur laquelle fonder votre barème.

Quel début est pris en compte et que vérifier après un report

L’aperçu administratif des frais utilise le début de l’offre réservée. Il ne calcule pas de délai propre à chaque participant ni à chaque séance réservée individuellement. Une séance individuelle choisie plus tard ne réinitialise donc pas automatiquement ce délai. Pour les offres groupées et multiples, vérifiez le contexte de réservation réellement utilisé.

Vérifier particulièrement après un report d’offre : les règles restent enregistrées comme copie sur la réservation. Dans l’implémentation actuelle, la vue du participant détermine en partie son action à partir du début initialement enregistré à cet endroit ; l’aperçu des frais utilise le début actuel de l’offre. Après un report, la décision « automatique ou administrateur » et la proposition de frais peuvent donc diverger. Comparez la vue du participant et l’aperçu administrateur et traitez tout cas contradictoire de façon ciblée dans l’administration. Un recalcul uniforme des deux vues après chaque report n’est actuellement pas établi de manière fiable.

Comment les frais d’annulation sont calculés

La règle en pourcentage porte sur le montant total comptabilisé dans la réservation et est arrondie à deux décimales. Elle ne porte pas uniquement sur le paiement déjà reçu. Pour une réservation groupée, il s’agit du montant de toute la réservation ; pour le désistement d’une seule personne, utilisez la modification d’une participation groupée.

Exemple : total de réservation CHF 200, règle applicable 50 %. Les frais sont de CHF 100 même si seuls CHF 60 ont été payés jusqu’ici. Un délai de rétractation encore valide sans renonciation confirmée met les frais réellement calculés à zéro, même pour un montant d’annulation libre.

Dans la boîte administrateur, vous pouvez choisir Annuler avec les règles attachées, Sans frais d’annulation ou Montant d’annulation libre. Les montants libres ne sont pas automatiquement limités au total de la réservation ; contrôlez donc le montant et le motif avant de confirmer. Une renonciation aux frais reste traçable comme opération.

Distinguer les frais, le paiement et le montant restant

Pour le mode de remboursement, le paiement affecté réellement disponible après les remboursements déjà exécutés est pris en compte. Les frais de relance impayés sont également considérés et couverts en premier lors de la retenue. Si le montant disponible restant ne suffit pas aux frais d’annulation, leur part non couverte reste due.

Situation donnée	Utilisation du paiement disponible	Résultat restant
CHF 200 payés, CHF 100 de frais d’annulation, aucuns frais de relance	CHF 100 couvrent les frais d’annulation.	CHF 100 pour le mode de remboursement choisi.
CHF 200 payés, CHF 100 de frais d’annulation, CHF 20 de frais de relance impayés	CHF 20 couvrent les frais de relance, CHF 100 les frais d’annulation.	CHF 80 pour le mode de remboursement.
CHF 60 payés, CHF 100 de frais d’annulation, CHF 20 de frais de relance impayés	CHF 20 couvrent les frais de relance, CHF 40 les frais d’annulation.	Aucun remboursement ; CHF 60 de frais d’annulation restent dus.
Aucun paiement, CHF 100 de frais d’annulation	Aucun paiement disponible à imputer.	CHF 100 de frais d’annulation restent à traiter comme créance.

Les frais de relance déjà payés ou soldés autrement ne doivent pas être inclus à nouveau dans le montant impayé. Avec plusieurs paiements, des factures groupées ou des remboursements partiels déjà effectués, le montant automatiquement disponible peut différer du prix total. L’automatisme utilise un paiement affecté approprié ; il ne garantit pas une répartition complète sur tous les paiements individuels. Dans ces cas, vérifiez séparément chaque transaction et tout solde restant.

Contrôler le taux de taxe des frais

Le taux de TVA utilisé pour l’objet de frais provient de la condition d’annulation enregistrée. Le pourcentage de la règle d’annulation est la part du total de réservation ; ce n’est pas un taux de taxe. Avec « Aucune TVA », aucun taux de taxe n’est affecté à l’objet de frais. Vérifiez ensemble le montant des frais, la taxe indiquée et le document généré. Modifier la taxe des frais d’un modèle ne change pas rétroactivement les copies existantes des réservations ni les frais déjà générés.

La configuration des taux est décrite sous Paramètres globaux de TVA ; les documents sont expliqués sous Facture et facture d’annulation.

Vérifier le mode de remboursement choisi

Mode du groupe	Ce qu’edoobox traite	Ce que vous contrôlez ensuite
Système de paiement en ligne avec remboursement automatique	Remboursement d’une opération d’origine prise en charge, notamment Stripe, Stripe SEPA, PayPal Checkout ou Saferpay.	Bon paiement, remboursement exécuté, montant et solde. Une erreur du prestataire peut bloquer l’annulation.
Facture payée manuellement	Imputation du paiement déjà comptabilisé et, si nécessaire, tâche de remboursement manuel.	Tâche, facture d’origine, frais et virement de remboursement réel. Une tâche ne vire aucun argent.
Code de bon	Nouveau code de valeur pour la différence restante à la place d’un remboursement par carte ou bancaire.	Code, montant, devise, validité et envoi. Les codes de bons doivent être actifs dans le processus de réservation ; un échec de création peut bloquer l’opération.
Conserver comme solde utilisateur	Après suppression du débit d’origine et déduction des frais, le paiement reste comme crédit sur le compte participant.	Crédit du participant et utilisation ultérieure. Aucun montant n’est versé à un prestataire de paiement.
Remboursement automatique désactivé ou mode de paiement non pris en charge	Aucun versement automatique garanti. Les paiements pris en charge déjà reçus peuvent néanmoins couvrir les frais.	Montant de remboursement ouvert, autres paiements et traitement manuel nécessaire.

Un bon d’annulation généré automatiquement possède ses propres nouvelles données. Contrôlez sa date d’expiration et ses restrictions dans la gestion des bons avant de le communiquer comme remplacement. Le guide des bons, des valeurs résiduelles et des crédits décrit son utilisation ultérieure.

Pour les factures gérées à l’extérieur et les conflits comptables, edoobox peut s’arrêter pour une vérification manuelle. Vérifiez d’abord le cas de facture ou d’intégration signalé et l’état des transactions déjà atteint. Ne répétez pas l’opération sans contrôle. Les étapes complémentaires figurent sous Vérifier les remboursements et, pour l’intégration, sous Modifier et annuler les factures Bexio.

Annuler comme administrateur et corriger des frais

Ouvrez le détail de la réservation et lisez les conditions enregistrées, les paiements et une éventuelle rétractation.
Choisissez Annuler et vérifiez le type de frais et leur montant réel.
Documentez la décision, confirmez, puis contrôlez le statut de réservation, les documents, l’objet de frais, le remboursement, les tâches et la boîte d’envoi.

Les étapes détaillées des boîtes de dialogue sont décrites dans Annuler ou transférer une réservation. Modifier ou supprimer la condition ne supprime pas des frais déjà créés. Pour une correction distincte, utilisez Annuler les frais : pour des frais ouverts, la créance est annulée. Si les frais ont déjà été payés ou couverts par une retenue sur un remboursement, une contre-écriture et, le cas échéant, un remboursement peuvent être nécessaires. Les factures gérées à l’extérieur peuvent également nécessiter un contrôle manuel.

Annulation automatique ou demande

Une règle automatique traite directement le souhait du participant si le traitement financier réussit. Avec Confirmation administrateur ou sans règle correspondante, une demande avec motif est créée. La réservation reste active jusqu’à la décision ; une demande ne libère pas encore de place. Avant l’approbation, vérifiez l’aperçu des frais alors applicable. Une demande traitée plus tard peut atteindre une autre limite temporelle qu’au jour de la demande.

Une rétractation valide sans renonciation confirmée peut être traitée immédiatement et sans frais d’annulation, même si la règle exige une confirmation administrateur. Un remboursement automatique bloqué peut en revanche créer une tâche administrateur. Contrôlez le résultat réel dans le détail de la réservation.

L’absence de règle n’est pas un refus : si aucune ligne active ne correspond au temps restant, une demande est exigée lorsque des conditions sont enregistrées. Une règle désactivée, des frais de 0 % ou des frais élevés n’empêchent pas une demande. Les actions des règles distinguent l’exécution automatique de la décision administrative ; elles ne permettent pas de bloquer complètement le souhait d’un participant pour une offre individuelle.

Si les offres A et B nécessitent des processus différents, vous pouvez affecter à A un groupe avec confirmation administrateur et à B un groupe avec règles automatiques. A reçoit alors toujours des demandes, mais, sauf rétractation techniquement valide, aucune exécution immédiate selon une telle règle administrative. Si la demande elle-même doit également être absente pour A, ces deux actions ne permettent pas de le configurer. La comparaison des voies de configuration présente la limite avec le statut global Inactif et les réservations existantes.

Exemple : pour un cursus accompagné, les demandes d’annulation doivent être examinées, tandis que les ateliers individuels ouverts peuvent être annulés automatiquement. L’administration affecte au cursus un groupe distinct avec confirmation administrateur et conserve les règles automatiques pour les ateliers. Pour le cursus, elle annonce une demande suivie d’une décision, et non un blocage technique des demandes. Une règle administrative sans frais reste elle aussi une demande ; pour une annulation automatique gratuite, l’action Automatique doit également être choisie.

Cas de contrôle pour un barème complet

Ces cas utilisent le barème 365 jours / 0 % / automatique, 14 jours / 50 % / automatique et 7 jours / 100 % / administrateur. La réservation est confirmée, son total est de CHF 200 et aucune rétractation valide ne s’applique ; les autres frais et paiements ne sont indiqués que lorsqu’ils jouent un rôle.

Cas	Règle ou vérification appropriée	Résultat attendu
20 jours complets avant le début	365 jours	0 % de frais, tentative automatique d’annulation.
14 jours et 23 heures avant le début	14 jours calculés	50 % = CHF 100 de frais.
7 jours et 23 heures avant le début	7 jours calculés	100 % = CHF 200 ; demande du participant pour vérification administrative.
23 heures avant le début ou début déjà passé	Plus petite limite : 7 jours	100 % = CHF 200 ; vérification administrative.
400 jours complets avant le début	Aucune limite correspondante	Demande du participant ; l’administrateur vérifie la proposition initialement sans frais.
10 jours complets avant le début, CHF 200 payés, remboursement « Solde utilisateur »	14 jours / 50 %	CHF 100 de frais et CHF 100 de crédit si aucuns autres frais impayés n’existent.
10 jours complets avant le début, rétractation valide sans renonciation	La rétractation est prioritaire	CHF 0 de frais d’annulation ; vérifier séparément le traitement financier restant et le résultat.
Début de l’offre reporté après la réservation	Comparer l’action du participant et l’aperçu administrateur	Ne pas supposer que les deux références temporelles correspondent automatiquement.

Liste d’attente, réservation groupée et abonnements

Liste d’attente ou demande ouverte : le processus de règles ne crée pas de nouveaux frais d’annulation ni de remboursement automatique, car aucune participation confirmée n’existe encore.
Réservation groupée : l’action d’annulation complète concerne toute la réservation. Pour une seule personne, utilisez la modification d’une participation groupée.
Abonnement de participant : vérifiez l’utilisation de l’abonnement et le contingent restant après l’annulation du cours. Une annulation de cours ne résilie pas l’abonnement. Le processus contractuel figure sous Renouvellement et résiliation d’abonnement.