Annuler ou déplacer un participant d’une réservation groupée
Une réservation groupée peut contenir plusieurs participations nommées ou encore ouvertes. Dans edoobox V2, trois opérations sont clairement distinctes : retirer une participation individuelle, modifier la catégorie de prix d’une personne et transférer ou annuler toute la réservation.
Cette distinction protège les autres personnes de la réservation groupée. Avant chaque modification, vérifiez néanmoins les places libres, la facture, les paiements ouverts, les billets, les données de présence et les e-mails déjà envoyés.
Quelle action convient ?
| Modification souhaitée | Action adaptée dans V2 | Effet |
|---|---|---|
| Une personne ne participe plus | Retirer le participant | Seule cette participation devient inactive ; la réservation groupée est conservée. |
| Une personne retirée participe finalement | Ajouter le participant | La participation existante est réactivée si la réservation n’est pas annulée. |
| Une personne a besoin d’une autre catégorie de prix | Choisir la catégorie de prix directement sur la personne active | Le prix et le solde de réservation sont réévalués ; une facture existante doit être contrôlée. |
| Toutes les personnes changent d’offre | Transférer dans le menu d’actions de la réservation | Toute la réservation est transférée vers une autre offre. |
| Une seule personne change d’offre | Créer une nouvelle participation cible, puis retirer l’ancienne participation | Les autres personnes restent dans la réservation initiale. |
Retirer ou ajouter à nouveau une personne individuelle
Ouvrez la réservation concernée et recherchez la bonne personne sous Lignes réservées → Participation.
Choisissez Retirer le participant. La personne reçoit le statut Retiré ; les autres participations nommées ou ouvertes restent actives.
Si le retrait a été effectué par erreur, choisissez Ajouter le participant sur la même personne. Cette action est bloquée si la réservation entière est déjà annulée.
La dernière participation active ne peut pas être retirée individuellement. Utilisez alors l’annulation de toute la réservation pour traiter ensemble les frais, le solde et les pièces. Si Ajouter le participant est bloqué, vérifiez le statut d’annulation, les places libres de l’offre et la limite globale d’inscription groupée. La réactivation nécessite une capacité libre.
Retirer le participant modifie la participation individuelle ; cette action n’ouvre pas la boîte avec les trois modes de frais d’annulation de la réservation entière. Ne considérez donc pas le retrait comme une annulation déjà entièrement réglée. Vérifiez les conditions convenues, le nouveau prix total et la correction de facture nécessaire. Ne facturez des frais convenus séparément qu’une fois leur montant et leur traitement documentaire clarifiés ; évitez de facturer une seconde fois lors d’une annulation ultérieure de toute la réservation.
Déplacer une seule personne vers une autre offre
L’action V2 Transférer s’applique à toute la réservation. Pour déplacer une seule personne vers une autre offre, procédez comme suit :
Créez une nouvelle réservation administrative dans l’offre cible ou ajoutez la personne à une réservation existante appropriée. La taille maximale autorisée d’inscription groupée, le paramètre de l’offre cible et ses places libres déterminent si une participation supplémentaire est possible.
Dans l’offre cible, contrôlez le prix, les questions supplémentaires, les prestations supplémentaires, les séances et la promotion. Ne retirez la personne de la réservation groupée initiale qu’ensuite.
Envoyez de façon ciblée la confirmation de réservation appropriée et informez le contact de la réservation initiale si son organisation est concernée.
Contrôler après la modification
Capacité : les places libres dans l’ancienne et la nouvelle offre sont-elles correctes ?
Prix et pièces : le solde de réservation a-t-il été mis à jour et faut-il une facture corrective ou d’annulation ? Une facture existante n’est pas simplement remplacée par la modification de participation.
Documents : le billet, le certificat et la liste de présence sont-ils toujours liés à la bonne personne et à la bonne offre ?
Communication : le contact et la personne concernée ont-ils reçu la bonne confirmation ? En cas de doute, vérifiez la boîte d’envoi.
Si toute la réservation groupée est annulée, vérifiez l’aperçu des frais basé sur le total de réservation et le remboursement au contact payeur. Une facture d’entreprise déjà payée ne correspond pas à une répartition en versements individuels à tous les inscrits. La procédure figure sous Annuler une réservation avec ou sans frais d’annulation ; les demandes ouvertes et les objets de frais sont décrits sous Vérifier les demandes et frais d’annulation.
Exemples d'application
Exemple d’utilisation : une collaboratrice change de date de cours
Une entreprise a inscrit quatre collaborateurs ensemble. Une personne souhaite suivre à la place un cours géré comme une offre distincte. L’administration crée une nouvelle participation dans l’offre cible, vérifie le prix et les places libres, puis retire l’ancienne participation. Les trois autres participations sont conservées ; les factures et les paiements des deux réservations sont ensuite rapprochés.
Exemple d’utilisation : retrait effectué par erreur
La mauvaise personne a été retirée lors du contrôle. Tant que la réservation entière n’est pas annulée, la même participation est réactivée avec Ajouter le participant. L’administration contrôle ensuite le solde et n’envoie une nouvelle confirmation que si la personne a déjà reçu un message contradictoire.
Vérifier le pass, l’avantage d’abonnement et le contact lors des modifications
Un pass utilisé est affiché sur la participation concernée. Avant un retrait ou un transfert, contrôlez à quelle personne il se rapporte. Un pass du contact ne s’applique pas globalement à tous les autres inscrits. Pour un pass d’accès sans réduction, le droit peut changer même si le total semble identique.
Après la modification, vérifiez aussi l’avantage d’abonnement, les utilisations de pass disponibles, la facture et le solde. Pour les places ouvertes, contrôlez la catégorie de prix et nommez la personne réelle avant que des billets ou justificatifs personnels soient nécessaires. Un contact qui ne participe pas reste responsable de la réservation sans occuper de place active.