Configurer et publier les abonnements des participants

Une formule regroupe les conditions d’un abonnement participant. Créez des formules distinctes pour les produits différents sur le fond, par exemple une adhésion annuelle, un abonnement mensuel et un pass de 10 utilisations. La distinction de base est expliquée dans Abonnements participants.

Préparer l’activation, les droits et le design

Sous Paramètres → Plugins, activez le plugin Adhésions & pass. Les conditions et une éventuelle période d’essai figurent dans le Plugin Manager.
Accordez aux administrateurs responsables les droits d’écriture sur les formules d’adhésion. Pour les attributions et les modifications individuelles, ils ont également besoin des droits correspondants sur les adhésions des clients. Consultez Administrateurs et droits utilisateur.
Configurez un taux de TVA approprié. Même une formule gratuite nécessite une affectation fiscale valide pour être publiée.
Vérifiez le design d’achat : la page Catalogue des adhésions · Acheter nécessite un formulaire et des textes juridiques publiés utilisables. Dans le design standard, le widget Mes adhésions doit être présent sur la page de finalisation. Un design d’achat séparé ne remplace pas cet espace client dans le design standard.

La mise en forme et les différents widgets sont décrits dans Design Manager : abonnements et espace client.

Pour les achats communs de cours et d’abonnements, configurez aussi la vue de réservation, la navigation du panier et l’action de finalisation dans le design utilisé.

Créer une nouvelle formule

Ouvrez Adhésions & pass et sélectionnez Nouvelle adhésion.
Dans la rubrique Traductions, saisissez un nom et une description. Si plusieurs langues sont disponibles, utilisez les pastilles de langue pour passer de l’une à l’autre. Le nom dans la langue de l’organisation est obligatoire ; complétez les autres langues de réservation pour présenter des informations compréhensibles aux clients.
Sous Vente, saisissez le prix de vente, la devise et la TVA. Choisissez le design standard ou un design d’achat personnalisé. Le prix de vente peut être de 0.00.
Sous Validité, sélectionnez exactement un des modèles du tableau suivant.
Sous Champ d’application & avantage, définissez pour quelles offres le droit s’applique et quelle réduction il accorde.
Vérifiez Renouvellement & communication et enregistrez le brouillon. Ne publiez la formule qu’après avoir vérifié sa présentation publique.

Définir la validité

Modèle	Votre saisie	Points à prendre en compte
Période fixe	Début et fin, heure comprise	La fin doit être postérieure au début et encore à venir au moment de la publication. Un achat effectué avant le début reçoit d’abord le statut Planifié après paiement.
À partir de l’activation (durée relative)	Nombre entier positif et unité : jours, mois ou années	La durée commence à l’activation. Les achats payants attendent la confirmation du paiement ; les mois et les années sont calculés selon le calendrier. Pour une durée d’un mois, une adhésion activée le 31 janvier se termine le dernier jour valide de février.
Nombre d’utilisations	Nombre entier positif	Le droit prend fin lorsque le crédit est épuisé. Ce modèle ne comporte ni durée fixe supplémentaire ni renouvellement automatique. Le guide des pass explique la consommation et les codes.

Harmoniser le droit annuel et le début du mois

À partir de l’activation → 1 an commence à l’activation effective. Cela n’aligne pas automatiquement chaque achat sur le premier jour du mois suivant. Si le droit commence le 17 d’un mois, la durée annuelle est calculée à partir de ce moment.

Si toutes les personnes doivent bénéficier de la même période calendaire, utilisez Période fixe avec un début et une fin explicites, par exemple du 1er janvier 2027 à 00:00 au 1er janvier 2028 à 00:00. Un achat déjà payé avant le début reste d’abord planifié. Ce modèle définit une période commune ; il ne décale pas individuellement le début de chaque achat ultérieur au premier jour du mois suivant.

La période suivante d’un renouvellement automatique commence à la fin de validité précédente. Préparez donc la transition souhaitée avant qu’une période suivante soit générée. Une correction de durée autorisée peut modifier la fin d’une adhésion personnelle à durée déterminée si ses conditions sont remplies. Elle ne constitue pas une règle automatique d’arrondi pour les nouveaux achats et ne modifie pas rétroactivement le début initial ni le prix convenu.

Planifier séparément le champ d’application et la réduction

Sélectionnez toutes les offres, certaines catégories ou des offres individuelles. Pour une catégorie, les offres qui se trouvent en dessous sont concernées. Si vous déplacez ultérieurement une offre, vérifiez l’effet sur les futures réservations. Un droit pour la catégorie A ne s’applique pas automatiquement à une offre de la catégorie B.

Comme avantage, choisissez un pourcentage entre 0 et 100 ou un montant fixe avec une devise. Une réduction fixe en CHF n’est pas automatiquement convertie en EUR. Une réduction ramène au maximum à zéro le prix de la position bénéficiaire. Le prix de vente de l’abonnement est indépendant de cet avantage.

Exemple : tarif membre sans réduction supplémentaire

Une association vend une adhésion à 120 CHF par an. La formule s’applique à toutes les offres et accorde 0 pour cent de réduction. Le cours propose une catégorie de prix normale à 100 CHF et un tarif membre à 70 CHF. Associez uniquement le tarif membre à la formule sous Prérequis → Adhésion requise. Les personnes autorisées peuvent choisir 70 CHF ; la formule ne réduit pas une nouvelle fois ces 70 CHF.

Exemple : pass de 10 utilisations couvrant intégralement les entrées

Un studio crée un pass avec dix utilisations et un avantage de 100 pour cent pour la catégorie Entraînements libres. Une entrée à un entraînement approprié est couverte par une utilisation. Les autres catégories d’offres et les prestations complémentaires ne bénéficient pas d’une réduction forfaitaire à ce titre.

Configurer le renouvellement et les adhésions parallèles

Pour les adhésions à durée déterminée, vous pouvez activer Autoriser le renouvellement automatique et Renouveler automatiquement par défaut les nouveaux achats. Pour une période fixe, indiquez en plus la durée de la période suivante. Le nombre de jours de rappel est compris entre 0 et 365. Notez que la période suivante peut être préparée avec sa facture dès le moment du rappel.

Avec Autoriser plusieurs attributions simultanées par client, vous décidez si une personne peut posséder plusieurs fois la même formule en parallèle. Si cette option est désactivée, un paiement encore en attente ou une adhésion planifiée empêche également un autre achat ou une autre attribution simultanée de cette formule.

Le renouvellement automatique génère une nouvelle période avec traitement du paiement. Il ne confirme pas à lui seul la réussite d’un débit de carte bancaire. Les détails figurent dans Renouvellement, paiement et résiliation.

Exemple : adhésion annuelle requise pour un cours

Une organisation souhaite proposer ses cours uniquement aux personnes ayant une adhésion annuelle valide. L’adhésion doit permettre l’accès ; les personnes paient le cours en plus.

Créez une formule à durée déterminée avec À partir de l’activation → 1 an, le prix de vente souhaité et un avantage de 0 pour cent. Pour une année d’adhésion commune, choisissez plutôt une période fixe.
Associez le champ d’application à la catégorie de cours prévue et configurez le renouvellement souhaité. Publiez la formule entièrement préparée.
Dans chaque offre concernée, ouvrez les catégories de prix. Créez ou modifiez une catégorie de prix supplémentaire et sélectionnez cette formule sous Adhésion requise. Ce prérequis n’est pas disponible pour le prix standard. Si le choix public normal des prix doit proposer uniquement des tarifs membres, masquez le prix standard et vérifiez les prérequis de chaque autre option de prix. Sinon, un tarif alternatif sans restriction reste sélectionnable sans abonnement.
Avec la même personne participante, contrôlez une adhésion active et payée, une période qui n’a pas encore commencé et une adhésion expirée. Vérifiez aussi l’achat commun d’un abonnement et d’un cours, si vous le proposez.
Avant l’expiration, vérifiez la période suivante dans Renouvellement et paiement. Une facture préparée ne prolonge pas à elle seule le droit utilisable au-delà de la fin de validité payée.

Tant que la période payée en cours est valide, elle peut continuer à accorder des droits même si le paiement suivant est encore en attente. Après son expiration, la période suivante doit être utilisable à son tour. Un renouvellement automatique ne garantit donc pas le déblocage de toutes les réservations futures. Le droit au moment de la réservation est déterminant ; on ne peut pas en déduire un contrôle fondé uniquement sur la date ultérieure du cours.

Contrôlez également toute procédure de liste d’attente activée. Le prix standard masqué reste présent dans le système et peut être utilisé comme solution de remplacement dans certaines procédures particulières lorsqu’aucun autre prix n’est disponible. Testez donc aussi une offre complète et un tarif membre épuisé avec une personne sans abonnement. Masquer l’option de prix normal ne constitue pas à lui seul un verrouillage aux membres à l’échelle du compte pour tous les cas particuliers.

Publié, interne, brouillon ou archivé

Statut	Utilisation
Brouillon	Vous préparez la formule. Elle n’est pas vendue publiquement de manière normale et n’est pas disponible pour de nouvelles attributions administratives.
Publié	Après avoir passé les contrôles, la formule peut être achetée dans le catalogue et attribuée par l’administration.
Usage interne	La formule est disponible pour les attributions administratives et les conditions de prix, mais n’apparaît pas comme offre d’achat publique.
Archivé	La formule est fermée aux nouveaux achats et aux nouvelles attributions. Les droits personnels existants restent traçables et continuent selon les conditions achetées. Les nouvelles périodes suivantes nécessitent une formule publiée ou interne autorisant le renouvellement.

L’action Retirer permet de retirer de la vente un produit publié. Elle ne met pas fin à une adhésion personnelle déjà existante. Pour une personne précise, utilisez la gestion des clients.

Préparer intégralement les textes juridiques des achats d’abonnement

Sélectionnez et publiez les textes prévus avant de rendre la formule disponible. Associez-les dans le design d’achat réellement utilisé sur Catalogue des adhésions · Acheter et définissez pour chaque texte l’acceptation obligatoire souhaitée. Vérifiez chaque langue active et l’accès en tant que nouvelle personne et personne déjà connectée.

Lors du premier texte juridique propre aux abonnements, la sélection complète est importante : le modèle d’achat d’abonnement est prioritaire sur les textes jusqu’alors repris du récapitulatif de réservation. Un contrôle de publication réussi ne prouve pas encore une vérification complète de toutes les langues ni l’existence d’un justificatif pour le panier commun de cours et d’abonnement. Les étapes et les limites des justificatifs figurent dans Textes juridiques et confirmations des abonnements.

Utiliser le contrôle de publication

Dans la formule, vérifiez les indications sous À compléter avant la publication :.
Corrigez les erreurs de validité, de nom dans la langue de l’organisation, de TVA et de champ d’application.
En cas d’erreur de design, ouvrez le paramètre indiqué. Ajoutez le formulaire manquant, le texte juridique ou Mes adhésions dans le design mentionné.
Complétez les autres langues signalées par un avertissement. L’absence d’un nom dans une langue supplémentaire est un avertissement ; l’absence du nom dans la langue de l’organisation empêche la publication.
Publiez la formule et vérifiez le catalogue, l’achat, le paiement et l’espace client avec une personne d’exemple.

Le contrôle s’applique aussi après les modifications d’une formule déjà publiée. Si une modification ne peut pas être enregistrée, vérifiez le prérequis signalé et rechargez l’état actuel si d’autres administrateurs ont effectué des modifications entre-temps.