Modifier les modèles d’e-mail dans edoobox
Dans edoobox, des modèles d'e-mail préparés sont disponibles. Ils sont envoyés automatiquement ou manuellement, par exemple lors de la confirmation de réservation, de la facture, de la liste d'attente, de la demande, du paiement, du rappel ou de l'annulation.
Avec des modèles adaptés, vous ajustez l'objet, le message, la langue, les variables de remplacement, les pièces jointes et les contenus PDF à votre organisation. Modifiez les modèles avec soin, car ils sont envoyés directement aux clientes et clients.
Quand modifier les modèles d'e-mail
Modifiez un modèle si le ton, les mentions légales, les informations de paiement, les indications préparatoires, les pièces jointes ou les textes multilingues ne correspondent plus à votre organisation.
Si les modèles d'e-mail sont activés pour votre abonnement edoobox, vous pouvez personnaliser les modèles système et créer vos propres modèles. Avant toute modification, vérifiez quel modèle est réellement utilisé par le déclencheur souhaité.
Ouvrir un modèle d'e-mail
Ouvrez le menu de l'application.
Sélectionnez Paramètres.
Ouvrez la section E-mail.
Accédez aux modèles système ou aux modèles personnalisés.
Sélectionnez le modèle, modifiez l'objet, le message et les paramètres et enregistrez.
Comprendre le modèle et le mode d'envoi
Tous les modèles ne sont pas utilisés de la même manière. Certains sont déclenchés automatiquement, d'autres peuvent être envoyés manuellement. Vous trouverez un aperçu de la finalité, des destinataires, des déclencheurs et des possibilités d'envoi manuel sous Compilation de tous les modèles d'e-mail.
Vérifiez en particulier si un modèle est envoyé à la personne réservante, aux participants, à des adresses de facturation différentes ou en interne. Cela influence le contenu, les variables de remplacement et la protection des données.
Utiliser des textes et des variables de remplacement
Les variables de remplacement remplissent dynamiquement le contenu de l'e-mail avec des données de la réservation, de l'offre, du profil du participant, de la facture ou de l'organisation. Utilisez la sélection de variables de remplacement dans l'éditeur au lieu de copier des variables de remplacement de modèles anciens sans vérification. L'éditeur insère la clé choisie à la position actuelle du curseur.
Le modèle de base est déterminant, pas seulement le nom visible. La sélection de variables de remplacement dans l'éditeur n'affiche donc que les groupes chargés pour ce modèle. Saisissez des variables de remplacement manuellement uniquement si vous êtes sûr que la clé est disponible dans ce modèle précis.
Vous trouverez une liste complète sous Toutes les variables de remplacement pour e-mails et PDF.
Langues et variantes enregistrées
Pour chaque langue active, une version propre peut être gérée. Changez de langue consciemment et enregistrez chaque version. Si vous adaptez un modèle système, une variante de compte est créée pour ce modèle et cette langue précis ; les autres variantes de langue restent inchangées. Pour les modèles propres sans langue de destinataire correspondante, edoobox utilise la première langue de compte active. Gérez néanmoins toutes les variantes de langue réellement utilisées, au lieu de laisser la sortie à une langue de remplacement arbitraire. Si votre processus de réservation est multilingue, testez donc non seulement la langue standard.
Les langues disponibles dépendent de vos paramètres linguistiques. Détails : Comprendre les langues dans edoobox et Paramètres linguistiques : proposer le processus de réservation en plusieurs langues.
Pièces jointes, modèles PDF et en-têtes/pieds de page
Les e-mails peuvent contenir des pièces jointes PDF, par exemple Rechnung.pdf, Booking.pdf, Ticket.pdf ou des certificats. Les pièces jointes PDF peuvent utiliser leurs propres fonds, en-têtes et pieds de page ou des modèles.
Dans l’éditeur d’un modèle PDF, ajoutez un en-tête ou un pied de page répété via Insérer → PDF header/footer. La capture montre les libellés de menu anglais.
Insérez les en-têtes et pieds de page via l'éditeur ou les fonctions de modèle PDF si vous souhaitez qu'ils apparaissent sur chaque page. Vérifiez ensuite le saut de page, le logo, les données de l'expéditeur et les mentions obligatoires.
Vous en saurez plus sous Pièces jointes PDF et modèles propres pour les modèles d'e-mail et Modifier les modèles d'e-mail : Facture/PDF.
Textes supplémentaires, IF et EACH
Si une offre nécessite des informations individuelles comme des liens d'accès, des préparations ou des indications de matériel, utilisez Textes supplémentaires et intégrez les variables de remplacement appropriées.
Pour les contenus conditionnels ou les listes, utilisez IF et EACH. Vous pouvez ainsi afficher du texte uniquement pour certains tags, champs de données ou enregistrements répétés.
Aperçu, test et réinitialisation
Utilisez l'aperçu pour vérifier l'objet, le texte, les variables de remplacement et les pièces jointes. L'aperçu enregistre d'abord l'état HTML actuel et rend ensuite l'e-mail ou le PDF. Ce n'est donc pas une vue de brouillon séparée de l'état du modèle enregistré. Effectuez ensuite une réservation de test ou un envoi manuel avec des données de démonstration.
Lors du changement de langue ou de la fermeture d'un modèle modifié, edoobox peut demander si les modifications non enregistrées doivent être enregistrées ou abandonnées. Travaillez donc consciemment à chaque langue jusqu'à la fin avant de passer à la variante suivante.
Si un modèle système est endommagé ou illisible, une réinitialisation au modèle standard peut être judicieuse. Sauvegardez d'abord vos contenus propres importants afin que des textes soigneusement gérés ne soient pas perdus. Pour les modèles système, le nom du modèle est souvent verrouillé ; pour les modèles propres ou les pièces jointes PDF, le nom ou le nom de fichier peut être modifié selon le modèle.
Exemple d’utilisation : adapter l’e-mail de facture
Une organisation complète l'e-mail de facture avec le délai de paiement, l'IBAN, le contact et une mention concernant l'adresse de facturation différente. Elle vérifie ensuite Rechnung.pdf, les variables de remplacement, la langue et la boîte d'envoi avec une réservation de test par virement bancaire.
Nouveaux groupes de modèles et documents PDF propres
Outre les modèles de réservation, vérifiez les groupes Gestion des relances et Abonnements et pass. Le rappel de renouvellement est un modèle système distinct avec son propre contexte de données. Les frais de relance et les liens de paiement d’abonnement appartiennent au modèle prévu à cet effet.
Lors de la création d’un modèle personnalisé, choisissez Modèle d’e-mail ou Modèle PDF. Pour un message, choisissez E-mail ; pour un document dynamique de participant, PDF. Un PDF d’arrière-plan ne peut être ajouté qu’à un modèle PDF. Le guide Modèles PDF personnalisés pour les documents des participants l’explique étape par étape.
Comparer l'aperçu et le cas de données réel
L’aperçu utilise des données d’exemple. Pour les e-mails d’abonnement, l’état, l’affichage des taxes ou les utilisations restantes peuvent par exemple différer dans l’envoi réel. Vérifiez les liens de paiement et de facture vides, plusieurs dates réservées, un responsable sans e-mail et un champ de date visible. La référence consultable des variables de remplacement indique les variantes disponibles pour chaque modèle.
Accès, type de modèle et nom
Pour les modifications, vous avez besoin du droit de modifier les modèles d'e-mail ainsi que d'une fonction de compte activée à cet effet. Le type d'un modèle propre est défini lors de la création comme E-mail ou PDF et ne peut plus être modifié plus tard par renommage.
Le nom interne d'une famille de modèles propres est modifié conjointement pour ses variantes de langue existantes. L'objet et le contenu sont en revanche gérés dans la langue respective. Pour une pièce jointe système, vous modifiez le nom de fichier émis de la langue choisie ; le nom de l'e-mail système parent reste fixe.