Annulation et rétractation
Une annulation met fin à la réservation active. Elle peut être effectuée par le participant, après une décision d’administrateur ou directement par l’administration. Le processus précis dépend des conditions enregistrées sur la réservation. Cet aperçu relie la configuration, le traitement de la réservation et le contrôle financier ultérieur en un processus complet.
Le parcours complet, de la version publiée du texte à la confirmation de réservation puis à la restitution, est présenté sous Textes juridiques, annulation et preuves.
Vidéos explicatives
Ces vidéos complètent ce guide. La langue parlée est indiquée pour chaque vidéo.
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Configurer les annulations et la rétractation
Présentation de la configuration des annulations et de la rétractation, ainsi que du contrôle des frais, remboursements et messages dans les détails de réservation.
Le guide écrit actuel fait référence pour les conditions applicables et les copies des règles enregistrées.
Choisir le guide adapté
| Votre tâche | Guide approprié |
|---|---|
| Configurer les groupes, le groupe par défaut, le barème de frais et le mode de remboursement. | Gérer les conditions d’annulation |
| Comprendre les jours restants, les frais en pourcentage, les paiements partiels et les frais de relance. | Calculer les règles et frais d’annulation |
| Configurer la case de rétractation, le formulaire et la preuve enregistrée. | Rétractation pour les participants |
| Annuler une réservation entière, traiter une demande ou transférer une réservation. | Annuler ou transférer une réservation |
| Retirer ou transférer une seule personne d’une réservation groupée. | Modifier une participation groupée |
| Corriger une facture ou traiter un remboursement d’argent. | Facture et facture d’annulation et Vérifier le remboursement |
| Mettre fin au contrat d’un abonnement de participant. | Renouvellement et résiliation d’abonnement |
Un texte juridique modifié, un modèle de groupe modifié, une demande d’annulation, une facture annulée et un remboursement exécuté ont chacun leur propre effet. Pour le cas précis, vérifiez quelles étapes sont réellement terminées.
Vérifier le périmètre et les preuves avant l’annulation
Ouvrez le détail de la réservation et contrôlez l’offre, le contact, les participations actives, les séances choisies, le prix total, la facture et les paiements. Lisez le groupe d’annulation enregistré, les règles, le délai de rétractation et les confirmations. Déterminez d’abord le périmètre : réservation entière, personne individuelle ou ligne de séance individuelle.
Un abonnement de participant possède son propre processus contractuel. L’annulation d’une réservation de cours ne le résilie pas. Contrôlez également l’utilisation d’abonnement redevenue disponible ou toujours réservée et utilisez le guide des abonnements pour les modifications contractuelles.
Annuler comme administrateur avec aperçu des frais
- Dans le détail de la réservation, choisissez Annuler.
- Avec des conditions enregistrées, choisissez Annuler avec les règles attachées, Sans frais d’annulation ou Montant d’annulation libre.
- Vérifiez les frais, les éventuels frais de relance impayés, le paiement disponible, le mode de remboursement et l’indication de rétractation. Documentez la décision.
- Confirmez l’opération et attendez le résultat réel.
- Contrôlez la finalisation à l’aide du tableau suivant.
Le guide de la boîte de réservation décrit les différentes actions. Une rétractation valide sans renonciation confirmée met les frais à zéro. Un remboursement bloqué ou une facture gérée à l’extérieur peut nécessiter une vérification manuelle. Sans copie de règles enregistrée, une facture ouverte peut notamment bloquer l’ancienne action d’annulation ; ouvrez d’abord l’opération financière signalée.
Traiter l’annulation autonome et les demandes
Sous Paramètres → Annulation & rétractation, les choix sont Inactif, deux variantes actives marquées comme obsolètes et le mode Règles. Pour les nouvelles réservations en mode règles, l’administration configure des groupes et les affecte aux offres. Les réservations existantes ayant leur propre copie de règles la conservent même après un changement du choix global.
Une règle automatique tente de traiter directement le souhait du participant. Une règle avec Confirmation administrateur ou un cas sans règle appropriée crée une demande. La réservation reste active jusqu’à la décision et ne libère aucune place. Ouvrez la tâche, lisez le motif et vérifiez l’aperçu actuel des frais avant d’approuver. Une autre limite temporelle peut être atteinte avant le traitement.
Une rétractation encore valide sans renonciation confirmée peut être traitée immédiatement sans frais, même si la règle exige autrement une confirmation administrateur. En revanche, l’échec d’un remboursement automatique peut nécessiter une vérification par un administrateur. Une tâche ou un message de réussite ne remplace pas le contrôle du statut réel de réservation et de transaction.
Vérifier la rétractation avec l’accès adapté
Un groupe peut utiliser un processus technique de rétractation de 14 fois 24 heures et une case obligatoire supplémentaire en cas de début proche de la prestation. L’état enregistré sur la réservation et la preuve du texte juridique associée sont déterminants. La personne peut utiliser le lien de formulaire fourni avec ses coordonnées et son numéro de réservation ou ouvrir l’action disponible dans sa vue de réservation.
Si la possibilité de rétractation est encore valide, la boîte affiche le délai et l’action adaptée. Avant de confirmer, contrôlez la réservation concernée.
La configuration, les champs du formulaire, les messages d’erreur et les exemples figurent sous Rétractation pour les participants. La rétractation d’une réservation précise de cours ne met fin à aucun autre contrat ni aux autres réservations de la même personne.
Contrôler la finalisation dans toutes les rubriques
| Rubrique | Ce qui doit être correct après l’opération |
|---|---|
| Réservation et capacité | Le périmètre choisi est annulé ; les participations actives, les liens de séances et les réservations de places correspondent au résultat. Une demande ouverte compte encore comme réservation active. |
| Condition d’annulation et frais | La copie utilisée, le type de frais, le montant et le motif sont traçables. Les frais générés ne sont pas supprimés par des modifications ultérieures de modèles. |
| Facture et pièces | La facture d’origine, l’éventuelle facture d’annulation et le document de frais correspondent à la restitution. Les factures externes peuvent nécessiter un traitement distinct. |
| Remboursement en ligne | Bon paiement d’origine, remboursement exécuté et montant correct ; traiter séparément les soldes ouverts. |
| Code de bon ou solde utilisateur | Code avec devise et validité ou crédit de participant correct. Cela n’entraîne aucun remboursement bancaire ou par carte. |
| Paiement manuel | Tâche et virement de remboursement nécessaire réellement effectués ; une tâche générée ne déplace pas encore d’argent. |
| Communication | Bonne confirmation dans la boîte d’envoi ; traiter les envois ayant échoué et communiquer clairement l’opération exécutée. |
| Abonnements | Contrôler les utilisations et le contingent restant ; traiter séparément toute résiliation nécessaire. |
Selon le groupe, le montant restant est remboursé en ligne, émis comme code de bon ou conservé comme crédit positif. Sans automatisme de remboursement, vous traitez le versement séparément. Les frais de relance impayés peuvent réduire davantage le montant restant. Les exemples de calcul présentent aussi les paiements partiels.
Pour une annulation par un administrateur, contrôlez l’envoi avec une attention particulière : en mode règles, l’ancien bouton de confirmation d’annulation administrateur est masqué, mais sa valeur enregistrée peut rester effective. Après vérification, envoyez de façon ciblée tout message manquant depuis la réservation. Les paramètres d’inscription et de confirmation expliquent ce cas particulier.
Clarifier les cas particuliers avant confirmation
- Liste d’attente ou demande ouverte : le processus de règles ne crée pas de nouveaux frais d’annulation ni de remboursement automatique, car aucune participation confirmée n’existe encore.
- Une seule participation groupée est supprimée : traitez la personne individuelle, puis vérifiez le prix total et la facture.
- L’offre a été reportée : comparez l’action du participant et l’aperçu administrateur. L’implémentation actuelle n’utilise pas partout la même référence de début ; le guide de calcul explique l’écart.
- Affectation d’un autre groupe à une réservation existante : vérifiez ensuite aussi le délai de rétractation recalculé et l’état des confirmations.
- Opération financière bloquée : ouvrez le cas de facture ou de paiement signalé et vérifiez les étapes déjà exécutées avant de relancer l’action.
Exemples de traitement ultérieur
CHF 200 payés, 50 % de frais : si rien d’autre ne change, l’administration attend CHF 100 de frais d’annulation et CHF 100 pour le mode configuré. Pour un remboursement en ligne, elle contrôle la transaction ; pour un solde utilisateur, le crédit du participant ; pour un bon, le code et son envoi.
Un seul enfant d’une réservation familiale ne participe plus : le reste de la réservation est maintenu. L’administration traite la participation groupée individuelle et vérifie la modification du prix et de la facture.
Une facture externe exige une vérification : la personne responsable traite le cas comptable signalé et contrôle l’état déjà atteint. La restitution complète n’est annoncée comme terminée qu’après les étapes nécessaires.