Recherche de doublons : règles et fusion automatique
Les règles centrales de doublons déterminent quels profils de participants apparaissent en tant que doublons possibles. Vous pouvez activer la détection, sélectionner des champs de comparaison et définir un seuil pour les suggestions. En outre, une fusion automatique est disponible pour les correspondances sans conflit.
Ouvrir les règles et activer la détection
- Ouvrez les paramètres globaux et Recherche de doublons.
- Passez à l'onglet Paramètres.
- Activez la recherche de doublons si de nouveaux candidats doivent être recherchés.
- Modifiez les règles et attendez Enregistré.
- Vérifiez ensuite les résultats sous Doublons ouverts.
Lorsque la fonction est inactive, le traitement en arrière-plan ne traite plus le compte et n’y effectue aucune fusion automatique. Les personnes et suggestions existantes sont conservées. L’action manuelle Rechercher des doublons sur le profil constitue une demande de recherche distincte et peut toujours revérifier les candidats.
Définir les champs, la comparaison obligatoire et le poids
| Paramètre | Effet | Exemple |
|---|---|---|
| Actif | Le champ est inclus dans la comparaison. | Comparer le nom de famille et le numéro de personnel. |
| Obligatoire | La valeur doit correspondre pour qu'un candidat soit accepté. | Un numéro de personnel unique doit correspondre. |
| Poids | Détermine la part du champ dans la valeur de correspondance ; les valeurs de 1 à 10 sont possibles. | Accorder plus de poids au numéro de personnel qu’au prénom. |
Comparez des valeurs stables et maintenues de manière cohérente. Les adresses familiales communes, les noms fréquents ou les adresses e-mail d'entreprise centrales ne sont pas uniques à eux seuls. Les champs de date et de fichier personnalisés ne sont pas pris en charge ; l'interface les signale en conséquence. Les champs texte personnalisés appropriés peuvent être utilisés.
Interrupteur global, règle de champ et note de profil
| Affichage ou paramètre | Ce qu'il indique | Ce que vous contrôlez |
|---|---|---|
| Interrupteur global sous Recherche de doublons | Contrôle le traitement en arrière-plan de tout le compte. | L'état enregistré et les champs de comparaison réellement actifs. |
| Actif/Obligatoire/Poids d’une règle de champ | Détermine si et comment ce champ influence la comparaison. | Format de champ approprié et données personnelles réelles suffisamment renseignées. |
| Actif/Inactif sur le champ de données du participant | C'est un affichage lié au champ, pas un interrupteur de recherche global distinct. | Vérifiez la règle centrale via Modifier dans la recherche de doublons. |
| Nombre de doublons dans l'aperçu du profil | Affiche les candidats ouverts chargés pour cette personne. | Après des modifications de règles, rouvrez le profil et recherchez à nouveau dans l'assistant si nécessaire. L'absence de notification n'est pas une preuve à elle seule d'une fonction désactivée. |
Traitez un affichage Actif/Inactif toujours contradictoire comme un point de contrôle distinct. La séquence Distinguer l'affichage du profil et l'activation globale mène de l'état des règles enregistré à la comparaison des candidats. La modification du statut de la personne n'est pas une solution pour cela.
Comprendre le seuil de candidats et la valeur de correspondance
Sous Candidats %, vous réglez à partir de quelle valeur de correspondance une suggestion est affichée. La valeur est comprise entre 0 et 100. Des valeurs plus élevées restreignent davantage les suggestions ; un champ marqué comme comparaison obligatoire doit correspondre indépendamment de cela.
Le score est calculé à partir des pondérations concordantes par rapport aux pondérations prises en compte dans la comparaison. Il ne confirme pas l’identité. Exemple : si le prénom pondéré à 1 et le nom de famille pondéré à 2 concordent, mais pas l’e-mail également pris en compte et pondéré à 2, on obtient 3 points sur 5, soit 60 %. L’échec d’une comparaison obligatoire empêche néanmoins de retenir le candidat correspondant.
Préparer la fusion automatique
- Vérifiez d'abord les candidats avec Auto-Merge désactivé.
- Comparez des doublons réels connus et des personnes différentes connues.
- Décidez seulement après cette vérification si vous souhaitez activer l'Auto-Merge.
- Définissez le seuil requis sous Auto-Merge %.
- Choisissez sous Survivor si le profil le plus récent ou le plus ancien doit être conservé.
- Contrôlez ensuite régulièrement les profils fusionnés et les suggestions ouvertes.
Seules les correspondances suffisamment élevées sans conflits de champs et avec des comparaisons obligatoires correspondantes sont fusionnées automatiquement. Le seuil automatique ne remplace pas ces deux conditions. L'assistant manuel exige un choix de champ explicite en cas de conflit.
La limite absolue est de dix profils par fusion ; la limite affichée du compte peut être inférieure. Les profils sources fusionnés sont supprimés. Vérifiez au préalable et séparément les profils avec des abonnements ou des pass, comme décrit dans le guide de fusion.
Contrôler l'Auto-Merge en exploitation courante
- Documentez clairement pour votre équipe les champs obligatoires, les pondérations, les seuils et la stratégie Survivor utilisés.
- Après le traitement en arrière-plan, vérifiez à nouveau les suggestions ouvertes et les cas de comparaison connus. Une règle enregistrée ne garantit pas la réussite pour tous les profils existants.
- Ouvrez le profil conservé, puis la note système Doublons fusionnés automatiquement sous Vue d’ensemble → Notes. Comparez les ID des profils concernés et la stratégie.
- Contrôlez les données de base, l’état, les réservations, les factures et les notes. Les abonnements et pass existants doivent avoir été clarifiés séparément au préalable.
- En cas de résultats inattendus, réglez Auto-Merge sur Inactif et clarifiez les profils existants. La désactivation ne rétablit pas les profils sources déjà supprimés.
Aucun e-mail Auto-Merge distinct n'est configuré. La vérification des notes et des résultats fait donc partie du processus opérationnel. Si une paire attendue n'apparaît pas, utilisez le diagnostic pour les candidats manquants et ne modifiez pas simplement la limite de pourcentage.
Supprimer les suggestions trouvées
L’action Supprimer tous les doublons trouvés retire les suggestions de recherche ouvertes et obsolètes et réinitialise l’index pour un nouveau traitement. Elle ne supprime pas les profils des participants. Les paires ignorées définitivement sont conservées ; cette action ne retire pas un statut ignoré antérieur. Utilisez-la par exemple après avoir corrigé une règle inadaptée pour réévaluer les suggestions. Lisez la confirmation avant l’exécution.
Après une modification des règles, une nouvelle recherche de candidats peut être nécessaire. Ouvrez Doublons ouverts, actualisez la liste et vérifiez les nouvelles suggestions avant une fusion.
Deux exemples de règles pertinentes
Cours d’entreprise avec numéro de personnel : l’organisation compare le prénom, le nom de famille et un numéro de personnel personnalisé unique. Elle définit ce numéro comme comparaison obligatoire, lui attribue un poids supérieur et vérifie les cas de changement de nom. Auto-Merge reste désactivé pendant la mise en place.
Offre familiale avec e-mail commun : L'organisation n'utilise pas l'e-mail comme identification unique. Elle vérifie les prénoms et les caractéristiques stables propres et ne fusionne pas les profils de différents membres de la famille, même si le score est élevé.
Suspendre la fusion automatique en cas d'adhésions
Si votre compte contient des abonnements à durée déterminée ou des pass, laissez Fusion automatique désactivé jusqu’à ce que l’assistance confirme la reprise complète des attributions, périodes et utilisations. Les chiffres d’impact sur les réservations, factures et notes ne prouvent pas cette reprise. La sélection automatique ne comporte aucune exception spécifique pour les profils avec des adhésions.
La détection peut continuer à proposer des candidats. Vérifiez-les dans Doublons ouverts et ne fusionnez pas les profils concernés pour le moment. Détails : Profils avec abonnements ou pass.
Vérifier les règles avec le parcours de réservation
La recherche de doublons évalue les profils déjà existants. Pour les inscriptions publiques récurrentes, configurez en outre la prise en charge du profil dans le formulaire de participant. Pour les groupes récurrents, vérifiez Identification et accès maître. Cela crée un parcours traçable avant le nettoyage ultérieur.
Vérifiez explicitement deux personnes différentes avec une adresse de contact commune comme contre-exemple. La valeur de correspondance et une adresse e-mail confirmée ne prouvent pas que les deux profils appartiennent à la même personne. Plusieurs réservations voulues d'un seul profil restent un cas différent ; la distinction entre profil et réservation aide à la décision.