Listes de demandes : invitations, rappels et export

Avec une liste de demandes, vous invitez de manière ciblée des personnes connues à une offre et suivez leur réponse. Un bouton de demande public n'est pas nécessaire à cet effet. Configurez d'abord la liste de demandes, sa validité et la page de décision.

Vidéos explicatives

Ces vidéos complètent ce guide. La langue parlée est indiquée pour chaque vidéo.

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Invitez un groupe de personnes sélectionnées : ajoutez-les à la liste des demandes, envoyez des messages personnels et suivez les acceptations ou refus. La vidéo présente aussi les rappels et l’export pour publipostage.

L’exemple date de 2024. L’export actuel est au format CSV. Pour l’étendue de l’envoi, la limite de 5 000 entrées et les délais existants, suivez le guide sous la vidéo.

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Préparer la liste et les messages

Ouvrez Offre → Plus → Listes de demandes et associez la liste souhaitée.
Vérifiez la désignation publique et la langue, la validité, le rappel ainsi que les options agissant ensemble Envoyer le PDF de réservation et Créer des réservations.
Ouvrez cette liste exacte sous Participants → Listes de demandes.
Ajoutez les personnes souhaitées via Ajouter une demande. Vérifiez en particulier leur adresse e-mail et leur langue.
Vérifiez les modèles d'e-mail E-mail de la liste des demandes et E-mail de rappel de la liste des demandes ainsi que le modèle Demandes : Accepter ou Refuser dans le Design Manager.

Vous devez disposer des droits de modification de l’offre et des personnes ou des droits d’envoi. Si les actions manquent, faites vérifier le profil administrateur utilisé. Commencez avec une personne de démonstration interne et contrôlez la boîte d’envoi avant d’ajouter de vrais destinataires à la liste.

Envoyer les demandes aux entrées ouvertes

Vérifiez l'offre et la liste sélectionnée.
Consultez les statuts des personnes. En attente désigne une demande encore ouverte ; accepté, refusé et expiré correspondent à des décisions ou à des délais arrivés à leur terme.
Sélectionnez Envoyer les demandes.
Dans la boîte d’envoi, contrôlez les destinataires, la langue, les pièces jointes, le lien de décision et le statut d’envoi.

Portée de l’envoi : l’action traite les entrées encore sans réponse de la liste sélectionnée dans l’offre actuelle. Un filtre ou une taille de page réduite dans le tableau ne limite pas l’envoi aux lignes visibles. Les personnes sans adresse e-mail ne peuvent pas recevoir de message par ce moyen. Relancer l’action peut envoyer un nouveau message aux personnes encore en attente ; faites-le en connaissance de cause.

Envoyer des rappels manuellement ou automatiquement

L’action Envoyer des rappels traite également les entrées encore sans réponse de la liste sélectionnée dans l’offre. Elle utilise le modèle de rappel et enregistre l’envoi du rappel. Coordonnez les rappels manuels et automatiques pour éviter de rappeler plusieurs fois la même personne par erreur.

Le rappel automatique tient compte d'une date d'échéance de rappel enregistrée et d'une entrée encore ouverte, non encore marquée comme rappelée. Le traitement effectif est périodique. Si la période de validité est déjà dans le passé, vérifiez le statut et définissez un nouveau processus pertinent avant de réinviter.

Vérifier les délais existants après modification de règle ou de date

Lors de la création d'une demande, la date de validité et la date de rappel sont enregistrées. Si une entrée existante est réutilisée, sa valeur de validité enregistrée reste déterminante. Une modification du modèle de liste ou de la date de début de l'offre n'est donc pas une garantie que toutes les demandes précédentes recevront de nouvelles données.

Notez avant la bascule les demandes ouvertes, le statut, le délai de réponse et l'envoi de rappel déjà effectué. Utilisez le CSV-Export si nécessaire.
Modifiez le modèle de liste ou la date de l'offre et enregistrez.
Créez une nouvelle demande de démonstration interne et comparez ses valeurs de date avec une entrée ouverte existante.
Vérifiez si le rappel se situe avant la date limite de réponse souhaitée et si la personne a déjà été marquée comme ayant reçu un rappel. Un rappel manuel supplémentaire et le traitement automatique ne doivent pas produire involontairement le même message en double.
Si une ancienne entrée ne correspond plus à la procédure souhaitée, vérifiez la place retenue et l’éventuelle réservation associée. Créez si nécessaire une nouvelle demande adaptée, au lieu d’annoncer la prolongation d’un ancien lien personnel.

La suppression d'une entrée de liste n'annule pas une réservation déjà définitive. Une nouvelle demande possède ses propres données et son propre lien de décision. Avant le renvoi, vérifiez la capacité disponible et informez la personne concernée de la date réellement applicable.

Vérifier la décision et la réservation

Le message contient un lien de décision personnel. Après l'acceptation, vérifiez la réservation définitive générée, la facture, le paiement et la confirmation de réservation. Avec MustPay, l'acceptation peut néanmoins générer une réservation avec un montant de paiement ouvert. Une acceptation n'est donc pas encore une preuve de paiement.

Manuellement, les entrées ouvertes peuvent être passées en accepté ou en refusé. Une décision déjà conclue ne peut pas être réinitialisée arbitrairement. Si une nouvelle demande est nécessaire, corrigez l'entrée de liste de manière consciente et vérifiez séparément une réservation déjà créée. La suppression d'une entrée ne remplace pas l'annulation de cette réservation.

Exporter un CSV contenant les liens de décision personnels

Ouvrez la liste souhaitée dans l'offre.
Sélectionnez Export CSV.
Vérifiez le fichier en ce qui concerne le lien avec l'offre, les personnes, le statut, la date de rappel et la date de validité, ainsi que la colonne pour le lien de décision.
Vérifiez le nombre : l'export actuel récupère au maximum 5 000 entrées de la liste et de l'offre sélectionnées. Un filtrage de tableau affiché ne garantit pas un export limité en conséquence.
Nettoyez la sélection des destinataires dans le fichier exporté avant de créer des lettres types. En cas de plus de 5 000 entrées, vous avez besoin d'un export alternatif approprié ; l'export de la première page seule n'est pas une liste complète.

Le lien de décision permet une réponse à la demande respective. Transmettez-le uniquement à la personne responsable et ne publiez pas les CSV librement. Utilisez dans les lettres types exactement le lien de la ligne respective.

Exemple : Invitations personnelles avec code QR

Une équipe de formation continue exporte ses invitations au format CSV et utilise ce fichier comme source de données pour un publipostage. Dans chaque lettre, l’URL de décision personnelle du destinataire est convertie en code QR. La fonction exacte des champs dépend du logiciel de traitement de texte utilisé. Avant l’impression, l’équipe scanne un code de démonstration et vérifie le nom, l’offre, le délai de réponse et la page de décision. Après l’impression, le fichier CSV et les lettres générées sont conservés dans un emplacement protégé.

Problèmes fréquents

Problème	Procédure
Plus de destinataires que de lignes de tableau visibles	L'envoi en masse traite les entrées ouvertes de toute la liste sélectionnée dans l'offre. Les filtres d'affichage ne constituent pas une sélection d'envoi.
Aucun message	Vérifier l'adresse e-mail, le statut, la liste, le modèle et la boîte d'envoi. En cas d'automatisation, vérifier également l'échéance et les rappels déjà marqués.
Lien de décision expiré	Vérifier la validité et la capacité actuelle ; créer une nouvelle demande de manière délibérée.
CSV incomplet	Comparer le nombre de jeux de données à la limite de 5 000 ; organiser un export alternatif complet pour les quantités supérieures.
Confirmation, mais paiement en attente	Vérifier la réservation et la transaction et communiquer le moyen de paiement prévu.