Utiliser MustPay et Countdown en toute sécurité
MustPay et Countdown remplissent des fonctions différentes. MustPay fait du paiement réussi une condition préalable à une réservation définitive. Le compte à rebours limite la durée pendant laquelle les places ou créneaux choisis durant le processus de réservation restent réservés temporairement.
Vous pouvez utiliser les deux fonctions séparément ou ensemble. Le choix adapté dépend de la capacité, des moyens de paiement, du public visé et du temps dont les personnes ont réellement besoin pour remplir le formulaire et payer.
À quoi sert MustPay ?
Avec MustPay, vous pouvez distinguer les inscriptions publiques des participations définitives tant que le paiement requis n’a pas été effectué. Cela est utile lorsque la confirmation d’une place doit dépendre d’un paiement préalable. Votre équipe identifie les finalisations de paiement encore ouvertes grâce à un statut de réservation distinct et peut organiser leur suivi de manière ciblée.
Les limites concernent le paiement et la capacité : MustPay ne garantit pas une place pour une durée illimitée. Un compte à rebours limite également la réservation temporaire pendant le parcours de réservation. Décidez donc conjointement du moyen de paiement, du temps accordé et du texte de confirmation. Les remarques dépliables ci-dessous vous aident à faire ce choix et à traiter les cas particuliers.
MustPay et compte à rebours en bref
Fonction | Sans la fonction | Avec la fonction |
|---|---|---|
MustPay | La réservation devient immédiatement active ; tout montant impayé reste inscrit comme solde. | La réservation reste au statut MustPay jusqu’à la réussite du paiement. |
Compte à rebours | Aucun délai de finalisation visible défini par vos soins n’est appliqué. | La réservation temporaire expire à l’issue de la durée choisie et le processus de réservation prend fin. |
Activer MustPay et comprendre ses effets
Ouvrez les Paramètres de l’offre et activez MustPay. La fonction s’applique aux réservations publiques. Les réservations créées depuis l’administration ou via l’API ne sont pas soumises à l’obligation de paiement du parcours public ; vérifiez vous-même leur solde.
Après la finalisation de la réservation, la personne est toujours dirigée vers la page de paiement. La réservation est enregistrée avec les statuts Liste d’attente et MustPay et ne compte pas encore comme participation définitive. Seul un paiement enregistré avec succès déclenche l’admission, à condition que la capacité nécessaire soit disponible.
Lorsqu’il ne reste plus de créance de réservation non couverte, edoobox retire automatiquement MustPay et active la réservation sans étape de paiement supplémentaire. Cela peut être le cas avec une catégorie de prix gratuite, un bon couvrant la totalité du montant ou un avoir disponible correctement imputé. Le montant encore dû dans l’opération de réservation effective est déterminant.
Choisir un compte à rebours
Choisissez le compte à rebours dans les paramètres de l’offre. Les options disponibles sont sans compte à rebours, 2, 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes, 2 ou 12 heures et 1 à 7 jours, en jours entiers.
Le compte à rebours commence au démarrage du processus de réservation et continue sur la page de paiement. Ne choisissez pas un délai inférieur au temps nécessaire à votre public pour saisir les données des participants, répondre aux questions supplémentaires, autoriser le paiement et, le cas échéant, effectuer une confirmation à deux facteurs.
Déroulement de la réservation à la confirmation
La personne démarre la réservation publique ; le compte à rebours, s’il est activé, commence immédiatement.
Les catégories de prix et, le cas échéant, les créneaux sont réservés temporairement pour la réservation en cours.
Après la finalisation, une réservation MustPay provisoire est créée et la page de paiement s’ouvre.
Lorsque le paiement réussit, edoobox vérifie la capacité et transforme la réservation en participation active.
La confirmation définitive de réservation est ensuite générée, ainsi que la facture, le billet ou d’autres pièces jointes selon les paramètres.
Rappel de paiement automatique MustPay
Environ dix minutes après l’inscription, un processus périodique vérifie une réservation MustPay encore ouverte. Si elle est impayée, si le compte à rebours est encore valable ou n’est pas activé et si aucun paiement Stripe SEPA n’est en cours, edoobox place une seule fois le modèle d’e-mail MustPay : terminer l’inscription dans la boîte d’envoi.
Le rappel contient le montant, le lien de paiement et, si le réglage correspondant est activé, la facture. Les réservations déjà payées et les prélèvements SEPA en cours ne reçoivent pas de rappel. Le processus ne prend en compte que les nouvelles réservations MustPay de la dernière journée et marque l’entrée comme traitée après vérification ; ne prévoyez donc pas de série de rappels répétés avec ce modèle.
Modifiez le modèle sous Modifier les modèles d’e-mail dans edoobox et contrôlez la livraison ainsi que les erreurs dans la boîte d’envoi.
Ce qui se passe à l’expiration du compte à rebours
Si le compte à rebours expire pendant une réservation MustPay normale alors que le paiement reste dû, le processus d’arrière-plan retire le statut MustPay. La réservation reste sur la liste d’attente. Un paiement reçu ultérieurement n’active plus automatiquement cette réservation ; l’historique consigne alors Compte à rebours MustPay expiré.
Examinez alors conjointement le paiement, les places disponibles et la réservation. Si une place reste disponible, vous pouvez confirmer la personne de manière explicite, puis envoyer la confirmation de réservation. S’il ne reste plus de place, clarifiez le remboursement ou l’offre de remplacement avant de communiquer.
MustPay avec libre choix des créneaux
edoobox V2 prend désormais en charge MustPay avec le libre choix des créneaux. Les créneaux choisis restent d’abord des réservations temporaires jusqu’au paiement. À la réception du paiement, edoobox vérifie à nouveau chaque créneau et ne crée les réservations définitives des créneaux que si suffisamment de places sont disponibles.
Si une réservation temporaire de créneau a déjà expiré et que ce créneau est désormais complet, il est retiré de la réservation. edoobox crée la tâche interne MustPay : réservation de créneaux incomplète avec les créneaux concernés. Avec cette combinaison, consultez donc également les tâches et éléments en attente.
Combiner MustPay et liste d’attente classique
Les deux interrupteurs peuvent être activés simultanément, mais correspondent à des états différents. Lorsque des places sont encore disponibles, une réservation publique démarre en MustPay et ne devient active qu’après paiement. Pour une offre déjà complète, le démarrage public de la réservation avec MustPay peut être bloqué même si la liste d’attente est activée.
Pour recueillir de véritables candidatures en attente d’une place, utilisez la liste d’attente classique sans MustPay. Vous pouvez organiser le paiement et la confirmation définitive de manière contrôlée lorsqu’une place se libère. Un lien personnel issu d’une demande de liste d’attente ne contourne pas MustPay : si MustPay est activé dans l’offre cible et qu’un montant reste dû, cette finalisation mène également à la page de paiement.
Choisir des moyens de paiement adaptés
Paiements en ligne confirmés immédiatement : le paiement par carte bancaire via Stripe, PayPal Checkout ou Worldline / Saferpay convient le mieux aux comptes à rebours courts.
Facture et virement bancaire : le paiement est reçu plus tard. Dans ce cas, utilisez de préférence MustPay sans compte à rebours court et vérifiez si des places sont encore disponibles à la réception du paiement.
Stripe SEPA Direct Debit : un prélèvement lancé peut rester en attente pendant une durée prolongée. edoobox n’envoie pas de rappel MustPay tant qu’un paiement SEPA est en cours. Testez l’ensemble du processus avant une utilisation en production.
Vous trouverez un aperçu des possibilités sous Systèmes de paiement pour les paiements des participants.
Confirmations et informations internes
Tant que MustPay reste ouvert, la personne qui réserve ne reçoit pas de confirmation définitive de réservation. Après une activation réussie, edoobox envoie la confirmation habituelle et génère les pièces jointes configurées. Pour les offres sensibles, vérifiez également la facture, le billet, le fichier de calendrier et la boîte d’envoi.
Dans l’e-mail interne d’information sur l’inscription, ##BookingInfoType## permet de distinguer l’état. Dans un compte en allemand, les valeurs typiques sont Standard, Warteliste, Anfrage-Liste et MustPay. Cela permet de rédiger des objets ou des indications internes compréhensibles.
Paiement interrompu : pourquoi une place reste réservée temporairement
La fermeture de la fenêtre du navigateur ou l’interruption chez le prestataire de paiement ne libère pas immédiatement les places précédemment réservées. edoobox distingue la réservation temporaire de place en cours, la réservation MustPay déjà enregistrée avec un montant dû et la participation active payée. Il peut donc afficher moins de places disponibles que ne le laisse penser le nombre de participations définitives dans la liste. Le quota d’une catégorie de prix peut lui aussi être temporairement occupé.
- Ouvrez l’offre et comparez les participations définitives, les entrées MustPay ou de liste d’attente et la catégorie de prix concernée. Avec le libre choix des créneaux, vérifiez aussi chaque créneau.
- Ouvrez une réservation déjà enregistrée et contrôlez la transaction, le montant dû et l’historique. Un message d’erreur dans le navigateur ne prouve pas à lui seul qu’aucun paiement n’a été reçu par le prestataire.
- Consultez le compte à rebours configuré. Sans compte à rebours visible, le démarrage normal utilise d’abord une réservation technique temporaire de 15 minutes ; son expiration n’annule pas une opération de réservation déjà enregistrée. Lorsqu’un compte à rebours est configuré, le délai de finalisation choisi s’applique.
- Laissez expirer une réservation temporaire en cours et consultez à nouveau la disponibilité publique. Des réservations de test répétées peuvent créer d’autres réservations temporaires. Si l’écart persiste, vérifiez les autres opérations en cours ainsi que la capacité des créneaux et des tarifs.
- Si vous décidez de ne pas poursuivre l’opération enregistrée, traitez-la au moyen du processus d’annulation, après vérification du paiement et de l’avoir. L’expiration du compte à rebours peut conserver l’opération comme entrée de liste d’attente. Elle ne remplace pas son traitement approprié.
Exemple : une personne lance un paiement par carte pour la dernière place d’un atelier, puis ferme la fenêtre. L’équipe ne crée pas d’inscription de test supplémentaire : elle vérifie d’abord la réservation MustPay existante et le paiement. Après expiration de la réservation temporaire, elle recharge la disponibilité. Si l’argent arrive finalement plus tard, elle vérifie les places disponibles et le compte à rebours déjà expiré avant toute confirmation manuelle.
Contrôler les situations courantes
Situation | Vérification | Étape suivante |
|---|---|---|
Paiement réussi, réservation toujours en MustPay | Contrôler la capacité, le rattachement de la transaction, le compte à rebours et les créneaux. | Confirmer manuellement uniquement s’il reste une place ; sinon proposer un remboursement ou une solution de remplacement. |
Compte à rebours expiré | Vérifier le statut de liste d’attente, l’heure du paiement et la note dans l’historique. | Ne pas considérer un paiement tardif comme une garantie automatique de place. |
Libre choix des créneaux incomplet | Ouvrir la tâche MustPay : réservation de créneaux incomplète et les créneaux réservés. | Attribuer un créneau de remplacement ou clarifier la différence avec la personne. |
Aucun e-mail de rappel | Vérifier si le paiement a déjà été effectué, si un paiement SEPA est en cours, si le compte à rebours a expiré, ainsi que l’ancienneté de la réservation et la boîte d’envoi. | Envoyer personnellement le lien de paiement au besoin. |
Exemples d'application
Exemple d’utilisation : douze places d’atelier uniquement contre paiement immédiat
Un atelier est très demandé. MustPay et un compte à rebours de 15 minutes sont activés ; les moyens de paiement proposés sont la carte bancaire et PayPal Checkout. Les réservations non finalisées à temps ne bloquent pas la place indéfiniment. L’équipe vérifie chaque jour les statuts MustPay et de liste d’attente, ainsi que les paiements échoués.
Exemple d’utilisation : cours d’entreprise avec facture et délai de paiement prolongé
Les entreprises peuvent payer sur facture. L’organisation active MustPay, renonce à un compte à rebours court et prévoit une capacité suffisante. À la réception du paiement, elle vérifie si la réservation a été activée. Dans le cas contraire, elle décide en fonction des places disponibles et informe personnellement la personne de contact.
Exemple d’utilisation : MustPay avec trois créneaux choisis librement
Une personne choisit trois créneaux et ne paie que peu avant l’expiration du délai. Deux créneaux sont encore disponibles ; une réservation temporaire a déjà expiré et le créneau concerné est désormais complet. edoobox active la réservation avec les créneaux disponibles et crée un élément en attente pour le créneau manquant. L’administration propose une solution de remplacement.
Comprendre les tarifs liés aux abonnements et les moyens de paiement enregistrés
Lorsqu’un abonnement de participant détermine l’accès à un tarif, vérifiez également cette autorisation dans la catégorie de prix. Une réservation dont le total est nul peut devenir active sans paiement ; l’utilisation autorisée de l’abonnement doit néanmoins correspondre à la participation.
MustPay décrit l’état de la réservation du cours jusqu’au paiement requis. Configurez l’utilisation automatique d’une carte bancaire enregistrée ou les paiements récurrents d’abonnement dans le processus de paiement et d’abonnement correspondant. Une carte enregistrée ne prouve pas à elle seule qu’une réservation MustPay a été payée. Lors d’une demande, consultez toujours le statut effectif de la transaction.