Paramètres globaux dans edoobox
Les paramètres globaux définissent les règles qui s’appliquent à l’ensemble du compte edoobox ou à de larges parties de celui-ci. Ils couvrent notamment l’organisation, l’abonnement, les offres, l’inscription, les textes juridiques, les paramètres de paiement et de messagerie, la langue, les listes de présence et d’autres options du compte.
Modifiez les paramètres globaux de manière réfléchie : ils peuvent influencer les offres existantes, les nouvelles réservations, les courriels, les factures ou le processus de réservation.
Ce que contrôlent les paramètres globaux
Les paramètres globaux définissent les règles de base pour le compte. Des exemples sont les informations de l'entreprise, l'adresse de facturation, les formats de date, les langues, l'envoi de courriels, le comportement d'inscription, les textes juridiques, les processus de paiement, la billetterie, les listes de présence et la protection des données.
De nombreuses pages détaillées renvoient à ces règles globales. Lorsqu’un comportement doit être identique pour plusieurs offres, son réglage est souvent global. Selon la rubrique, une offre ou une catégorie peut compléter ces règles ou définir un réglage prioritaire.
Ouvrir les paramètres globaux
Ouvrez le menu de l'application et sélectionnez Paramètres. Selon les droits d'utilisateur, vous voyez tous ou seulement certains domaines de paramètres. Si un domaine est manquant, vérifiez vos droits d'utilisateur ou demandez à une personne avec des droits Superadmin.
La vue des paramètres charge plusieurs domaines en arrière-plan. Pour les grands comptes, cela peut prendre un peu de temps avant que toutes les tuiles et les données ne soient prêtes. Si un domaine n'apparaît pas immédiatement de manière complète, attendez un moment ou rechargez-le.
Principales rubriques des paramètres
| Rubrique | Utilisation | Guide |
|---|---|---|
| Paramètres du compte | Organisation, adresse de facturation, formats, code-barres, champs de données des participants, clés API et boîte d’envoi. | Paramètres du compte |
| Abonnement | Abonnement actuel, utilisation, limites, changement d'abonnement, facturation du compte et factures. | Paramètres : Abonnement |
| Offres | Règles d'offres au niveau du compte et processus automatiques. | Offres : Paramètres généraux |
| Inscription | Page de confirmation, compte participant, modes de connexion autorisés et notifications liées aux étiquettes de réservation. | Paramètres d'inscription, annulation de réservation |
| Annulation et rétractation | Conditions, textes juridiques, processus d'annulation et contrôle financier distinct. | Annulation et rétractation |
| Billetterie | Billets, codes-barres et contrôle d'accès. | Code-barres : Paramètres des billets et des codes-barres |
| Formats | Date, heure, format numérique et grille de calendrier. | Formats : Date, heure et format numérique |
| Textes juridiques | Conditions générales, politique de confidentialité, droit de rétractation et confirmations juridiques. | Textes juridiques |
| Suivi | Fournisseurs d’analyse et de marketing autorisés pour le compte, événements, consentement et intégration iFrame. | Google Tag Manager / Google Analytics |
| TVA | Taux de TVA, numéros de TVA, GeoDynamic et autoliquidation (Reverse Charge). | Paramètres globaux de la TVA |
| Organisation | Informations sur l'entreprise et le compte. | Organisation |
| Listes de présence | Statut de présence, attestation de participation, certificats et mises en page. | Paramètres de la liste de présence |
| Inscription groupée | Réservations comprenant plusieurs personnes ou des places encore non nominatives. | Inscription groupée avec données des participants |
| Langues | Processus de réservation multilingue et langues de correspondance. | Paramètres de langue |
| Champs de données des participants | Champs personnalisés pour les profils de participants et les formulaires d'inscription. | Champs de données de participant |
| Recherche et filtres | Recherche globale, logique de filtrage et états d'interaction. | Recherche globale dans edoobox |
| Suppression et protection des données | Suppression automatisée, LPD/RGPD, conservation et contrats. | Suppression automatique |
| Secure File Manager | Transfert sécurisé de fichiers avec le support edoobox. | Secure File Manager |
| Paiements en attente | Vérifier les paiements reçus et envoyer des relances de paiement à partir des réservations. | Vérifier et relancer les paiements en attente |
Autres domaines globaux en un coup d'œil
Les paramètres globaux comprennent également l’envoi des e-mails et la boîte d’envoi, les systèmes de paiement, la facturation du compte, les contrats LPD/RGPD, les listes de présence personnalisées, la suppression automatisée, les accès API et le Secure File Manager. Ces rubriques ont souvent un effet sur l’ensemble du compte et doivent donc être vérifiées sur plusieurs offres de test.
Après toute modification des e-mails, des paiements, de la langue ou des textes juridiques, il est recommandé d’effectuer un test complet : ouvrir l’offre, effectuer une réservation, vérifier l’e-mail, contrôler la facture et consulter la boîte d’envoi.
Distinguer les paramètres globaux et locaux
Les paramètres globaux constituent la base. Chaque offre ou catégorie peut également disposer de ses propres paramètres. En cas de comportement inattendu, vérifiez donc d’abord si un paramètre local prend le pas sur la règle globale.
Les règles d’e-mail, les statuts des offres, les listes d’attente, MustPay, les conditions d’annulation, les catégories de prix et les prestations supplémentaires en sont des exemples courants. Le compte peut définir une règle de base et une offre prévoir des exigences particulières.
Les textes juridiques et l’annulation font intervenir plusieurs niveaux : le texte publié, la liaison du widget, le groupe de conditions d’annulation attribué à l’offre et les conditions enregistrées avec la réservation. Suivez les étapes du guide Textes juridiques, annulation et justificatifs. Il explique aussi quelles modifications concernent les réservations existantes.
Vérifier les modifications en toute sécurité
Documentez les modifications importantes et testez-les avec une offre interne. Vérifiez ensuite l'aperçu, la réservation de test, le courriel, la facture et la visibilité sur le site web. En cas de modifications juridiques, fiscales ou liées aux paiements, la personne responsable du domaine devrait vérifier également.
Vérifier à l'avance quelles offres ou processus de réservation sont concernés.
Contrôler la modification avec une offre de test ou une réservation de test.
Vérifier l’e-mail, le PDF, la boîte d’envoi, la facture et le statut de paiement.
En cas d'erreurs, documenter la modification et la réinitialiser si nécessaire.
Exemple d'application : Préparer un nouveau compte avant la première offre
Une organisation configure d'abord les informations de l'entreprise, les langues, l'envoi de courriels, les textes juridiques et les paramètres d'inscription. Ensuite, elle crée une offre de test et vérifie le processus de réservation, le courriel de confirmation et la facture avant que de vraies offres ne soient publiées.
Configurer de manière ciblée les extensions et les nouveaux domaines de travail
| Tâche | Point d'entrée |
|---|---|
| Vérifier l'extension et les conditions contractuelles | Plugins / Plugin Manager |
| Proposer des adhésions et des pass | Abonnements des participants dans le Gestionnaire d'abonnements |
| Créer des exports CSV réutilisables personnalisés | Export Manager |
| Gérer les règles et les exécutions pour les événements | Automatisations |
| Connecter un système comptable ou de contrôle d’accès | Intégrations |
| Configurer les clés d’accès et la connexion centralisée | Authentification à deux facteurs et clés d’accès ainsi que SAML (SSO) |
| Mettre le compte en pause ou le supprimer de manière organisée | Cycle de vie du compte dans l’abonnement du compte |
Pour Plugin Manager, Bexio et les automatisations, les rubriques sont rendues accessibles compte par compte. D’autres fonctions peuvent également nécessiter un plugin actif ou une prestation incluse dans la formule edoobox. L’accès à une entrée de menu et l’activation d’un contrat constituent deux étapes distinctes.
Utilisez la recherche dans les paramètres si vous connaissez le nom d’une option. Consultez ensuite la rubrique correspondante et ses indications actuelles. Les options marquées « Bientôt disponible » ou « Coming soon » ne permettent pas encore de configurer la fonction.
Notifications personnelles de réservation et signal sonore
Sous Paramètres → Système → Notifications, activez Notification des réservations et, si nécessaire, Signal sonore des réservations. Ces deux options sont propres au profil administrateur connecté ; chaque autre administrateur choisit ses paramètres. L’option sonore reste verrouillée tant que les notifications ne sont pas activées.
Le guide Notifications de réservation et signal sonore explique les indications de début et de fin, l’organisation au bureau et la vérification séparée de la notification, du son, de l’onglet du navigateur et du périphérique de sortie. Les e-mails internes d’information sur les inscriptions et les justificatifs de paiement relèvent de procédures distinctes.