Archiver et restaurer des offres

Les offres archivées restent conservées pour l'administration et disparaissent de la sélection publique active. L'archivage modifie l'emplacement de classement ; il ne remplace ni une annulation ni un remboursement. Vous pouvez récupérer une offre plus tard dans une catégorie active.

Vérifier avant l'archivage

Ouvrez l’offre avec un profil administrateur autorisé à modifier et déplacer les offres. Vérifiez son statut, les réservations en cours, les factures, les séances et les éventuelles sous-offres. Une offre au statut Publié ou Garanti ne peut pas être archivée. Choisissez d’abord un statut de clôture adapté ; l’annulation de l’offre place les réservations existantes sur la liste d’attente sans les rembourser automatiquement.

Pour une offre multiple, la vérification s'applique à l'ensemble de la famille. Les sous-offres individuelles ne peuvent pas être déplacées séparément dans l'archive. Clôturez la famille ensemble ; une sous-offre encore publiée peut bloquer l'archivage.

Archiver manuellement une offre

Ouvrez le tableau de bord des offres.
Sélectionnez dans la barre d'actions Plus → Archiver.
Lisez et confirmez le dialogue.
Ouvrez la section Archive dans l'arborescence des offres et recherchez l'offre. edoobox la classe par année et chemin de catégorie antérieur.
Vérifiez les réservations et les justificatifs. Vérifiez à nouveau la sélection publique avec le lien précédent.

Les archives ne constituent pas une sauvegarde en dehors d’edoobox. La suppression automatique, activée séparément, peut aussi concerner d’anciens contenus archivés.

Configurer l'archivage automatique

Ouvrez Paramètres → Offres.
Choisissez le mode d’archivage automatique souhaité : désactivé, archivage après un jour, archivage avec copie ou archivage plus fréquent après environ une demi-heure.
Choisissez la référence Date de début ou Visible jusqu'à. Si l'automatisation est désactivée, cette sélection est verrouillée.
Vérifiez le statut de clôture des offres concernées. L'automatisation ne traite que les statuts clôturés ; les brouillons ne sont pas non plus archivés automatiquement.
Vérifiez la structure active et l'archive après le cycle prévu.

Le traitement est périodique. Les libellés ne constituent pas un engagement d'archivage à la minute près. Pour la référence Visible jusqu'à, la date calculée à partir du début, de la fin ou de la date limite d'inscription, y compris l'intervalle réglé, est comptée.

Archivage avec copie : Pour une seule offre, edoobox peut créer une nouvelle copie dans la catégorie précédente et archiver l'original. Vérifiez les dates, le statut, les prix, les textes et les conditions de la copie. Ce mode de copie automatique n'est pas exécuté pour les offres multiples et les offres avec des sous-offres ; utilisez un processus d'archivage commun approprié.

Restaurer une offre archivée

Ouvrez l'offre dans l'archive et allez à Paramètres.
Sélectionnez dans la zone de restauration Restaurer.
Choisissez une catégorie cible active appropriée et confirmez.
Vérifiez si l'offre et ses sous-offres sont de nouveau dans l'arborescence active.
Vérifiez le statut, le début d'inscription, la date limite d'inscription, la visibilité, les dates et le code interne le cas échéant. La restauration seule ne rend pas l'offre à nouveau réservable.

Pour une date ancienne, commencez par planifier le nouveau cycle. Si vous souhaitez conserver les réservations historiques, créez plutôt une copie avec de nouvelles dates.

Nettoyer les offres de test : Sélection, Corbeille ou Suppression

Décidez pour chaque offre si vous en aurez encore besoin plus tard. Archiver conserve l'administration historique, déplacer dans la corbeille est un autre état de classement, et Supprimer exige une confirmation pour une opération irréversible. Choisissez la commande de suppression définitive uniquement pour des données dont vous n'avez plus besoin avec certitude.

Recherchez et filtrez les offres concernées dans l'aperçu des offres. Vérifiez les noms, le statut, la catégorie et les sous-offres associées.
Vérifiez également les réservations, les justificatifs et les paiements d'une offre désignée comme test. La désignation seule ne caractérise pas un environnement de test sans conséquences techniques.
Ouvrez l'offre respective. Utilisez Plus → Archiver si vous souhaitez conserver l'historique, ou l'action proposée pour la corbeille. Les offres publiées ou garanties et leur famille doivent d'abord recevoir un statut approprié.
Si une suppression définitive est prévue et que Plus → Supprimer est proposé, lisez entièrement le dialogue de confirmation. Une sous-offre n'est pas nettoyée séparément de sa famille d'offres multiples.
Vérifiez ensuite l'arborescence active ainsi que l'archive ou la corbeille. Effectuez un dénouement financier intentionnel via le processus de réservation.

Les cases à cocher de l'aperçu des offres servent notamment à la sélection pour les exports. Une sélection multiple ne fournit pas de suppression groupée générale ou d'action d'archivage commune. Traitez les offres vérifiées via leur barre d'actions respective. Une archive n'est en outre pas protégée contre une suppression automatique qui s'appliquerait plus tard.

Si l'archivage ou la restauration échoue

Observation	Vérification et prochaine étape
L'archivage est refusé	Vérifier le statut de toutes les offres concernées. Clôturer d'abord sur le plan métier les offres publiées ou garanties.
La sous-offre ne peut pas être déplacée	Effectuer l'opération sur l'offre principale pour l'ensemble de la famille.
L'automatisation ne crée pas de copie	Vérifier s'il s'agit d'une offre multiple ou d'une offre avec des sous-offres. Cette combinaison est exclue du mode de copie automatique.
Toujours invisible après la restauration	Vérifier la catégorie cible, la zone d'archive/corbeille, le statut, la période de visibilité et le code interne.
La restauration ne semble pas appliquée	Recharger la vue et vérifier le résultat dans l'arborescence cible. En cas d'erreur récurrente, transmettre le message signalé avec l'offre et la catégorie cible au support.

Exemple : Conserver un cours annuel clôturé

Une académie clôt son cours annuel et vérifie les paiements et les justificatifs. Elle archive le cours via Plus et le trouve ensuite sous l'année du cours dans l'archive. Pour le cycle suivant, elle copie l'offre, fixe de nouvelles dates et vérifie les conditions d'abonnement et d'annulation copiées. C'est seulement cette nouvelle copie vérifiée qui est publiée.