Modèles Zapier
Les modèles Zapier edoobox préparés accélèrent la connexion aux systèmes tiers. Zapier relie edoobox aux applications web sans que vous ayez à programmer.
Un modèle constitue un point de départ. Vérifiez toujours les associations de champs, la protection des données, le déclencheur, le système cible et les données de test avant d’activer un Zap.
Vidéos explicatives
Ces vidéos complètent ce guide. La langue parlée est indiquée pour chaque vidéo.
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Automatiser vos processus avec edoobox
Présentation des intégrations Zapier pour les factures, les modifications des données personnelles et les offres, avec des actions dans la comptabilité, le CRM et les plateformes d’apprentissage.
Cette vidéo traite de Zapier. Pour les déclencheurs et actions actuels, vérifiez le modèle choisi. Les automatisations natives edoobox constituent un espace distinct.
Qu’est-ce que Zapier ?
Zapier est un service web qui automatise des actions entre plusieurs applications. Un événement dans edoobox, comme une nouvelle réservation ou facture, peut ainsi déclencher une action dans un autre système.
Pour une connexion personnalisée, commencez par Zapier : créer votre premier Zap.
Transmettre les nouveaux participants aux outils de newsletter
Les modèles peuvent transmettre les nouveaux participants ou leurs mises à jour à des outils de newsletter tels que Mailjet, HubSpot, Mailchimp, GetResponse, ActiveCampaign, AWeber, MailerLite, Mailgun, Klick-Tipp, Brevo/Sendinblue ou d’autres systèmes.
Pour les newsletters, vérifiez particulièrement le consentement, le double opt-in et la protection des données.
Enregistrer les factures et réservations dans le cloud ou des tableaux
Enregistrer une nouvelle facture edoobox en PDF dans OneDrive, Google Drive ou Dropbox.
Créer une nouvelle ligne par réservation dans Google Sheets ou Microsoft Excel.
Créer une nouvelle ligne par facture dans Google Sheets ou Microsoft Excel.
Créer pour chaque réservation des lignes distinctes dans les classeurs des utilisateurs et des réservations.
Utilisez ces Zaps pour des transferts simples, sans en faire votre seul système comptable garantissant la traçabilité d’audit.
Comptabilité et CRM
Les factures peuvent être transmises à des systèmes comptables comme DATEV, bexio, lexoffice ou d’autres systèmes. Les nouvelles réservations peuvent créer des prospects ou contacts dans des CRM comme Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Freshsales ou SugarCRM.
Pour les données financières, vérifiez particulièrement la devise, le numéro de facture, les informations fiscales et les annulations.
LMS, réseaux sociaux, billets pour portefeuille mobile et réunions en ligne
Les nouveaux cours ou réservations peuvent créer des accès dans un LMS comme TalentLMS, Tovuti ou eFront.
Les nouveaux cours peuvent préparer des publications pour les réseaux sociaux, par exemple LinkedIn, Instagram, Facebook ou Slack.
Les nouvelles réservations peuvent créer des billets pour portefeuille mobile via un service approprié.
Les nouvelles réservations peuvent créer des réunions en ligne dans Zoom, Zoom Webinar, GoToWebinar ou Microsoft Teams.
Si votre système cible ne figure pas dans la liste, vérifiez directement dans Zapier ou contactez le support edoobox.
Choisir un modèle selon l’enregistrement et son cycle de vie
Ne choisissez pas un modèle uniquement d’après l’application cible. Vérifiez d’abord quel objet edoobox pilote la procédure et quels changements ultérieurs doivent être pris en compte.
| Objet | Questions complémentaires courantes |
|---|---|
| Participant | Consentement, doublon, modification du profil et suppression |
| Réservation | Liste d’attente, MustPay, réservation définitive, transfert de réservation et annulation |
| Facture | Original, correction, annulation, devise, paiement et PDF |
| Offre ou séance | Statut, fuseau horaire, report, annulation et nouvelle publication |
Un modèle couvre rarement tout le cycle de vie. Ajoutez si nécessaire des étapes de recherche, de filtrage et de mise à jour, ou choisissez l’API pour les procédures complexes dans les deux sens.
Utiliser les tags et le consentement comme filtres
Si les données Zapier testées contiennent UserTags, OfferTags ou des champs personnalisés, les filtres et les parcours peuvent distinguer les procédures. Exemples : Newsletter=Ja, Format=Webinar ou Bereich=Weiterbildung. Vérifiez le nom exact du champ et sa valeur avec de vraies données de démonstration.
Si le tag nécessaire manque dans les données transmises, utilisez un champ supplémentaire explicite ou chargez l’enregistrement via l’API. Une réservation seule ne constitue pas un consentement à la newsletter.
Adapter et tester le modèle
Connectez edoobox et le système cible.
Choisissez le déclencheur et l’action adaptés à la procédure.
Associez les champs comme le nom, l’e-mail, l’offre, le numéro de facture ou le montant.
Testez avec des données de démonstration ou une réservation d’essai.
Activez le Zap seulement après vérification du système cible, de la protection des données et du comportement en cas d’erreur.
Modèle manquant ? Écrivez à support@edoobox.com. Le support peut vous aider à trouver le bon modèle ou à créer votre propre modèle Zapier.
Exemples d'application
Exemple : transmettre de nouveaux participants à la newsletter
Après une réservation définitive, le Zap vérifie le champ de consentement Newsletter=Ja et l’OfferTag Bereich=Weiterbildung. Il recherche ensuite l’e-mail dans le système de newsletter et ajoute uniquement les segments manquants ou modifiés.
Exemple : classer une nouvelle facture en comptabilité
Une nouvelle facture edoobox déclenche un Zap qui transmet le numéro, le montant, la devise et le PDF à une procédure cloud ou comptable définie. L’organisation teste aussi l’annulation et la correction afin d’éviter les pièces en double ou obsolètes.
Exemple : inscrire des participants à un webinaire
Pour un webinaire commun, créez l’événement une seule fois dans le service vidéo choisi. Le Zap associe les nouvelles réservations à cet événement si l’application cible propose une action d’inscription appropriée. Cela évite de créer une réunion distincte pour chaque personne. Avant la mise en production, vérifiez l’association unique au webinaire, le lien participant, le fuseau horaire, les changements de date, les annulations et le retraitement de la même réservation. Un rendez-vous individuel nécessite une procédure différente.
Distinguer une application citée d’un modèle prêt à l’emploi
Les systèmes cibles cités décrivent des usages possibles. Ils ne garantissent pas un modèle prêt à l’emploi toujours disponible pour chaque combinaison. Vérifiez dans la liste actuelle des applications le déclencheur edoobox et l’action précise du système cible. Un déclencheur de mise à jour suit une procédure différente d’une simple création.
Si votre modèle ne classe que la première facture, ajoutez si nécessaire une procédure de suivi contrôlée pour les modifications. En présence d’une connexion native Bexio, veillez particulièrement à ne pas recréer le même document via Zapier.
Guides associés
Choisir les fonctions natives avant le Zap
Pour les modifications internes de tags ou de champs, les notes et le choix d’un modèle d’e-mail ou de PDF, examinez d’abord les automatisations dans edoobox. Une connexion native Bexio propose le mode de facturation, les associations et le rapprochement des paiements pour la comptabilité Bexio.
Si Bexio est connecté nativement, un Zap de facturation supplémentaire ne doit pas créer les mêmes pièces une deuxième fois dans Bexio. Avant l’activation, déterminez quelle procédure gère le document et quelle référence évite les doublons.
Le droit Zapier préparé comprend des accès en lecture aux définitions d’abonnements, aux périodes, aux utilisations et aux abonnements des utilisateurs. Cela ne signifie pas que l’application Zapier installée propose un déclencheur ou une action d’écriture pour chacun de ces enregistrements. Vérifiez la sélection réelle et les données de test dans l’éditeur Zapier.