Export Manager : gérer et exécuter des exports personnalisés
Avec l’Export Manager, vous enregistrez vos propres exports CSV avec les champs, noms de colonnes, filtres et structure du résultat appropriée. Vous réutilisez ainsi une configuration vérifiée sans devoir reconfigurer un tableau à chaque fois.
Un plugin Export Manager actif et les droits d’administration appropriés sont nécessaires. Ouvrez la rubrique sous Paramètres → Export Manager. Si l’entrée manque, vérifiez le Plugin Manager et vos autorisations.
Choisir le mode d’exportation approprié
| Tâche | Méthode appropriée |
|---|---|
| Exporter une fois le tableau actuel avec les colonnes visibles | Exportation du tableau de la vue concernée. |
| Combinaison personnalisée et réutilisable de champs et de colonnes | Export Manager avec définition d’exportation enregistrée. |
| Analyser une offre précise avec le même modèle | Export personnalisé avec sélection de l’offre à l’exécution. |
| Regrouper les réservations de plusieurs domaines d’entreprise | Définition Participant par offre et sélection externe des domaines souhaités. |
| Préparer les leçons mensuelles pour vérifier les honoraires | Définition Séance/Administrateur et vérification distincte des interventions réellement effectuées. |
| Rapport d’entreprise avec présence | Rapprocher les données de référence des personnes, les réservations et les présences ; aucun rapport combiné prêt à l’emploi dans le catalogue de champs. |
| Envoyer un document aux participants | Modèle d’e-mail/PDF approprié ; un export CSV n’est pas un document destiné aux participants. |
Gérer les exports enregistrés
La vue d’ensemble affiche le nom de l’export, sa description, le nombre de colonnes, la structure du résultat, le contexte et l’état d’activation. Les actions proposées permettent d’exécuter un export, de modifier, copier ou supprimer sa définition.
Les actions de la vue d’ensemble générale, y compris exécuter, sont proposées avec les droits d’écriture de l’Export Manager. Avec des droits de lecture, vous pouvez exécuter un export mis à disposition via Exports personnalisés dans l’offre. Les données visibles dépendent également de vos droits d’accès aux rubriques utilisées. L’analyse, l’aperçu et la modification de la définition nécessitent des droits d’écriture.
Commencez une définition avec Nouvel export ou Créer le premier export. Le guide détaillé Créer un export personnalisé : sélection, filtres et colonnes vous accompagne dans sa configuration.
Exécuter un export et télécharger le CSV
- Ouvrez un export enregistré actif avec exécuter.
- Complétez la sélection demandée, par exemple l’offre souhaitée.
- Vérifiez le nom de l’export, le nombre de colonnes et la structure du résultat.
- Sélectionnez Créer l’export.
- Attendez la fin du traitement. Sélectionnez Télécharger l’export uniquement lorsque celui-ci est prêt.
- Ouvrez le fichier CSV avec le bon encodage de caractères et comparez des échantillons à edoobox.
La boîte de dialogue d’exécution actuelle crée des fichiers CSV. Si le résultat est vide, edoobox affiche une indication. En cas d’erreur, vérifiez la sélection, les filtres, les droits et les relations entre les données avant de relancer.
Mettre un export personnalisé à disposition dans l’offre
Si la définition utilise une sélection d’offre définie seulement à l’exécution, elle peut aussi être disponible dans le contexte de l’offre. Vous y utilisez l’action Exports personnalisés ; edoobox insère l’offre actuelle. Une sélection d’offre fixe reste en revanche liée à cette définition précise.
Vérifiez la mise à disposition avec une deuxième offre. Vous détectez ainsi une sélection fixe enregistrée par erreur qui fournirait toujours les mêmes données.
Exemple d’utilisation : liste de participants uniforme pour chaque cours
Une administration crée une définition avec sélection de l’offre à l’exécution, nom et e-mail des participants inscrits ainsi que numéro de réservation. Elle teste l’export sur deux cours et vérifie que chaque exécution affiche uniquement les personnes de l’offre sélectionnée.
Utiliser la même définition pour plusieurs offres
Si l’offre est choisie seulement à l’exécution, sélectionnez une offre par exécution. Exécutez l’export pour chaque offre nécessaire et conservez le numéro et le nom de l’offre dans le CSV. La valeur de sélection dans la zone d’aperçu ne remplace pas une sélection multiple.
Après regroupement, vérifiez ce que représente une ligne : une réservation groupée peut produire plusieurs lignes de personnes, une séance avec deux responsables plusieurs lignes séance/administrateur. Pour le planning semestriel, comptez les ID de séance distincts et, pour une liste de personnes, les ID de personne ou de réservation appropriés. Vous trouverez d’autres méthodes de synthèse sous Analyser plusieurs offres et leurs séances.
Lorsqu’un export ne se termine pas
Ne lancez pas plusieurs fois la même exécution pendant son traitement. Deux de vos exécutions personnalisées au maximum peuvent être actives simultanément. Si un message de capacité apparaît, attendez leur fin. Si un export très volumineux échoue, restreignez davantage l’offre ou un filtre de dates et divisez l’analyse. Après chaque exécution partielle, contrôlez les périmètres couverts afin de ne manquer aucune donnée et de ne rien compter deux fois. En cas d’erreurs répétées, communiquez à l’assistance le nom de l’export, l’heure, la sélection et le message d’erreur.
Vérifier la pertinence du résultat
L’aperçu de l’éditeur affiche au maximum dix lignes. Il sert à contrôler la structure et ne prouve pas que tous les enregistrements attendus figurent dans l’export final. Dans l’export complet, vérifiez le nombre, l’effet des filtres et les éventuelles répétitions de personnes ayant plusieurs réservations.
Limitez les champs et la sélection à l’objectif poursuivi. Un téléchargement contient les données exportées même après la fermeture d’edoobox ; conservez le fichier conformément aux règles d’accès et de conservation de votre organisation.
Le guide Champs d’exportation, filtres et structure du résultat explique quels champs sont compatibles et pourquoi des personnes peuvent apparaître plusieurs fois.