Export Manager: eigene Exporte verwalten und ausführen

Mit dem Exportmanager speichern Sie eigene CSV-Exporte mit ausgewählten Feldern, Spaltennamen, Filtern und einer passenden Ergebnisstruktur. So verwenden Sie denselben geprüften Aufbau wiederholt, ohne jedes Mal eine Tabelle neu einzurichten.

Voraussetzung sind ein aktives Export-Manager-Plugin und die passenden Adminrechte. Öffnen Sie den Bereich über Einstellungen → Exportmanager. Fehlt der Eintrag, prüfen Sie den Plugin Manager und Ihre Berechtigungen.

Den passenden Exportweg wählen

Aufgabe	Geeigneter Weg
Aktuelle Tabelle mit sichtbaren Spalten einmalig ausgeben	Tabellenexport der jeweiligen Ansicht.
Wiederholbare eigene Feld- und Spaltenkombination	Exportmanager mit gespeicherter Exportdefinition.
Ein bestimmtes Angebot mit derselben Vorlage auswerten	Eigener Export mit Angebot als beim Ausführen gesetzter Auswahl.
Buchungen mehrerer Firmen-Domains zusammenstellen	Teilnehmerdefinition je Angebot und externe Auswahl der gewünschten Domains.
Monatliche Lektionen für Honorarprüfung vorbereiten	Termin-/Admin-Definition und gesonderte Prüfung der tatsächlichen Einsätze.
Firmenbericht mit Anwesenheit	Personenstammdaten, Buchungen und Präsenzen abgleichen; kein fertiger kombinierter Bericht im Feldkatalog.
Dokument an Teilnehmende senden	Passende E-Mail-/PDF-Vorlage; ein CSV-Export ist kein Teilnehmerdokument.

Gespeicherte Exporte verwalten

Die Übersicht zeigt Exportname, Beschreibung, Spaltenanzahl, Ergebnisstruktur, Kontext und Aktivstatus. Mit den angebotenen Aktionen führen Sie einen Export aus, bearbeiten oder kopieren die Definition oder löschen sie.

Die Aktionen der globalen Übersicht – auch ausführen – werden mit Schreibrechten für den Exportmanager angeboten. Mit Leserechten können Sie einen bereitgestellten Export über Eigene Exporte im Angebot ausführen. Die sichtbaren Daten hängen zusätzlich von Ihren Zugriffsrechten auf die verwendeten Bereiche ab. Analyse, Vorschau und Änderungen an der Definition benötigen Schreibrechte.

Mit Neuer Export oder Ersten Export erstellen beginnen Sie eine Definition. Die Detailanleitung Eigenen Export erstellen: Auswahl, Filter und Spalten führt durch den Aufbau.

Export ausführen und CSV herunterladen

Öffnen Sie einen aktiven gespeicherten Export über ausführen.
Ergänzen Sie die abgefragte Auswahl, zum Beispiel das gewünschte Angebot.
Prüfen Sie Exportname, Spaltenanzahl und Ergebnisstruktur.
Wählen Sie Export erstellen.
Warten Sie auf den Abschluss. Erst wenn der Export bereitsteht, wählen Sie Export herunterladen.
Öffnen Sie die CSV-Datei mit passender Zeichencodierung und vergleichen Sie Stichproben mit edoobox.

Der aktuelle Ausführungsdialog erstellt CSV-Dateien. Bei einem leeren Ergebnis zeigt edoobox einen entsprechenden Hinweis. Bei einer Fehlermeldung prüfen Sie Auswahl, Filter, Rechte und Datenbeziehungen, bevor Sie erneut starten.

Eigenen Export im Angebot bereitstellen

Verwendet die Definition eine Angebot-Auswahl, die erst beim Ausführen gesetzt wird, kann sie zusätzlich im Angebotskontext bereitstehen. Dort verwenden Sie die Aktion Eigene Exporte; edoobox setzt das aktuelle Angebot ein. Eine fest hinterlegte Angebot-Auswahl bleibt hingegen Teil genau dieser Definition.

Prüfen Sie die Bereitstellung mit einem zweiten Angebot. So erkennen Sie, ob eine unbeabsichtigt fest gespeicherte Auswahl immer dieselben Daten liefert.

Anwendungsbeispiel: Einheitliche Teilnehmerliste je Kurs

Eine Administration erstellt eine Definition mit Angebot-Auswahl beim Ausführen, Name und E-Mail der gebuchten Teilnehmenden sowie der Buchungsnummer. Sie testet den Export an zwei Kursen und prüft, dass pro Aufruf nur die Personen des gewählten Angebots erscheinen.

Dieselbe Definition für mehrere Angebote verwenden

Wenn das Angebot erst beim Ausführen gewählt wird, wählen Sie pro Lauf ein Angebot. Führen Sie den Export für jedes benötigte Angebot aus und behalten Sie Angebotsnummer und -name in der CSV. Der Auswahlwert im Vorschaubereich ersetzt keine Mehrfachauswahl.

Prüfen Sie nach dem Zusammenführen, wofür eine Zeile steht: Eine Sammelbuchung kann mehrere Personenzeilen, ein Termin mit zwei Leitenden mehrere Termin-/Admin-Zeilen liefern. Zählen Sie für die Semesterplanung eindeutige Termin-IDs und für eine Personenliste die passenden Personen- beziehungsweise Buchungs-IDs. Weitere Wege für Gesamtübersichten finden Sie unter Mehrere Angebote und ihre Termine auswerten.

Wenn ein Export nicht fertig wird

Starten Sie denselben Lauf nicht mehrfach, während er noch verarbeitet wird. Es können höchstens zwei eigene Läufe gleichzeitig aktiv sein. Warten Sie bei einer Kapazitätsmeldung auf deren Abschluss. Scheitert ein sehr grosser Export, grenzen Sie das Angebot oder einen Datumsfilter stärker ein und teilen Sie die Auswertung auf. Kontrollieren Sie nach jedem Teillauf die abgedeckten Bereiche, damit keine Daten fehlen oder doppelt gezählt werden. Bei wiederholten Fehlern melden Sie Exportname, Zeitpunkt, Auswahl und Fehlermeldung an den Support.

Ergebnis fachlich prüfen

Die Vorschau im Editor zeigt höchstens zehn Zeilen. Sie dient zur Kontrolle der Struktur und ist kein Nachweis, dass alle erwarteten Datensätze im endgültigen Export vorhanden sind. Prüfen Sie beim vollständigen Export Anzahl, Filterwirkung und mögliche wiederholte Personen durch mehrere Buchungen.

Schränken Sie Felder und Auswahl auf den Zweck ein. Ein Download enthält die exportierten Daten auch nach dem Schliessen von edoobox; bewahren Sie die Datei entsprechend Ihren betrieblichen Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln auf.

Welche Felder zusammenpassen und weshalb Personen mehrfach erscheinen können, erklärt Exportfelder, Filter und Ergebnisstruktur.