Angebotserfassungs-Link für Leitungspersonen

Mit einem Angebotserfassungs-Link kann eine aktive Leitungsperson einen neuen Kurs, ein Seminar oder eine Veranstaltung vorbereiten. Das Formular speichert das Angebot als Entwurf. Die Administration prüft den Entwurf und veröffentlicht ihn anschliessend.

Der persönliche Link führt direkt zum Erfassungsformular. Die Person benötigt für diesen Ablauf keinen normalen Einstieg in die vollständige Administration. Verwenden Sie ihn gezielt für die zugehörige Leitungsperson und geben Sie ihn nicht als öffentlichen Anmeldelink an Teilnehmende weiter.

Persönlichen Link generieren und kopieren

Öffnen Sie Administratoren beziehungsweise den zugehörigen Einstellungsbereich.
Wechseln Sie zum Tab Angebotserfassung Links.
Suchen Sie die gewünschte aktive Leitungsperson in der Liste.
Wählen Sie Link generieren, wenn noch kein Link vorhanden ist.
Wählen Sie Kopieren und geben Sie den persönlichen Link gezielt an diese Person weiter.

Die Verwaltung ist für berechtigte Admins und Superadmins vorgesehen. Die Liste enthält aktive, nicht gelöschte Personen mit einer passenden Leitungs- oder Adminrolle. Fehlt eine Person, prüfen Sie zuerst deren Status und Rolle unter Admins und Benutzerrechte.

Einen Link erneuern

Mit Link erneuern erstellen Sie einen neuen persönlichen Link. Bestätigen Sie die Abfrage bewusst: Der bisherige Link wird ungültig. Kopieren Sie anschliessend den neuen Link und ersetzen Sie ältere gespeicherte Verknüpfungen. Bereits erfasste Angebote bleiben im Konto bestehen.

Wenn die Erfassungsseite meldet, dass der Link ungültig oder nicht mehr verfügbar ist, prüfen Sie den Link sowie Status und Rolle der Leitungsperson. Fordern Sie bei der Administration einen aktuellen Link an, bevor Sie die Erfassung erneut beginnen.

Als Leitungsperson ein Angebot erfassen

Öffnen Sie den erhaltenen Link und kontrollieren Sie den angezeigten Namen unter Leitung.
Erfassen Sie den Angebotsnamen und wählen Sie eine Kategorie. Beide Angaben sind Pflicht.
Ergänzen Sie bei Bedarf Angebotsnummer, Angebotsbeschreibung und Zusatztext 1. Die Beschreibung und Zusatztext 1 besitzen eigene Editor-Tabs.
Tragen Sie unter Notiz Hinweise für die Administration ein, beispielsweise eine noch zu klärende Raumfrage.
Wählen Sie vorhandene Tags und bei Bedarf Ort sowie Raum.
Ergänzen Sie Preis und minimale beziehungsweise maximale Teilnehmendenzahl.
Erfassen Sie optional Start und Ende sowie die gewünschten Dateien.
Wählen Sie Als Entwurf speichern und warten Sie auf den Abschluss.

Kategorien, Tags, Orte und Termine auswählen

Die Kategorieauswahl enthält die dafür bereitgestellten aktiven Hauptkategorien des Kontos. Archivierte oder gelöschte Kategorien werden nicht zur Erfassung angeboten. Erstellen Sie fehlende Kategorien zuerst in der Administration.

Tags werden aus den vorhandenen Kontotags gewählt. Das Formular legt keine neuen Tag-Begriffe an. Ort und Raum müssen zum Konto gehören; ein Raum ist erst nach Auswahl des Ortes verfügbar und muss diesem Ort zugeordnet sein. Wechseln Sie den Ort, wählen Sie den Raum erneut.

Ein Termin kann später ergänzt werden. Wenn Sie bereits Start oder Ende erfassen, müssen beide Angaben vollständig sein und das Ende muss nach dem Beginn liegen. Der Termin verwendet die Konto-Zeitzone; die zugehörige Leitungsperson wird am neu erstellten Termin hinterlegt.

Eingabegrenzen beachten

Angabe	Vorgabe
Angebotsname	Pflichtfeld, höchstens 80 Zeichen.
Angebotsnummer	Optional, höchstens 120 Zeichen.
Beschreibung und Zusatztext 1	Jeweils höchstens 50 000 Zeichen.
Notiz	Bis zu 1 000 Zeichen für interne Hinweise.
Minimale und maximale Teilnehmendenzahl	Ganze Zahlen von 0 bis 99 999. Die maximale Zahl darf nicht kleiner als die minimale Zahl sein.
Preis	Nicht negativer Betrag; prüfen Sie den endgültigen Preis und die Steuerkonfiguration vor der Veröffentlichung in der Administration.

Ungültige Angaben werden am Feld und in einer Zusammenfassung angezeigt. Über den Eintrag in der Zusammenfassung gelangen Sie zum betroffenen Feld. Korrigieren Sie die Angaben und speichern Sie erst danach erneut.

Titelbild und externe Dateien hochladen

Titelbild: JPG oder PNG, maximal 2 MB.
Externe Dateien: bis zu zehn Dateien im Format PDF, JPG, PNG oder WebP, jeweils maximal 20 MB.

Der Speichervorgang zeigt die Schritte Entwurf erstellen, Titelbild hochladen, Weitere Dateien hochladen und Abschliessen. Lassen Sie das Fenster geöffnet, bis die Verarbeitung endet. Nach der Übertragung kann eine Datei noch verarbeitet werden; 100 Prozent Übertragung ist deshalb nicht allein die Abschlussmeldung.

Wenn ein Upload fehlschlägt, kann der Entwurf bereits gespeichert sein. Wählen Sie im Assistenten erneut versuchen, um fehlgeschlagene Uploads zum bestehenden Entwurf zu wiederholen. Mit Entwurf behalten und schliessen beenden Sie den Ablauf und behalten den gespeicherten Entwurf. Erfassen Sie nicht dasselbe Angebot erneut, nur um eine fehlende Datei nachzuliefern.

Erfasste Angebote kontrollieren und veröffentlichen

Unter Meine erfassten Angebote zeigt das Formular die bereits über diesen Ablauf erfassten Angebote mit Name, Nummer, Startdatum und Status. Die Erfolgsmeldung Das Angebot wurde als Entwurf gespeichert bestätigt die Erfassung. Die Liste dient der Kontrolle der erfassten Angebote.

Die Administration öffnet den Entwurf im normalen Angebotsbereich. Prüfen Sie dort Kategorie, Beschreibung, Zusatztext, Notiz, Preis, Teilnehmendengrenzen, Termin, Leitung, Ort, Raum, Bild und Dateien. Ergänzen Sie weitere Angebotseinstellungen sowie benötigte Preiskategorien. Veröffentlichen Sie erst den vollständig kontrollierten Stand.

Beispiel: Programmplanung mit externen Kursleitungen

Die Administration erstellt für drei aktive Kursleitungen je einen persönlichen Link. Eine Kursleitung erfasst den Workshop «Kreatives Schreiben», wählt die Kategorie «Weiterbildung», trägt einen Preis und einen ersten Termin ein und lädt ein Titelbild hoch. Eine Raumfrage hält sie in der Notiz fest. Nach dem Speichern prüft die Administration den Entwurf, ergänzt den Raum und die Buchungseinstellungen und veröffentlicht den Workshop.