Eigene PDF-Vorlagen für Teilnehmerdokumente

Eine eigene PDF-Vorlage erzeugt ein persönliches Teilnehmerdokument mit Platzhaltern. Sie eignet sich beispielsweise für ein zusätzliches Bestätigungs- oder Zertifikatslayout. Sie wird im selben Vorlagenbereich gepflegt wie eigene E-Mails, besitzt aber den Typ PDF.

Eigene PDF-Vorlage erstellen

Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail → Eigene Vorlagen.
Wählen Sie Neue Vorlage erstellen und vergeben Sie einen verständlichen Namen, zum Beispiel «Teilnahmebestätigung Weiterbildung».
Wählen Sie im Feld Typ den Eintrag PDF Vorlage und wählen Sie Erstellen.
Wählen Sie die benötigte Sprache und gestalten Sie das Dokument mit Text und Platzhaltern.
Speichern Sie und öffnen Sie die PDF-Vorschau. Prüfen Sie zusätzlich eine tatsächliche Dokumenterzeugung mit einer Demo-Person im dafür angebotenen Dokumentablauf.

Passende Teilnehmerdaten und Zertifikatswerte verwenden

Eigene PDF-Vorlagen für Teilnehmerdokumente erhalten die Platzhalterfamilie der Zertifikatsvorlage. Dazu gehören Teilnehmer-, Angebots- und Organisationsdaten sowie Anwesenheit, Zertifikatsnummer, Validierungslink, QR-Code und Leitungssignatur. Nicht jeder Dokumentablauf liefert jeden dieser Werte. Ein Feld, das im konkreten Vorgang keine Daten besitzt, bleibt leer.

Beginnen Sie mit einem kleinen Layout:

<h1>Teilnahmebestätigung</h1>
<p>##UserFirstname## ##UserLastname##</p>
<p>##OfferName##</p>
<p>##OfferStartDate## bis ##OfferEndDate##</p>
<p>##CompanyName##</p>

Ergänzen Sie danach nur die Werte, die der gewählte Dokumentablauf tatsächlich bereitstellt. Die gefilterte PDF-Referenz zeigt die angebotenen Einträge.

Hintergrund, Kopf-/Fusszeile und CSS

Bei einer PDF-Vorlage kann ein einseitiges Hintergrund-PDF hinterlegt werden. Es wird beim Erzeugen des Dokuments verwendet und ist kein zusätzlicher E-Mail-Anhang. Verwenden Sie ein kompatibles PDF/A mit weniger als 1,0 MB. Kopf-/Fusszeile und gezielte Klassen im PDF-CSS ergänzen das Layout. Die Regeln und Grössenlimits stehen unter PDF-Anhänge und PDF-Templates.

Papierformat und PDF-Version wählen Sie unter Einstellungen → Formate. Das benutzerdefinierte PDF-CSS ist im PDF-Editor erreichbar und gilt ebenfalls kontoweit. Den Schalter PDF Dokumente sind passwortgeschützt finden Sie dagegen unter Einstellungen → System: Er schützt erzeugte Dokumente vor Bearbeitung und ist kein allgemeines Öffnungspasswort. Kontrollieren Sie nach Änderungen alle verwendeten Dokumenttypen.

Lange Zertifikate, Spalten und Unterschriften gestalten

Gestalten Sie das Zertifikat mit realistischen Datenlängen. Ein einseitiges Hintergrund-PDF bestimmt die Grafik, reserviert aber nicht automatisch Platz für lange Texte, Tabellen oder Unterschriften. Eine beliebige Inhaltsmenge wird nicht über einen eigenen Schalter automatisch auf genau eine lesbare Seite verkleinert.

Kopieren Sie die funktionierende Vorlage und wählen Sie Papierformat und PDF-Version bewusst. Diese Einstellungen und das PDF-CSS gelten kontoweit.
Trennen Sie den variablen Hauptinhalt von einem kurzen Unterschriftsbereich. Verwenden Sie für zwei nebeneinanderstehende Angaben eine einfache Tabelle mit zwei Spalten; vermeiden Sie eine einzige hohe Tabellenzeile, die den gesamten langen Zertifikatsinhalt enthält.
Wählen Sie Schriftgrösse, Zellbreiten und Abstände bewusst im Editor. Beginnen Sie mit gut lesbarem Text und kürzen Sie unnötige Wiederholungen, bevor Sie die Schrift verkleinern. Für gezielte CSS-Regeln verwenden Sie eigene Klassen mit custom_.
Halten Sie im Inhalt Abstand zu festem Logo und Fussbereich des Hintergrunds. Prüfen Sie den Seitenwechsel und gestalten Sie bei Bedarf ein bewusst mehrseitiges Dokument. Die Hintergrundgrafik verschiebt den Inhalt nicht von selbst aus ihren bedruckten Bereichen.
Richten Sie dynamische Leitungssignatur und eine zusätzliche feste Unterschrift anhand des Beispiels für zwei Unterschriften aus. Prüfen Sie Bildgrösse, mehrere Leitungen und fehlende Signaturdaten.
Erzeugen Sie tatsächliche PDFs mit kurzem und langem Angebotsnamen, langen Personennamen, vielen Zusatzangaben und allen Sprachen. Kontrollieren Sie jede Seite, die Unterschriftsposition und den Ausdruck.

Beispiel: Ein kurzer Zertifikatstitel mit Name und Datum passt auf eine Seite. Die ausführlichen Lerninhalte kommen in einen eigenen Textbereich vor die zweispaltigen Signaturen. Reichen die Lerninhalte auf eine zweite Seite, bleibt die Schrift lesbar; Logo, Fussbereich und Unterschriften werden auf beiden Seiten kontrolliert. Die HTML-Vorschau ersetzt diese PDF-Kontrolle nicht.

Individuelle Präsenzlisten haben eigene Seitenrandfelder. Diese gestalten die Präsenzliste und ändern nicht die Zertifikatsvorlage. Ein einzelnes erzeugtes Zertifikat öffnen Sie direkt über die Teilnahmekarte der Buchung.

Verwendung und Versand prüfen

Eine eigene PDF-Vorlage erscheint nicht als eigene E-Mail-Aufgabe oder Orts-/Label-Mailvorlage. Diese Auswahllisten verlangen den Typ E-Mail. Die neue PDF-Vorlage ersetzt auch keine Systemvorlage wie Rechnung.pdf oder Ticket.pdf.

Die Auswahl eines eigenen Dokuments erfolgt dort, wo der jeweilige Teilnehmerdokument-Ablauf solche Vorlagen anbietet. Das Erstellen alleine aktiviert keinen automatischen Versand. Soll ein bereits fertiges, für alle identisches PDF mit einer E-Mail gesendet werden, laden Sie es als statischen Anhang an die E-Mail-Vorlage hoch.

Ergebnis kontrollieren

Je aktive Sprache Text, Schrift, Dateiname und Hintergrund prüfen.
Namen mit Sonderzeichen und lange Angebotsnamen verwenden.
Eine Person mit fehlenden optionalen Angaben prüfen.
Mehrere Seiten sowie Kopf-/Fusszeile kontrollieren.
Bei Präsenz- oder Zertifikatswerten die tatsächliche Dokumentausgabe mit dem Teilnehmerdatensatz vergleichen.

PDF-Vorlage mit einer Automation auswählen

Öffnen Sie Einstellungen → Automationen und erstellen oder bearbeiten Sie eine passende Regel.
Wählen Sie den Kommunikationsauslöser Vor Versand der Buchungsbestätigung oder Vor Erstellung des Zertifikats, passend zu Ihrem Dokument.
Legen Sie die Bedingungen fest, unter denen das eigene Layout verwendet werden soll.
Wählen Sie die Aktion PDF-Vorlage ersetzen und wählen Sie Ihre eigene PDF-Vorlage aus der Vorlagenauswahl.
Speichern und prüfen Sie die Regel mit einem passenden Testobjekt. Vergleichen Sie anschliessend die tatsächliche Dokumentausgabe vor dem Aktivieren für Ihre Kundenabläufe.

Die Ersetzung verwendet den vorgesehenen Teilnehmerdokument-Kontext des Auslösers. Sie erzeugt keinen beliebigen zusätzlichen Anhang. E-Mail- und PDF-Ersetzung sind getrennte Aktionen; für einen anderen Nachrichtentext verwenden Sie die entsprechende Mailvorlagen-Aktion.

Ersetzung und Rückfall auf die Standardvorlage

Sie benötigen die freigeschaltete Vorlagenfunktion und Zugriff auf die Automationen. Die eigene PDF-Vorlage muss aktiv sein, zur Teilnehmerdokument-Familie passen und für die benötigte Empfängersprache verfügbar sein. Der Ersetzungstyp der Regel muss PDF-Vorlage ersetzen sein; eine E-Mail-Vorlage ist dafür keine gültige Auswahl.

Ist die ausgewählte Vorlage gelöscht, inaktiv, nicht lesbar oder für den Ablauf ungeeignet, behält edoobox die Standardvorlage bei. Prüfen Sie bei einer scheinbar wirkungslosen Regel daher zuerst Regelbedingung, Typ, aktive Vorlage und Sprachvariante. Die Ersetzung gilt für die vorgesehenen Teilnehmerdokumente und erlaubt keinen beliebigen Austausch von Rechnung, Ticket oder Mahn-PDF.