Zusatzfragen: Fragegruppen verstehen
Fragegruppen bündeln Eingabefelder oder Antwortoptionen, die im Buchungsprozess angezeigt werden können. Sie helfen, zusätzliche Informationen zu erfassen, zum Beispiel Wünsche, Vorkenntnisse, Allergien, Materialbedarf oder Rückfragen an den Anbieter.
Diese Anleitung erklärt die Spalten und Kontrollpunkte der Fragegruppen-Übersicht. Der fachliche Gesamtprozess steht unter Zusatzfragen und Zusatzleistungen.
Wo die Fragegruppen-Spalten erscheinen
Fragegruppen erscheinen in der Zusatzfragen-Übersicht als Tabelle. Über das Erstellen-Menü legen Sie neue Fragegruppen oder neue Eingabefelder an.
Eine Tabellenzeile steht für eine Fragegruppe. Wird sie aufgeklappt, erscheinen darunter die Eingabefelder dieser Gruppe. Eingabefelder können innerhalb der Gruppe sortiert werden.
Name und Beschreibung
Der Name sollte klar erklären, welche Fragegruppe gemeint ist. Die Beschreibung hilft Admins und kann im Buchungsprozess als erklärender Text sichtbar werden.
Beim Erstellen sind Titel und Beschreibung erforderlich. Verwenden Sie eine aussagekräftige Beschreibung, zum Beispiel „Fragen zur Vorbereitung“ oder „Angaben zu Ernährung und Unverträglichkeiten“. Die Beschreibung kann Teilnehmenden als Hilfetext dienen und sollte deshalb nicht nur intern verständlich sein.
Beim Bearbeiten können Titel, Beschreibung, Antwortformat, Standardverwendung und Aktiv-Status angepasst werden. Prüfen Sie Änderungen besonders sorgfältig, wenn die Fragegruppe bereits in laufenden Angeboten verwendet wird.
Typ und Antwortformate
Der Typ zeigt das Antwortformat der Fragegruppe. Typische Formate sind Options-Schalter, Texteingabe und Textbereich.
Options-Schalter: Geeignet für vordefinierte Antworten.
Texteingabe: Geeignet für kurze freie Antworten.
Textbereich: Geeignet für längere Kommentare oder Rückfragen.
Wählen Sie das Format so, dass Teilnehmende die Frage schnell und eindeutig beantworten können.
Status und Standardverwendung
Der Status zeigt, ob eine Fragegruppe aktiv ist. Inaktive Gruppen werden im Anmeldeprozess nicht angezeigt, können aber vorbereitet oder historisch behalten werden. Achten Sie zusätzlich auf den Status einzelner Eingabefelder innerhalb der Gruppe.
Eine als Standard markierte Fragegruppe wird neuen Angeboten automatisch hinzugefügt. Bestehende Angebote werden dadurch nicht nachträglich angepasst. Ohne Standard-Markierung bleibt die Gruppe nutzbar und wird dem gewünschten Angebot gezielt zugeordnet. Prüfen Sie die Zuordnung auch nach dem Kopieren oder Ersetzen von Fragegruppen.
Eingabefelder innerhalb einer Fragegruppe
Die eigentlichen Fragen liegen als Eingabefelder unterhalb der Fragegruppe. Sie besitzen Beschriftung, Gruppenzuordnung, Aktivstatus und Reihenfolge. Das Antwortformat wird an der Gruppe gewählt. Jede produktive Fragegruppe benötigt mindestens ein aktives Eingabefeld oder eine Antwortoption, sonst sehen Teilnehmende keine sinnvolle Eingabemöglichkeit.
Nach dem Erstellen einer Fragegruppe lohnt sich deshalb direkt die Kontrolle der untergeordneten Eingabefelder. Bei Options-Schaltern legen Sie die auswählbaren Antworten als einzelne Eingabefelder an, zum Beispiel „Vegetarisch“, „Vegan“ und „Keine Präferenz“. Sortieren Sie Eingabefelder so, wie sie im Formular logisch beantwortet werden. Pflichtfragen sollten klar formuliert sein und nicht unnötig viele sensible Daten verlangen.
Fragegruppen Angeboten zuordnen
Eine Fragegruppe wirkt erst im Buchungsprozess, wenn sie einem Angebot zugeordnet ist und die Vorlage das entsprechende Formular-Widget enthält. Gruppen ohne Eingabefelder sollten vor der Zuordnung korrigiert werden, weil sie den Buchungsabschluss verwirren oder blockieren können. Bereits zugeordnete Fragegruppen können im Angebot entfernt oder in ihrer Reihenfolge angepasst werden. Prüfen Sie deshalb Angebotszuordnung, Status und Formularanzeige zusammen.
Im Angebotsdetail verwalten Sie Fragegruppen und Zusatzleistungen im passenden Bereich. Weitere Details stehen unter Angebotsdetail.
Abgrenzung zu Teilnehmer-Datenfeldern
Zusatzfragen erfassen antwortenbezogene Informationen zu einer konkreten Buchung oder einem Angebot. Teilnehmer-Datenfelder gehören dagegen zum Personenprofil und werden oft wiederverwendet.
Verwenden Sie Zusatzfragen für angebotsbezogene Fragen und Datenfelder für dauerhafte Personeninformationen.
Anwendungsbeispiel: Allergien für Kochkurs erfassen
Ein Kochkurs benötigt Angaben zu Allergien. Die Organisation erstellt die Fragegruppe „Ernährung“, ergänzt ein Feld „Allergien oder Unverträglichkeiten“ in einer Gruppe mit Antwortformat Textbereich und ordnet die Gruppe nur den Kochkurs-Angeboten zu.
Gleiche Fragegruppe in mehreren Teilangeboten
Eine Gruppe kann mehreren Angeboten zugeordnet sein. In einem Multiangebot müssen Antworten deshalb zusammen mit dem Haupt- beziehungsweise Teilangebot gelesen werden. Der gleiche Gruppenname bedeutet nicht, dass eine Antwort automatisch für alle gewählten Teilangebote gilt. Folgen Sie der Anleitung Zusatzfragen in Multiangeboten, wenn Sie Gruppen in mehreren Workshops einsetzen.