Elektronische Rechnungen: ZUGFeRD und XRechnung

edoobox kann strukturierte elektronische Rechnungsdaten ausgeben. Sie konfigurieren den Ausgabeweg unter Einstellungen → Zahlungssysteme → Rechnung. Stimmen Sie das benötigte Profil und die Annahmebedingungen mit der empfangenden Buchhaltung ab.

Anleitungsvideos

Die Videos ergänzen diese Anleitung. Die gesprochene Sprache ist bei jedem Video angegeben.

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Kurzer Funktionsüberblick zur Ausgabe elektronischer Rechnungen mit ZUGFeRD und XRechnung in edoobox.

Der Clip vom Mai 2025 nennt ZUGFeRD 2.3. Die aktuell verfügbaren Profile, Voraussetzungen und die Prüfung beim Rechnungsempfänger sind in dieser Anleitung beschrieben.

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Aktuelle Profile auswählen

Auswahl	Ausgabe und Hinweis
ZUGFeRD 2.5 (EN16931)	Aktuell angebotene hybride Rechnungsvariante mit PDF und eingebetteten strukturierten Daten.
ZUGFeRD 2.4 (EN16931)	Weitere angebotene hybride Rechnungsvariante.
ZUGFeRD / XRechnung	Im Konto angebotene PDF-Ausgabe mit eingebetteter XML. Prüfen Sie das tatsächlich erzeugte Profil beim Empfänger.
XRechnung V3	Reine XML ohne PDF-Anteil. Diese Auswahl wird in der geprüften Oberfläche nur eingeblendet, wenn sie bereits als Profil konfiguriert ist.

Die Profilbezeichnungen in der aktuellen Auswahl sind massgebend. Eine alte Screenshot-Bezeichnung wie ZUGFeRD V2.3 bildet die heutigen Auswahlmöglichkeiten nicht vollständig ab. Leiten Sie aus einem Profilnamen keine pauschale rechtliche Konformität für alle Empfänger ab.

Elektronische Ausgabe einrichten

Prüfen Sie zunächst Begünstigten, Bankdaten, Nummernkreis und Fälligkeit der Rechnung.
Aktivieren Sie den Bereich für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch.
Wählen Sie das benötigte angebotene Profil.
Ergänzen Sie Handelsregisterangabe, Geschäftsführung und gegebenenfalls die Verkäufer-Steuernummer. Wenn weder diese Steuernummer noch eine hinterlegte MwSt.-Nummer vorhanden ist, zeigt die Oberfläche einen Hinweis.
Prüfen Sie die Rechnungsadresse der Kundschaft; bei Bedarf gehören MwSt.-Nummer, Leitweg-ID und Bestellnummer dazu.
Erstellen Sie eine neue Testrechnung und prüfen Sie die tatsächliche Datei im vorgesehenen Empfangsprozess.

QR-Rechnung und elektronische Ausgabe sind in dieser Konfiguration gegenseitig ausgeschlossen: Das Einschalten eines Wegs deaktiviert den anderen. Kontrollieren Sie nach der Umstellung beide Schalter. Die Einrichtung der QR-Ausgabe steht unter QR-Rechnungen.

Datei vor dem Versand prüfen

Stimmen Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Währung?
Sind Organisation und Rechnungsempfänger vollständig?
Stimmen Positionen, Netto-, Steuer- und Bruttobeträge einschliesslich Reverse Charge?
Enthält eine hybride PDF tatsächlich die erwartete XML?
Kann die konkrete Empfängersoftware das gewählte Profil verarbeiten?

Eine optisch korrekte Rechnung.pdf bestätigt noch nicht die Vollständigkeit der strukturierten Daten. Bei einer Ablehnung korrigieren Sie die genannten Felder und verwenden für bereits ausgestellte Belege den vorgesehenen Rechnungskorrekturprozess.

Positionen, XML und Annahmeprotokoll gemeinsam prüfen

Eine frei gestaltete Tabelle in Rechnung.pdf erzeugt keine zusätzlichen strukturierten Rechnungspositionen. Diese entstehen aus den zugrunde liegenden Transaktionen. Prüfen Sie daher eine echte Testrechnung mit Kursgebühr, Zusatzleistung und – falls verwendet – Teilzahlung.

Vergleichen Sie die enthaltenen Positionen in edoobox mit der ausgegebenen PDF und den Positionen der XML: Bezeichnung, Menge, Betrag, Steuersatz und Gesamtsummen.
Öffnen Sie bei einer hybriden Rechnung die eingebettete XML mit geeigneter Rechnungssoftware. Das reine Betrachten oder Ausdrucken der PDF zeigt diesen Teil nicht. Benötigt der Empfänger reine XML, prüfen Sie den tatsächlich angebotenen XML-Ausgabeweg und das vereinbarte Profil.
Vergleichen Sie Verkäuferdaten, Rechnungsadresse, Leitweg-ID beziehungsweise Bestellreferenz und Fälligkeit. Prüfen Sie Teilzahlungen als bereits berücksichtigte Zahlung und den verbleibenden Betrag.
Lassen Sie die Datei im vorgesehenen Empfangsprozess prüfen. Bewahren Sie das dort erzeugte Annahme- oder Fehlerprotokoll zusammen mit Rechnungsnummer und gewähltem Profil für die Nachbearbeitung auf.
Bei einer Ablehnung korrigieren Sie die genannte Quelle, beispielsweise Empfängeradresse, Transaktion oder Steuerzuordnung. Erzeugen Sie den korrigierten Beleg über den vorgesehenen Rechnungsprozess und prüfen Sie erneut.

Die Prüfung einer Schweizer QR-Rechnung und die erfolgreiche technische Dateierzeugung ersetzen kein Annahmeprotokoll des E-Rechnungsempfängers. Eine fehlende Position wird nicht dadurch behoben, dass sie nur als zusätzlicher Text im PDF erscheint.

Originalrechnung wird angenommen, Stornobeleg wird abgelehnt

Prüfen Sie Original- und Stornobeleg als zwei eigene elektronische Dokumente. Die erfolgreiche Annahme der ursprünglichen Rechnung bestätigt nicht automatisch die Verarbeitung ihres Stornos.

Öffnen Sie im Rechnungsprozess Originalrechnung und zugehörige Stornorechnung. Laden Sie die tatsächlichen Belege; ein Tabellen-PDF ist dafür ungeeignet. Öffnen Sie bei hybriden PDFs jeweils auch die eingebettete XML.
Vergleichen Sie sichtbare Rechnungsnummer, Dokumentdatum und die Referenz des Stornos auf Nummer und Datum der Originalrechnung. Die Referenz muss den tatsächlich aufgehobenen Beleg bezeichnen.
Prüfen Sie den Dokumenttyp im Empfängerprotokoll. Der aktuelle edoobox-Ausgabeweg kennzeichnet die normale Rechnung als 380 und den Storno als Korrektur 384. Klären Sie mit dem Empfänger, ob sein Import genau diese Korrekturart im vereinbarten Profil verarbeitet.
Vergleichen Sie Mengen, Positionssummen, Steuer und Gesamtsummen. Die Korrektur verwendet gegenüber den ursprünglichen Werten umgekehrte Vorzeichen; ändern Sie diese nicht von Hand, nur um eine Ablehnung zu umgehen. Der Betrag des Stornobelegs ist zudem keine Bestätigung einer gleich hohen Geldrückzahlung.
Bewahren Sie das Fehlerprotokoll mit beiden Belegnummern, Profil und Dateiformat auf. Unterscheiden Sie fehlende beziehungsweise falsche Belegdaten von einer nicht unterstützten Importart beim Empfänger. Lassen Sie einen reproduzierbaren Fehler mit diesen Angaben und den Belegen über den geschützten Supportweg prüfen.

Ein anderer Text oder eine zusätzliche Nummer in der sichtbaren PDF ändert die strukturierten XML-Referenzen nicht. Korrigieren Sie über den vorgesehenen Rechnungsprozess; eine erneute Zahlung oder ein weiterer Storno ist kein Mittel zur Reparatur eines Dateiformats. Der XRechnung-Belegexport kann verarbeitbare gespeicherte Stornobelege einschliessen. Kontrollieren Sie deshalb auch im ZIP die tatsächlich enthaltenen Original- und Stornodateien sowie den gewählten Zeitraum. Eine allgemeine Annahmegarantie für jede Empfängersoftware ergibt sich daraus nicht.

Tabellenexport und Belegexport unterscheiden

In der Rechnungstabelle liefert Export die markierten Rechnungszeilen als Tabelle. Belegexport öffnet dagegen Rechnungsbelege exportieren: Sie wählen Start- und Enddatum und laden die angebotene Belegausgabe herunter. Ein Tabellen-PDF ist keine Sammlung der eigentlichen Rechnungsdokumente.

Der PDF-Belegexport wird in dieser Ansicht im Hintergrund vorbereitet und im Secure File Manager bereitgestellt. Das gilt auch für kleine Exporte. Warten Sie auf die Rückmeldung und starten Sie einen laufenden Auftrag nicht erneut.

Ein PDF-Sammelauftrag berücksichtigt höchstens 500 Belege; der XRechnung-ZIP-Export höchstens 1.000 Datensätze des gewählten Zeitraums. Teilen Sie umfangreiche Zeiträume auf und gleichen Sie Beleganzahl, Rechnungsnummern und Stornos mit der Rechnungstabelle ab. Im XRechnung-ZIP erscheinen nur verarbeitbare Belege mit gespeicherten strukturierten Rechnungsdaten; extern geführte Rechnungen benötigen den Export ihres Rechnungsführers.

Extern geführte Rechnungen

Führt ein angebundenes Buchhaltungssystem den Beleg, können lokale PDF- und Versandaktionen eingeschränkt sein. Öffnen Sie den angebotenen Anbieterlink und prüfen Sie, welches System Datei und Rechnungskorrektur erzeugt. Für Bexio stehen Verbindung und Rechnungsmodus sowie Synchronisation und Fehlerbehandlung bereit.

Gesundheits-, Versicherungs- und andere Branchenformate prüfen

Eine Rechnung für einen Gesundheitskurs oder zur Einreichung bei einer Versicherung kann zusätzliche Empfängeranforderungen besitzen. Die oben aufgeführten ZUGFeRD-/XRechnungsprofile bestätigen keine Unterstützung eines besonderen Versicherungs-, Gesundheits- oder Tarifformats. In dieser Profilauswahl gibt es keine eigene Einstellung für ein solches Branchenformat.

Anforderung vor dem Ausstellen einholen: Lassen Sie den Empfänger Formatname, Version, benötigtes Profil, Pflichtangaben und Übermittlungsweg nennen. Klären Sie, ob er eine lesbare PDF, ein Beiblatt, eine hybride Rechnung oder eine bestimmte eigenständige XML-Struktur benötigt. Fragen Sie auch nach dem vorgesehenen Prüf- beziehungsweise Annahmeverfahren.
Jede benötigte Angabe zuordnen: Vergleichen Sie die Anforderungen mit den vorhandenen Rechnungsdaten. Organisation und Verkäufer-Steuerangaben pflegen Sie in den Kontodaten beziehungsweise Rechnungseinstellungen. Name, Anschrift, MwSt.-Nummer, Leitweg-ID und Bestellnummer prüfen Sie in der Rechnungsadresse. Verwenden Sie diese Felder entsprechend ihrer Bedeutung; eine besondere Versicherungs- oder Leistungskennung wird nicht durch eine beliebige Eintragung automatisch fachlich korrekt zugeordnet.
Darstellung von Dateistruktur unterscheiden: Benötigt der Empfänger nur zusätzliche sichtbare Angaben, prüfen Sie die geeigneten Platzhalter und Texte in Rechnung.pdf. Solche Anpassungen ergänzen nicht automatisch entsprechende Felder oder Positionen in der XML. Auch ein zusätzliches Teilnehmer-Datenfeld ist keine freie Zuordnung zu einem beliebigen XML-Feld.
Beiblatt nur nach bestätigter Anforderung verwenden: Ein unverändertes Dokument für alle Empfänger derselben Vorlage kann als PDF-Anhang der Rechnungsmail mitgehen. Ein Hintergrund-PDF gestaltet dagegen nur den erzeugten Beleg. Beide Wege erzeugen kein neues strukturiertes Rechnungsformat. Ein individuelles Beiblatt muss im dafür abgestimmten Dokumentenprozess entstehen; es gehört nicht als gemeinsamer statischer Anhang in jede Rechnungsmail.
Spezialformat vor Nutzung mit edoobox klären: Wenn ein verlangtes XML-Schema, eine Tarifposition oder eine Fachkennung nicht durch die angebotene Auswahl und die tatsächlich erzeugten Daten abgedeckt ist, übergeben Sie die neutrale Formatspezifikation und einen anonymisierten Beispielfall an edoobox. Lassen Sie den unterstützten Ausgabeweg und erforderliche Freigaben ausdrücklich bestätigen. Aus einer anders benannten PDF oder einem zusätzlichen Freitextfeld folgt keine native Unterstützung des Spezialformats.
Gegebenenfalls externen Rechnungsprozess festlegen: Benötigen Sie ein anderes Fachsystem, prüfen Sie dessen Eignung und den dokumentierten Übergabeweg zuerst. Die vorhandene externe Rechnungsführung ist ein gesonderter Einrichtungsweg, keine Zusage für jedes Branchenformat. Legen Sie fest, welches System den verbindlichen Beleg, spätere Korrekturen und den Versand führt. Erzeugen Sie für dieselbe Forderung nicht ungeprüft einen zweiten Rechnungsbeleg.
Erst nach Annahme freigeben: Erstellen Sie einen neutralen Testfall und lassen Sie die tatsächliche Datei beim vorgesehenen Empfänger verarbeiten. Prüfen Sie bei benötigter XML die Struktur und deren Pflichtangaben zusätzlich zur sichtbaren PDF. Halten Sie Annahmeprotokoll, gewähltes Profil und bestätigten Prozess fest. Beziehen Sie auch eine allfällige elektronische Korrektur ein.

Beispiel – Standardprofil mit zusätzlicher Bestellreferenz: Ein Weiterbildungsanbieter stellt einen Gesundheitskurs einer Organisation in Rechnung. Deren Buchhaltung verlangt eine angebotene XRechnung und eine Bestellnummer. Die Administration erfasst die echte Bestellreferenz im vorgesehenen Rechnungsadressfeld und prüft die erzeugte XML im Empfangsprozess. Die Administration verwendet in diesem bestätigten Fall das angeforderte Standardprofil und hält die Annahme fest.

Beispiel – Versicherung verlangt ein eigenes Fachformat: Eine Versicherung nennt ein spezielles XML-Schema mit vorgegebenen Leistungscodes und Anbieterkennungen. Die Administration behandelt die angebotenen Standardprofile und eine optisch angepasste Rechnung nicht als gleichwertigen Ersatz. Sie klärt mit edoobox und dem Empfänger, ob ein bestätigter Ausgabeweg besteht oder welches geeignete externe Fachsystem den Beleg führen muss. Bis zur bestätigten Annahme wird dieser Prozess nicht als unterstützt zugesagt.

Beispiel: Geschäftskunde benötigt ein bestimmtes Profil

Die Buchhaltung des Empfängers bestätigt das benötigte Profil und die Pflichtfelder. Die Administration wählt dieses im Konto, ergänzt die Rechnungsempfängerdaten und übergibt zunächst einen Testbeleg. Erst nach erfolgreicher Annahme wird die Ausgabe für den betreffenden Prozess verwendet.

Weiterführend: Rechnung einrichten, Rechnungsadresse und Reverse Charge.