Bexio: Zahlungsabgleich und Fehler beheben

Kontrollieren Sie eine Bexio-Verbindung unter Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung. Der Status der Verbindung, einzelne Übertragungsprobleme und der Verlauf der Synchronisationsläufe beantworten unterschiedliche Fragen.

Zahlungsrichtungen einstellen

In den Verbindungseinstellungen können Sie zwei Richtungen getrennt aktivieren:

Zahlungen aus edoobox an die Buchhaltung übertragen: Erfolgreiche Onlinezahlungen und manuell erfasste Zahlungen werden der externen Rechnung zugeordnet.
Zahlungseingänge aus der Buchhaltung übernehmen: Neue Zahlungseingänge werden regelmässig nach edoobox übernommen.

Speichern Sie die Auswahl. Stimmen Sie im Team ab, wo Zahlungen erfasst werden. Ein Zahlungseingang, den die Synchronisation bereits übernommen hat, darf nicht zusätzlich als neue manuelle Zahlung erfasst werden.

Der eingehende Abgleich arbeitet regelmässig. Ein als aktiv angezeigter Schalter bedeutet deshalb nicht, dass jeder neue Zahlungseingang bereits sichtbar sein muss. Zahlungs-Webhooks und eine automatische vollständige Gutschriftenverarbeitung gehören nicht zu den zugesicherten Bexio-Funktionen.

Synchronisationsstatus kontrollieren

Öffnen Sie Synchronisationsstatus und prüfen Sie die letzte Synchronisation.
Kontrollieren Sie pro Lauf Richtung, Start, Ende und Ergebnis.
Verwenden Sie Jetzt synchronisieren, wenn ein kontrollierter Zahlungsabgleich angestossen werden soll. Mindestens eine Zahlungsrichtung muss aktiviert sein.
Warten Sie den Lauf ab und prüfen Sie danach den Rechnungs- beziehungsweise Zahlungsstand in beiden Systemen.

«In Bearbeitung» ist noch kein Abschluss. «Teilweise erfolgreich» erfordert eine Prüfung der betroffenen Fälle. Bei «Fehlgeschlagen» prüfen Sie Verbindung und offene Probleme.

Offene Buchhaltungsprobleme bearbeiten

Öffnen Sie den Bereich mit den Offenen Buchhaltungsproblemen.
Lesen Sie Typ, Ressourcenbezug, Fehler und externe Rechnungsreferenz. Öffnen Sie, soweit angeboten, den edoobox-Beleg und die Bexio-Rechnung.
Bei Manuelle Zuordnung erforderlich wechseln Sie zu Zuordnungen, ergänzen die fehlenden Werte und speichern.
Bei Externe Prüfung erforderlich kontrollieren Sie den Fall in Bexio. Automatische Wiederholungen sind in diesem Zustand gesperrt.
Verwenden Sie Sicher erneut abgleichen nur, wenn die Funktion für den Fall angeboten wird und die Ursache behoben ist.

Ein unterbrochener Aufruf kann bereits eine Rechnung oder Zahlung im Fremdsystem angelegt haben. Prüfen Sie zuerst vorhandene Referenzen. Eine neue Rechnung oder eine zusätzliche Zahlung ist kein Ersatz für die Klärung eines ungewissen Übertragungsstands.

Verbindung erneuern oder trennen

Bei einem Verbindungsfehler kontrollieren Sie die angezeigte Firma und den letzten Fehler und verwenden die angebotene Erneuerung der Verbindung. Nach der Rückleitung prüfen Sie erneut Status und Berechtigungen.

Mit Trennen beenden Sie die Verbindung. Bereits in Bexio erstellte Rechnungen bleiben dort bestehen. edoobox kann das Trennen blockieren, solange noch Rechnungen oder Zahlungen abgeglichen oder extern geprüft werden müssen. Schliessen Sie diese Fälle ab und versuchen Sie es danach erneut.

Beispiel: Bankzahlung in Bexio übernehmen

Eine Kundin bezahlt eine Bexio-Rechnung per Banküberweisung. Der Anbieter hat den eingehenden Zahlungsabgleich aktiviert. Nach dem nächsten erfolgreichen Lauf prüft die Administration die Zahlung an der zugehörigen edoobox-Buchung und erfasst sie dort nicht erneut. Ist der Lauf teilweise erfolgreich, öffnet sie den Problemfall und klärt die fehlende Zuordnung vor einer Wiederholung.

Weiter: Einrichtung · Zuordnungen · Zahlungen und Rechnungen

Entwurfsrechnungen und geänderte Zahlungen

Eine Zahlung kann in edoobox bereits vorhanden sein, während die Bexio-Rechnung noch Entwurf ist. Die externe Zuordnung wartet dann auf das Ausstellen. Prüfen und stellen Sie die Rechnung in Bexio aus; starten Sie anschliessend den angebotenen Zahlungsabgleich. Erfassen Sie den Betrag nicht ein zweites Mal.

Nur über diese Verbindung eindeutig zugeordnete Rechnungen werden abgeglichen. Eine ähnlich benannte oder betragsgleiche, manuell in Bexio erstellte Rechnung wird nicht automatisch zugeordnet. Gutscheine und eingesetztes Guthaben können als notwendige Vorauszahlung unabhängig vom allgemeinen ausgehenden Zahlungsabgleich verarbeitet werden.

Wird eine bekannte Bexio-Zahlung gelöscht, löscht edoobox die importierte Zahlung nicht automatisch mit. Eine bestätigte Abweichung erzeugt einen Prüfbedarf. Auch Refunds und zurückgenommene Zahlungen benötigen eine bewusste Abstimmung. Die Schritte und Stornogrenzen beschreibt Rechnungen ändern und stornieren.