Automationen: E-Mail- und PDF-Vorlagen vor dem Versand auswählen

Mit einer Kommunikationsregel wählen Sie vor dem vorgesehenen Versand eine passende E-Mail- oder Teilnehmer-PDF-Vorlage aus. So erhält beispielsweise ein Webinar eine andere Bestätigung oder ein bestimmter Lehrgang ein eigenes Zertifikatslayout. Die Regel ersetzt die Vorlagenauswahl für diesen Versand.

Vorlagen und Zugriff vorbereiten

Aktivieren Sie das Plugin Automationen und prüfen Sie die Rechte für den Regelbereich.
Erstellen oder bearbeiten Sie die benötigte Vorlage unter E-Mail-Vorlagen beziehungsweise den PDF-Vorlagen.
Pflegen Sie Inhalt, aktive Sprachen und passende Platzhalter. Aktivieren Sie die fertige Vorlage.
Bereiten Sie ein passendes und ein unpassendes Beispielangebot mit eindeutig unterscheidbarem Tag oder Merkmal vor.

Das Ereignis unmittelbar vor dem Versand wählen

Öffnen Sie Einstellungen → Automationen → Regeln → Neue Regel.
Vergeben Sie einen Namen, beispielsweise Webinar: passende Bestätigung.
Wählen Sie unter Wann das Ereignis Vor Versand der Buchungsbestätigung oder Vor Versand eines Zertifikats.
Prüfen Sie die Kontext-Badges. Für Zertifikate steht zusätzlich die konkrete teilnehmende Person im Kontext zur Verfügung.

Neue Buchung und Vor Versand der Buchungsbestätigung sind unterschiedliche Auslöser. Die Vorlagenersetzung gehört zum Kommunikationsereignis. Eine nachträgliche Regeländerung ersetzt keine bereits versandte Nachricht.

Bedingungen und Vorlage auswählen

Fügen Sie unter Nur wenn beispielsweise den Angebotstag Webinar hinzu.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine Sprach- oder weitere Fachbedingung. Verwenden Sie UND für gleichzeitig erforderliche Bedingungen und ODER für Alternativen.
Wählen Sie unter Dann die Aktion E-Mail-Vorlage ersetzen und eine passende aktive E-Mail-Vorlage.
Für ein Teilnehmerdokument ergänzen Sie bei Bedarf PDF-Vorlage ersetzen und eine kompatible PDF-Vorlage.
Speichern Sie die Regel zunächst als Entwurf.

Eine zusätzliche Aktion E-Mail mit Vorlage senden erzeugt eine weitere Nachricht. Sie ist kein Ersatz für die Vorlagenauswahl im ohnehin stattfindenden Versand und kann sonst eine doppelte Bestätigung verursachen.

Welche PDF-Vorlage verwendbar ist

Die Ersetzung benötigt eine PDF-Vorlage, die für ein Teilnehmerdokument geeignet ist. Eine Rechnung, Stornorechnung, Mahnung oder ein Ticket besitzt andere fachliche Daten und wird dadurch nicht zu einem beliebigen Zertifikats-PDF. Verwenden Sie die angebotene kompatible Auswahl und prüfen Sie das wirklich erzeugte Dokument.

Ist eine gespeicherte Auswahl gelöscht, inaktiv oder inkompatibel, kann der Versand auf seine Standardvorlage zurückfallen. Eine vorhandene Regel ist deshalb noch kein Beweis, dass ihr Layout verwendet wurde. Prüfen Sie Vorlage, Sprache, Berechtigung und Ergebnis im Ausführungsdetail.

Überschneidende Regeln ordnen

Höhere Prioritäten werden zuerst berücksichtigt. Bei mehreren passenden Ersetzungen derselben Art gewinnt die zuerst ausgewählte zulässige Vorlage; die Auswahl wird nicht aus mehreren Vorlagen zusammengesetzt. E-Mail und PDF werden getrennt entschieden.

Verwenden Sie beispielsweise Priorität 200 für die spezielle Webinar-Regel und 100 für eine allgemeine Bestätigungsregel. Prüfen Sie beide Fälle. Bei gleicher Priorität bleibt die vorhandene stabile Regelreihenfolge entscheidend; verlassen Sie sich für fachliche Sonderfälle nicht auf einen zufällig erscheinenden Gleichstand.

Simulation und tatsächlichen Versand prüfen

Simulieren Sie den gespeicherten Entwurf mit dem vorgesehenen Beispielobjekt.
Lesen Sie Bedingungen und vorgesehene Aktionen. Die Simulation versendet keine E-Mail und ändert keine Daten.
Wiederholen Sie die Prüfung mit einem Gegenbeispiel, das die Spezialvorlage nicht erhalten soll.
Aktivieren Sie die Regel und lösen Sie einen kontrollierten tatsächlichen Versand an einen dafür vorgesehenen Empfänger aus.
Öffnen Sie Automationen → Ausführungen und kontrollieren Sie die gewählte Vorlage sowie gegebenenfalls verdrängte Aktionen.
Prüfen Sie die empfangene Nachricht und das tatsächlich erzeugte PDF in jeder benötigten Sprache. Die Zustellung kontrollieren Sie zusätzlich im Postausgang.

Wenn weiterhin die Standardvorlage erscheint

Passt das Ereignis zum wirklich ausgeführten Bestätigungs- oder Zertifikatsversand?
Ist die Regel aktiv und sind ihre Bedingungen für diesen konkreten Vorgang erfüllt?
Verdrängt eine höher priorisierte Regel die Auswahl?
Ist die Zielvorlage aktiv und für den Dokumenttyp kompatibel?
Zeigt das Ausführungsdetail die gespeicherte Auswahl oder einen Fallback?

Pausieren Sie eine fehlerhafte Regel für neue Ereignisse, korrigieren Sie den Entwurf und prüfen Sie erneut. Eine bereits versandte Nachricht wird dadurch nicht zurückgenommen. Eine aktuelle Vorlagenvorschau zeigt den heutigen Inhalt; der damals versandte Beleg bleibt ein anderer Prüfgegenstand.