Dateiuploads für Teilnehmende einrichten

Mit einem Datei-Datenfeld ordnen Sie einer Person einen Nachweis oder ein anderes Dokument zu. Die globale Datenstruktur bestimmt das Feld; die Teilnehmerformular-Vorlage steuert die öffentliche Abfrage. Ein Teilnehmerbild wird separat über den Avatar verwaltet.

Voraussetzungen und Vorbereitung

Sie benötigen Zugriff auf Teilnehmer-Datenfelder und Design Manager sowie die Freischaltung der Datenstruktur-Bearbeitung im Kontotarif. Für die globale Datenstruktur sind Administrationsrechte erforderlich. Verwenden Sie einen freien eigenen Feldplatz und legen Sie fest, ob das Dokument zur Kontaktperson oder zu jeder teilnehmenden Person gehört.

Pro Person und Datei-Datenfeld ist eine Datei vorgesehen. Planen Sie für unterschiedliche Dokumentarten getrennte eigene Felder. Ein CSV-Import lädt keine Dateien hoch und bietet Datei-Datenfelder nicht zur Zuordnung an.

Freischaltung, Speicherbedarf und Kosten klären

Prüfen Sie unter Einstellungen → Abonnement, ob Ihr Paket die benötigte Datenstruktur-Bearbeitung enthält. Die globale Freischaltung ersetzt noch kein korrekt verbundenes Datei-Formularfeld.
Legen Sie pro Dokumentart erlaubten Typ und angemessene maximale Dateigrösse fest. Schätzen Sie den Bedarf aus der erwarteten Personenanzahl und den tatsächlich benötigten Dokumenten.
Prüfen Sie Ihre aktuellen Kontokonditionen und das Kontojournal auf vereinbarte Zusatzleistungen. Ein aktivierbares Dateifeld und eine maximale Uploadgrösse sind keine Zusage unbegrenzten oder kostenlosen Speichers.
Wenn Sie einen verbindlichen Gesamtverbrauch, ein Speicherkontingent oder eine nutzungsabhängige Gebühr benötigen, klären Sie diese Angaben anhand Ihres Kontos mit dem Support. Die einzelne Datei am Profil liefert keine vollständige Konto-Speicherabrechnung.

Verwechseln Sie Teilnehmer-Dateifelder nicht mit dem Secure File Manager für Angebotsunterlagen. Bewerten Sie deren Umfang und Verwendungszweck gesondert. Für Kontobelastungen verwenden Sie das Kontojournal.

Datei-Datenfeld aktivieren

Öffnen Sie Einstellungen → Teilnehmer-Datenfelder.
Aktivieren Sie einen freien eigenen Feldplatz und geben Sie ihm einen klaren Namen, zum Beispiel «Berechtigungsnachweis».
Wählen Sie als Format Datei.
Prüfen Sie Reihenfolge und Sichtbarkeit. Verwenden Sie einen vorhandenen Platz mit anderen Bestandswerten nicht für einen neuen Zweck.

Die Datenstruktur enthält 30 eigene Feldplätze. Die globale Aktivierung allein fügt noch keine öffentliche Uploadabfrage in jedes Design ein.

Upload im Design Manager einrichten

Öffnen Sie die eingesetzte Vorlage Anmeldung: Teilnehmer Formular im Design Manager.
Fügen Sie ein Formularfeld hinzu oder bearbeiten Sie das bestehende. Verbinden Sie es mit dem Datei-Datenfeld.
Wählen Sie unter Fileformat den erlaubten Typ: Bild, Video, PDF oder alle Dateitypen. Verwenden Sie für einen PDF-Nachweis gezielt PDF.
Setzen Sie Mindest Grösse in MB zunächst auf 0 und legen Sie eine zum Zweck passende Maximale Grösse in MB fest, beispielsweise 5 für einen PDF-Nachweis. Eine verbindliche Mindestgrösse klären und prüfen Sie vor produktiver Verwendung mit dem Support.
Stellen Sie Beschriftung, Hilfetext und Pflichtstatus passend zum Ablauf ein.
Kontrollieren Sie bei Sammelbuchungen die Einstellung Sammel-Teilnehmer. Mit einem geeigneten Bootstrap-5.3-Formular können Sie ein Feld auch nur für Sammelteilnehmende abfragen.
Falls vorgesehen, aktivieren Sie VirusTotal verwenden und hinterlegen Sie Ihren zugehörigen API-Key. Prüfen Sie vorher, ob diese externe Prüfung für die hochgeladenen Dokumente in Ihrer Organisation eingesetzt werden soll.

Diese Optionen gehören zur jeweils verwendeten Vorlage. Prüfen Sie jede aktive Sprach- und Designvariante sowie Haupt- und Sammelteilnehmerformular.

Datei am bestehenden Profil verwalten

Öffnen Sie das richtige Teilnehmerprofil und dessen Einstellungen.
Suchen Sie das aktive Datei-Datenfeld.
Wenn keine Datei hinterlegt ist, laden Sie die gewünschte Datei hoch und warten Sie den Abschluss ab.
Öffnen Sie die gespeicherte Datei zur Kontrolle.
Zum Ersetzen entfernen Sie zuerst die bisherige Datei und laden danach die neue Version hoch.

Im Dialog zum erstmaligen Erfassen einer Person werden Dateifelder nicht angeboten. Speichern Sie zuerst das Profil und ergänzen Sie die Datei anschliessend. Downloadadressen werden bei Bedarf erzeugt; verwenden Sie sie nicht als dauerhaft öffentliche Dokumentlinks.

Externe Zertifikate mit Ablaufdatum organisieren

Für einen persönlichen externen Nachweis verwenden Sie ein Datei-Datenfeld und bei Bedarf ein separates Datumfeld, etwa «Nachweis gültig bis». Pro Person und Dateifeld wird eine Datei geführt. Mehrere gleichzeitig benötigte Dokumentarten benötigen eigene Felder; ein Ersatzupload ist kein zusätzliches Zertifikatsarchiv.

Planen Sie für jeden Nachweistyp ein Dateifeld und das zugehörige Gültigkeitsdatum. Berücksichtigen Sie die insgesamt verfügbaren eigenen Feldplätze.
Laden Sie die Datei am richtigen Profil hoch und erfassen Sie das Datum anhand des tatsächlichen Nachweises.
Definieren Sie intern eine verantwortliche Person und einen regelmässigen Kontrolltermin. Eine Notiz kann die nächste Prüfung festhalten.
Für Erinnerungsmails nutzen Sie nur einen tatsächlich eingerichteten Aufgabenablauf mit passendem Datum, Empfänger und geprüfter Vorlage.
Bei einer Erneuerung prüfen Sie zuerst die Aufbewahrung des bisherigen Nachweises und ersetzen danach bewusst Datei und Datum.

Der Upload liest kein Ablaufdatum aus der Datei aus und erzeugt allein keine Erinnerung zur Wiederholung. Auch ein in edoobox erzeugtes Teilnahme-PDF wird durch das Vorhandensein dieses Dateifelds nicht automatisch dort abgelegt. Die Erstellung eines Zertifikats und die Verwaltung externer Nachweise sind getrennte Abläufe.

Ergebnis und typische Fehler prüfen

Prüfung oder Fehler	Vorgehen
Upload fehlt im öffentlichen Formular	Globales Format Datei, aktive Sichtbarkeit, Widgetzuordnung, verwendete Vorlage und Sammelteilnehmer-Einstellung prüfen.
Typ oder Dateigrösse abgelehnt	Tatsächliches Dateiformat und konfigurierte Maximalgrösse vergleichen. Mindestgrösse zunächst 0 verwenden; unplausible Grenzwertmeldungen mit dem Support klären.
Bereits eine Datei vorhanden	Richtiges Profil und Feld prüfen. Zum Ersetzen die bestehende Datei bewusst entfernen; kein zweites Profil anlegen.
Upload unterbrochen	Fehlermeldung beachten und Profil neu laden. Erst prüfen, ob die Datei bereits erfolgreich zugeordnet wurde, bevor Sie erneut hochladen.

Prüfen Sie mit einer kleinen passenden PDF-Datei, einer zu grossen Datei und einem nicht zugelassenen Typ. Nach einer Einzel- und einer Sammelbuchung öffnen Sie die jeweiligen Profile: Das Dokument muss bei der richtigen Person im richtigen Feld stehen. Eine erfolgreiche Buchung allein bestätigt noch nicht die gewünschte Dateizuordnung.

Beispiel: Nachweis pro angemeldeter Person

Eine Firma meldet drei Mitarbeitende an; die Kontaktperson nimmt nicht selbst teil. Das Feld «Berechtigungsnachweis» wird für die tatsächlich Teilnehmenden abgefragt. Nach der Probebuchung kontrolliert die Administration alle drei Profile. Ein gemeinsamer Nachweis an der Kontaktperson ersetzt die individuellen Dateien nicht.