Zusatzleistungen verwalten
Zusatzleistungen ergänzen den eigentlichen Angebotspreis um auswählbare Positionen. Typische Leistungen sind Unterlagen, Verpflegung, Material, Übernachtungen oder ein Abzug, wenn Teilnehmende etwas nicht beziehen. In edoobox werden einzelne Leistungen immer in einer Zusatzleistungsgruppe verwaltet.
Die Gruppe bestimmt Währung und Mehrwertsteuer. Die einzelne Leistung bestimmt Preis und Verrechnungsart. Dem Angebot wird anschliessend die ganze Gruppe zugeordnet, nicht jede Leistung einzeln.
Voraussetzung und Sichtbarkeit
Die Navigation für Zusatzfragen und Zusatzleistungen wird nur angezeigt, wenn die zugehörige globale Kontofunktion aktiv ist. Fehlt der Bereich vollständig, prüfen Sie zuerst die globalen Einstellungen und Ihre Adminrechte.
Planen Sie vor der Erfassung, welche Leistungen dieselbe Währung und Mehrwertsteuer verwenden. Diese gehören in eine gemeinsame Gruppe.
Zusatzleistungsgruppe erstellen
Öffnen Sie Zusatzleistungen und erstellen Sie eine neue Leistungsgruppe.
Vergeben Sie einen eindeutigen Titel und optional eine erklärende Beschreibung.
Wählen Sie die Währung. Diese Währung gilt für die Leistungen der Gruppe.
Wählen Sie eine aktive, zur gewählten Länder-/Währungskonfiguration passende Mehrwertsteuer oder bewusst «keine Mehrwertsteuer».
Aktivieren Sie optional Standard (Zu neuen Angeboten hinzufügen). Die Gruppe wird dann bei künftig neu erstellten Angeboten als Standard vorgesehen.
Setzen Sie den Status auf Aktiv und erstellen Sie die Gruppe.
Nach dem Erstellen fordert edoobox dazu auf, mindestens eine Leistung hinzuzufügen. Eine leere Gruppe bietet Teilnehmenden keine auswählbare Position.
Leistung mit Preis und Verrechnungsart erfassen
Für jede Leistung pflegen Sie:
Titel und Beschreibung: erklären verständlich, was geliefert oder abgezogen wird.
Preis: ein Betrag von 0 oder grösser in der Währung der gewählten Gruppe. Ein kostenloser Eintrag kann beispielsweise eine reine Materialauswahl abbilden.
Verrechnungsart: zum Preis addieren oder vom Preis subtrahieren.
Leistungsgruppe: legt Währung und Mehrwertsteuer fest.
Status: nur aktive Leistungen sollen für neue Buchungen angeboten werden.
Verwenden Sie «vom Preis subtrahieren» nur für verständliche Wahlabzüge, beispielsweise «ohne gedruckte Unterlagen». Ein negativer Preis wird nicht separat eingegeben; die Verrechnungsart übernimmt die Abzugslogik.
Gruppe einem Angebot zuordnen
Öffnen Sie das gewünschte Angebot und den Bereich Zusatzfragen / Zusatzleistungen.
Wechseln Sie zu Leistungen.
Fügen Sie die gewünschte Zusatzleistungsgruppe aus der verfügbaren Liste hinzu.
Ordnen Sie mehrere zugewiesene Gruppen in der gewünschten Reihenfolge.
Entfernen Sie eine unpassende Gruppe über die Entfernen-Aktion.
Die Option «Standard» an der Gruppe betrifft neue Angebote. Bestehende Angebote prüfen Sie separat. Testen Sie danach den öffentlichen Buchungsprozess mit einer Auswahlmenge von 0, 1 und – falls fachlich erlaubt – mehreren Einheiten.
Mengen und Preisstände in Buchungen prüfen
In der Buchung können Admins die gebuchte Menge einer Leistung ändern. edoobox zeigt dabei den in der Buchung gespeicherten Einzel- und Gesamtpreis. Hat sich der aktuelle Stammpreis der Leistung inzwischen geändert, erscheint zusätzlich ein Warnhinweis mit dem heutigen Preis.
Dadurch bleiben alte und neue Preisstände unterscheidbar. Prüfen Sie bei jeder nachträglichen Mengenänderung die Buchungssumme, die Rechnung und bereits eingegangene Zahlungen. Eine Änderung des Stammpreises ist kein Ersatz für die bewusste Korrektur einer bestehenden Buchung.
Eine immer anfallende Anmeldegebühr planen
Die normale Zusatzleistung ist eine auswählbare Position mit Menge. Sie beginnt im öffentlichen Formular ohne bisherige Auswahl bei 0. An Gruppe und Leistung gibt es keinen Schalter, der daraus automatisch eine verpflichtende Gebühr mit Menge 1 macht oder die Gebühr nur bei der ersten Buchung einer Person berechnet.
| Gewünschte Gebühr | Geeignete Planung |
|---|---|
| Fester Betrag je Teilnahme, immer im Kurs enthalten | Im passenden Teilnahmepreis berücksichtigen und den enthaltenen Leistungsumfang verständlich beschreiben. |
| Optionales Material oder Verpflegung | Zusatzleistung mit frei gewählter Menge verwenden. |
| Genau einmal je Buchung oder nur beim ersten Eintritt einer Person | Diese Bedingung ist im normalen Zusatzleistungseditor nicht konfigurierbar. Den benötigten Prüf- und Rechnungsablauf vorab festlegen. |
Beispiel: Kurs inklusive einmaliger Durchführungspauschale
Ein Kurs kostet pro Person CHF 180; für diese Teilnahme kommen CHF 20 Organisationsaufwand hinzu. Wenn beide Bestandteile fachlich als ein gemeinsamer Teilnahmepreis abgerechnet werden dürfen, beträgt die Preiskategorie CHF 200. Die Beschreibung erklärt den Umfang. Bei zwei Teilnahmen ergibt das CHF 400. Dies ist keine einmalige CHF-20-Gebühr für die ganze Sammelbuchung und keine automatisch nur beim ersten Besuch erhobene Aufnahmegebühr.
Benötigen Sie eine eigene verpflichtende Rechnungsposition, unterschiedliche Steuern oder eine einmalige Prüfung über mehrere Buchungen hinweg, stimmen Sie den passenden Rechnungsablauf ab. Ein vorausgewähltes Widget, Pflichttext oder eigenes Browser-Skript macht die optionale Mengenwahl nicht zu einer verbindlich gespeicherten Gebührenregel. Prüfen Sie auch, ob Promotion oder Abovorteil einen im Grundpreis enthaltenen Betrag mitreduziert.
Optionales Zimmer oder Material und individuelle Aufpreise
Für einen wiederkehrenden Aufpreis erstellen Sie eine eigene, klar bezeichnete Zusatzleistung mit festem Preis. Die Leistung wird über ihre Gruppe allen passenden Angeboten zugeordnet. Ein Zimmerzuschlag als Zusatzleistung verändert den Preis; er reserviert keinen Raum aus der Orts- und Raumverwaltung und führt keine Verfügbarkeitsprüfung eines Hotelbestands aus.
- Legen Sie beispielsweise die Gruppe Übernachtung und Material mit passender Währung und Mehrwertsteuer an.
- Erfassen Sie getrennte Leistungen wie Einzelzimmerzuschlag und Materialpaket mit ihren jeweiligen Preisen und der Verrechnungsart zum Preis addieren.
- Ordnen Sie die Gruppe den Angeboten zu, die diese Extras tatsächlich anbieten. Verwenden Sie keinen Standard-Pin, wenn sie nur für wenige Durchführungen gedacht ist.
- Kontrollieren Sie die gewählte Menge im Buchungsprozess und im Buchungsdetail sowie das Total auf der Rechnung. Stimmen Sie eine notwendige Zimmer- oder Materialreservierung in Ihrem eigenen Betriebsablauf ab.
Beispiel: Seminar mit zwei optionalen Extras
Eine einzelne Person bucht einen Seminarpreis von CHF 120, ein Materialpaket für CHF 25 und einen Einzelzimmerzuschlag für CHF 80, jeweils einmal. Die erwartete Summe beträgt CHF 225. Die Administration kontrolliert die drei Positionen und organisiert die Übernachtung separat. Für eine Buchung ohne Extras bleibt es beim Seminarpreis.
Einmalige individuelle Vereinbarung: In der Zusatzleistungsbearbeitung einer Buchung ändern Sie die Menge; der angezeigte Einzelpreis stammt aus dem gespeicherten Preisstand. Hier gibt es keine freie Eingabe eines beliebigen Einzelpreises pro Person. Ändern Sie deshalb nicht den globalen Stammpreis einer gemeinsam genutzten Leistung, um nur eine einzelne Buchung anzupassen. Für wiederkehrende feste Varianten können Sie getrennte Leistungen oder eine nur den betroffenen Angeboten zugeordnete Gruppe pflegen. Eine eigene Gruppe beschränkt die Auswahl auf Angebote, nicht auf eine bestimmte Person.
Wenn es sich um einen anderen Grundpreis für die Teilnahme handelt, verwenden Sie eine passende Preiskategorie. Soll eine bereits vorhandene Buchung finanziell abweichend behandelt werden, klären und dokumentieren Sie den gewünschten Belegablauf, bevor Sie Mengen oder Stammdaten ändern. Die Rechnungsbearbeitung und der Saldo müssen zur tatsächlichen Vereinbarung passen.
Kontrollliste vor der Veröffentlichung
Währung und Mehrwertsteuer der Gruppe passen zum Angebot.
Verrechnungsart jeder Leistung ist fachlich richtig.
Nur gewünschte Leistungen und Gruppen sind aktiv.
Die Gruppe ist dem richtigen Angebot zugeordnet und sinnvoll sortiert.
Testbuchung, Bestätigung, Buchungsdetail und Rechnung zeigen den erwarteten Betrag.
Anwendungsbeispiel: Verpflegung zum Kurspreis addieren
Ein Tagesseminar bietet Mittagessen für CHF 28 an. Der Admin erstellt die Gruppe «Verpflegung» in CHF mit passender Mehrwertsteuer, legt «Mittagessen» mit der Verrechnungsart «zum Preis addieren» an und ordnet die Gruppe nur den ganztägigen Angeboten zu.
Anwendungsbeispiel: Abzug für digitale Unterlagen
Im Kurspreis sind gedruckte Unterlagen enthalten. Wer nur die digitale Version möchte, kann «ohne gedruckte Unterlagen» wählen. Die Leistung erhält einen positiven Betrag von CHF 15 und die Verrechnungsart «vom Preis subtrahieren». Eine Testbuchung bestätigt, dass der Gesamtpreis um CHF 15 sinkt.
Anwendungsbeispiel: Preisänderung ohne rückwirkende Verwechslung
Ein Materialpaket steigt von CHF 35 auf CHF 39. In einer älteren Buchung zeigt edoobox weiterhin den gespeicherten Buchungspreis und zusätzlich den aktuellen Preis als Hinweis. Der Admin ändert die alte Menge nur nach Rücksprache und kontrolliert danach Rechnung und Zahlung.
Zusatzleistungen zusammen mit Abonnementsvorteilen kontrollieren
Führen Sie bei Angeboten mit Mitgliederpreis oder Pass eine Testbuchung mit und ohne Zusatzleistung durch. Vergleichen Sie den Abovorteil mit den einzelnen Preispositionen. Ein Zugangspass mit 0 Prozent Rabatt gewährt möglicherweise die Buchungsberechtigung, ohne Zusatzleistung oder Grundpreis zu reduzieren.
Nach einer späteren Mengenänderung kontrollieren Sie erneut Buchungstotal, Saldo und Rechnung. Die Details des angewendeten Vorteils finden Sie im Buchungsdetail.