Bexio-Integration einrichten

Mit der nativen Bexio-Integration übergeben Sie Kundendaten und Rechnungen an Ihre Buchhaltung. Zahlungen können in beide Richtungen abgeglichen werden. Die Verbindung wird in edoobox eingerichtet; ein eigener Zap oder API-Schlüssel für Zapier ist dafür nicht erforderlich.

Vorbereitung und Plugin aktivieren

Klären Sie mit der Buchhaltung, welche Bexio-Firma verwendet wird, wer Rechnungen ausstellt und wer sie versendet.
Öffnen Sie in edoobox Einstellungen → Plugin Manager und das Plugin Bexio. Prüfen Sie Verfügbarkeit, Voraussetzungen und angezeigte Konditionen und aktivieren Sie es beziehungsweise eine angebotene Testphase.
Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung. Fehlt der Reiter, prüfen Sie die Verfügbarkeit im Konto. Wird dort die Plugin-Detailansicht angezeigt, ist die Konfiguration noch nicht freigeschaltet.

Für die Anmeldung beim Anbieter benötigen Sie Zugriff auf die vorgesehene Bexio-Firma und die von der Verbindung angeforderten Berechtigungen. Verwenden Sie eine intern verantwortete Verbindung, damit sie bei einem Personalwechsel betreut werden kann.

Bexio verbinden

Wählen Sie unter Verfügbare Buchhaltungen die Bexio-Karte und Verbinden.
Melden Sie sich auf der geöffneten Anbieterseite an und bestätigen Sie die Freigabe für die vorgesehene Firma.
Warten Sie auf die Rückleitung nach edoobox. Öffnen Sie die Verbindung und kontrollieren Sie den Status Verbunden, die Verbundene Firma und die angezeigten Berechtigungen.
Fahren Sie mit den Einstellungen und Zuordnungen fort. Der Verbindungsstatus allein bestätigt noch keine vollständige Rechnungskonfiguration.

Bei einem Verbindungsfehler verwenden Sie die angebotene Funktion Verbindung erneuern. Prüfen Sie vorher, ob Sie im richtigen Bexio-Konto angemeldet sind.

Rechnungserstellung und Versand festlegen

Öffnen Sie die Bexio-Einstellungen und wählen Sie die gewünschte Rechnungserstellung:

Modus	Ergebnis
Als Entwurf erstellen	Die Rechnung wird zur Kontrolle übertragen und noch nicht ausgestellt.
Automatisch ausstellen	Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung ausgestellt.
Automatisch ausstellen und versenden	Die Buchhaltung stellt die Rechnung aus und versendet sie.

Beim Modus mit Versand sind Betreff und Nachricht erforderlich. Die Nachricht muss den Bexio-Platzhalter [Network Link] enthalten, beispielsweise: «Ihre Rechnung finden Sie hier: [Network Link]». Bexio ersetzt ihn beim Versand durch den Rechnungslink.

Dieser Platzhalter gehört zur Bexio-Versandnachricht. Die edoobox-Platzhalter mit ##…## verwenden Sie weiterhin in den edoobox-Vorlagen.

Rechnungspositionen und automatische Rechnung

Unter Rechnungspositionen wählen Sie zwischen Freie Rechnungspositionen und Artikel der Buchhaltung verwenden. Freie Positionen übernehmen den festgehaltenen edoobox-Rechnungsstand. Bei der Artikelstrategie werden Angebote, Preisvarianten und Zusatzleistungen während der Rechnungsübertragung automatisch in Bexio angelegt und zugeordnet.

Aktivieren Sie Automatische Rechnung nach Buchung nur, wenn neue Buchungen automatisch eine Rechnung in der verbundenen Buchhaltung erzeugen sollen. Speichern Sie die Einstellungen und vervollständigen Sie danach die Kunden- und Buchhaltungszuordnungen.

Eine erste Rechnung kontrollieren

Beginnen Sie mit einem eindeutig bezeichneten Testangebot und einer Buchung mit vollständiger Rechnungsadresse, Währung und Steuerangaben.
Wählen Sie Als Entwurf erstellen, aktivieren Sie Automatische Rechnung nach Buchung und erstellen Sie danach eine neue kontrollierte Testbuchung. Lassen Sie automatisches Ausstellen, Versand und Zahlungsabgleich für diesen ersten Fall ausgeschaltet.
Vergleichen Sie Kontakt, Positionen, Menge, Rabatte, Steuer, Währung und Gesamtbetrag in beiden Systemen.
Prüfen Sie die externe Rechnungszuordnung im Buchungs- beziehungsweise Rechnungsdetail sowie die offenen Buchhaltungsprobleme.
Testen Sie anschliessend den beabsichtigten Zahlungsweg und, falls gewählt, den Versand mit einem kontrollierten Empfänger.

Bei einer extern geführten Rechnung stehen lokale Beleg- und Versandaktionen in edoobox nur entsprechend der jeweiligen Zuständigkeit zur Verfügung. Führen Sie Korrekturen über den vorgesehenen Buchhaltungsprozess aus. Die Integration verspricht keine vollständige automatische Gutschriften- oder Stornoverarbeitung; entsprechende Fälle müssen fachlich geprüft werden.

Beispiel: Rechnungen vor dem Versand freigeben

Eine Akademie möchte jede Rechnung zuerst prüfen. Sie wählt «Als Entwurf erstellen», aktiviert die automatische Rechnung nach Buchung und ordnet Kundenfelder sowie Steuersätze zu. Nach einer Testbuchung prüft die Buchhaltung den Bexio-Entwurf. Erst wenn Kontakt und Positionen stimmen, stellt sie ihn nach ihrem Freigabeprozess aus.

Weiter: Zuordnungen und Kundendaten · Synchronisation und Fehler · Rechnungen in edoobox

Das führende Rechnungsdokument und vorhandene Rechnungen

Nach der Übergabe führt Bexio das externe Rechnungsdokument mit eigener Rechnungsnummer und Status. edoobox bleibt die Quelle für Buchung, Preisberechnung und den festgehaltenen Rechnungsstand. Für eine extern geführte Rechnung erstellt, versendet oder aktualisiert edoobox nicht parallel ein zweites lokales Rechnungs-PDF.

Die Verbindung allein überträgt noch keine Rechnung. Die automatische Rechnungserstellung ist für neue geeignete Buchungen vorgesehen; ein manueller Einzel- oder Massenexport beliebiger älterer Rechnungen wird dadurch nicht angeboten. Bexio ist ausserdem keine zusätzliche Zahlungsart im Checkout: Eine Kreditkartenzahlung erfolgt weiterhin beim eingerichteten Zahlungsanbieter.

Für spätere Preisänderungen und einen koordinierten Rechnungsstorno verwenden Sie Bexio-Rechnungen ändern und stornieren.