Bexio-Rechnungen ändern und stornieren

Eine mit Bexio verbundene Rechnung besitzt ein extern geführtes Rechnungsdokument. Verwenden Sie bei Änderungen den zugehörigen edoobox-Vorgang und vergleichen Sie danach denselben Bexio-Beleg. Erstellen Sie bei einer verzögerten Übertragung keine zweite Ersatzrechnung.

Den Ausgangszustand prüfen

Öffnen Sie die betreffende Buchung und deren Rechnung in edoobox.
Öffnen Sie den verknüpften Bexio-Beleg und vergleichen Sie Rechnungsnummer, Empfänger, Währung, Steuer, Positionen und offenen Betrag.
Prüfen Sie tatsächliche Zahlungen, Gutschriften, Gutscheine oder eingesetztes Guthaben. Die Statusbezeichnung allein ersetzt diese Prüfung nicht.
Prüfen Sie unter Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → Bexio Verbindung und Offene Buchhaltungsprobleme.
Legen Sie fest, ob eine Positionskorrektur, ein Rechnungsstorno oder eine finanzielle Rückabwicklung nötig ist.

Eine unbezahlte Rechnung korrigieren

Erfasste Positions- und Betragsänderungen einer noch unbezahlten verknüpften Rechnung können als geprüfte Revision übertragen werden. Die bestehende externe Rechnung und ihre Rechnungsnummer bleiben erhalten. Der vorherige Stand wird protokolliert.

Erfassen Sie die fachlich korrekte Änderung im vorgesehenen Buchungs-/Rechnungsablauf von edoobox.
Warten Sie die Verarbeitung der Änderung ab und kontrollieren Sie offene Buchhaltungsprobleme.
Öffnen Sie dieselbe Bexio-Rechnung. Vergleichen Sie Mengen, Preise, Rabatt, Steuer und Total mit dem neuen edoobox-Stand.
Kontrollieren Sie den externen Status. Eine zuvor ausgestellte Rechnung kann für die geprüfte Positionsänderung vorübergehend in den Entwurf zurückkehren und danach wieder ausgestellt werden.
Prüfen Sie einen erforderlichen erneuten Versand bewusst. Eine Positionsrevision ist kein pauschaler Auftrag zum wiederholten E-Mail-Versand.

Die automatische Revision behält den bisherigen Rechnungsempfänger bei. Ein Wechsel von Empfänger, Währung oder Steuerberechnungsart ist keine gewöhnliche Positionskorrektur. Stimmen Sie solche Änderungen mit der Buchhaltung ab.

Wann eine manuelle Prüfung erforderlich ist

Die Rechnung ist ganz oder teilweise bezahlt, storniert oder mit Gutschriften belegt.
Gutscheine beziehungsweise vorhandenes Guthaben wurden als Vorauszahlung eingesetzt.
Positionen oder andere relevante Daten wurden in Bexio anders verändert als im zuletzt synchronisierten Stand.
Währung oder Netto-/Brutto-Steuerberechnungsart passen nicht mehr zusammen.
Während der Korrektur trifft eine Zahlung ein oder der Rechnungsstatus ändert sich.

In diesen Fällen erzwingt die Integration keine automatische finanzielle Korrektur. Öffnen Sie den Prüfhinweis, vergleichen Sie beide Systeme und klären Sie Gutschrift, Nachforderung oder Rückerstattung mit der Buchhaltung. Eine Umbuchung mit externer Rechnungszuordnung benötigt ebenfalls eine bewusste Prüfung.

Eine unbezahlte Rechnung koordiniert stornieren

Prüfen Sie vor dem vorgesehenen Rechnungsstorno, dass keine vollständige oder teilweise Zahlung vorliegt.
Starten Sie den für die verknüpfte Rechnung angebotenen Stornoweg in edoobox. Verwechseln Sie eine Buchungsannullierung nicht mit einem bereits bestätigten Rechnungsstorno.
Warten Sie auf die Bestätigung des externen Status. Ist die Rechnung in Bexio noch Entwurf, kann sie vor dem Storno zunächst ausgestellt werden.
Kontrollieren Sie danach den Status storniert in Bexio und den abgeschlossenen lokalen Storno.

Ein vorgemerkter oder laufender Storno ist noch kein bestätigter Abschluss. Der lokale Storno wird erst nach entsprechender externer Bestätigung fertiggestellt. Bei einer inzwischen eingegangenen Zahlung wird der sichere Ablauf zur manuellen Klärung angehalten.

Bezahlte Rechnungen und zurückgenommene Zahlungen behandeln

Eine bezahlte oder teilweise bezahlte Bexio-Rechnung wird nicht automatisch storniert. Eigenständige Bexio-Gutschriften und Rückerstattungen entstehen nicht allein durch die Korrektur in edoobox. Auch eine zurückgenommene edoobox-Zahlung wird nicht automatisch aus Bexio gelöscht.

Vergleichen Sie Zahlung, Währung, Datum und Providerreferenz in beiden Systemen.
Klären Sie, ob Gutschrift, Erstattung, Umbuchung oder kontrollierte Zahlungskorrektur erforderlich ist.
Führen Sie die fachlich freigegebene Korrektur in den zuständigen Systemen aus.
Dokumentieren Sie externe Belegnummer und Zahlungsreferenz am zugehörigen Vorgang.
Vergleichen Sie den offenen Betrag erneut.

Eine Stornogebühr ist eine normale Gebührenposition. Ein Rechnungsstorno beendet einen vorhandenen Beleg. Eine Gutschrift ist ein eigenes Korrekturdokument. Diese Vorgänge dürfen nicht gegenseitig als Ersatz verwendet werden.

Unklare Ergebnisse sicher nachbearbeiten

Bei einem Timeout kann Bexio die Änderung bereits angenommen haben. Öffnen Sie den ursprünglichen Problemfall und prüfen Sie den vorhandenen Beleg. Sicher erneut abgleichen verwenden Sie nur, wenn die Aktion angeboten wird. Fehlt sie bei Externe Prüfung erforderlich, klären Sie den Belegstand, bevor Sie erneut schreiben oder versenden.

Beispiel: Eine unbezahlte Kursrechnung enthält einen falschen Materialbetrag

Die Administration prüft, dass die verknüpfte Bexio-Rechnung noch keine Zahlung oder Vorauszahlung enthält. Sie korrigiert die Position im vorgesehenen edoobox-Ablauf und wartet auf die Revision. Danach vergleicht sie dieselbe externe Rechnungsnummer und das neue Total. Besteht bereits eine Teilzahlung, stimmt sie die Korrektur zuerst mit der Buchhaltung ab.