Zusammenstellung aller E-Mail-Vorlagen

Direkt nachschlagen: Vorlagen nach Prozess und Suchbegriff finden. Die Referenz enthält auch Abo-, Mahn-, Ticket- und eigene Vorlagenkontexte.

Die edoobox V2 ordnet Systemvorlagen nach Empfänger und Prozess. Einige Einträge sind zusammengesetzte Vorlagen: Eine Buchungsbestätigung besteht beispielsweise aus E-Mail, Booking.pdf, Ticket.pdf und ICS-Datei. Jeder Bestandteil kann eigene Inhalte, Platzhalter und Aktivierungsregeln besitzen.

Bearbeiten Sie deshalb nie nur den sichtbaren Mailtext. Prüfen Sie Auslöser, Buchungsstatus, Sprache, aktiven Versandanbieter und alle eingeschalteten Anhänge gemeinsam.

Aktuelle edoobox Übersicht der E-Mail-Systemvorlagen in einem Demo-Konto.

AE-Mail-EinstellungenBSystem- und eigene VorlagenCVorlagengruppen und Bearbeitung

Buchungsprozess für Teilnehmende

Eintrag im Vorlagenbaum	Bestandteil und Zweck	Wann prüfen
Buchungsbestätigung	Bestätigungs-Mail: Nachricht für eine definitive Buchung.	Online- und Admin-Buchung, Umbuchung, manueller Neuversand.
	Anhang: Booking.pdf Anmeldung: Buchungszusammenfassung.	Nur wenn Booking.pdf global versendet werden soll.
	Anhang: Ticket.pdf: QR-/Barcode-Ticket.	Ticketing aktiv, keine Wartelistenbuchung.
	Anhang: Termine ICS-Datei: Kalendertermine.	ICS aktiv, Termine vorhanden, keine Wartelistenbuchung.

Beim manuellen Versand entscheidet weiterhin der aktuelle Status, ob die normale Bestätigung oder die Wartelistenvorlage verwendet wird. Details finden Sie unter Buchungsbestätigung manuell versenden.

Stornierung

Stornierung beantragt: bestätigt den Eingang eines Stornierungsantrags, bevor ein Admin entscheidet.
Stornobestätigung: bestätigt die tatsächlich ausgeführte Stornierung und kann Gebühren-, Rückerstattungs- und Rechnungsinformationen enthalten.

Diese Vorlagen ersetzen keine fachliche Kontrolle von Buchung, Gebühr, Rückerstattung oder Stornorechnung. Prüfen Sie den Gesamtprozess unter Stornierung und Widerruf.

Zahlung und Rechnung

Vorlage	Typischer Auslöser
Zahlungserinnerung Mail	Manueller Versand aus dem Buchungsdetail über E-Mail → Zahlungserinnerung versenden.
Rechnung.pdf	Erstellung einer Rechnung.
Rechnung Mail	Versand einer Rechnung.

Das Mahnwesen besitzt eigene Zahlungserinnerungs- und Mahnungsvorlagen mit Dunning-Platzhaltern. Prüfen Sie im Menü, ob Sie die klassische manuelle Zahlungserinnerung oder eine Mahnstufe bearbeiten.

Erinnerungen, Besuch und Zertifikat

Erinnerungs-Mail: Nachricht vor dem Termin, automatisch nach der konfigurierten Zeitregel oder manuell aus der Buchung.
Besuchsbestätigungs-Mail: Nachricht nach der Präsenzprüfung.
Anhang: Zertifikat.pdf: Zertifikat mit Anwesenheit, Validierungsdaten und optionaler Leitungssignatur.
Nicht-Besuchs-Mitteilungs-Mail: Alternative für Personen, welche die erforderliche Präsenz nicht erreichen.

Terminende, Präsenzstatus, Mindestanwesenheit und Versandverzögerung müssen zusammenpassen. Siehe Präsenzen, Besuchsbestätigung und Zertifikat.

Warteliste, MustPay und Anfrageliste

Eintrag	Zweck
Warteliste Anfrage Mail	Ausgewählten Wartelistenpersonen einen Buchungsweg für einen verfügbaren Platz anbieten.
Warteliste: Buchungsbestätigungsmail	Besteht aus Warteliste Bestätigungs-Mail und Booking.pdf Warteliste; enthält kein normales Ticket und keine normale ICS-Datei.
MustPay Anmeldung abschliessen	Begonnene, noch nicht vollständig bezahlte Anmeldung fortsetzen oder verwerfen.
Anfrageliste: Anfragemail	Besteht aus Anfrage-Liste Mail und Booking.pdf Anfrageliste; enthält Entscheidungslink und Gültigkeit.
Anfrage-Liste Erinnerung Mail	Erinnert an eine noch offene Entscheidung.
Anfrage-Liste Absage Mail	Informiert über die Ablehnung im vorgesehenen Prozess.
Entscheidungsfrist abgelaufen	Informiert, dass die gültige Entscheidungsfrist verstrichen ist.
Admin hat die Anfrage abgelehnt	Eigene Nachricht für eine durch einen Admin abgelehnte Anfrage.

Freigabe, Absage und weitere Systemnachrichten

Freigabe Mail: informiert gebuchte Personen über die Durchführung eines Angebots.
Absage Mail: informiert über die Absage; Storno und Geldfluss müssen separat vorbereitet werden.
Gutscheinverkauf: enthält Code, Bezeichnung, Wert und Ablauf des gekauften Gutscheins.
Passwort vergessen: enthält den Link zur Passwortänderung.
Admin Einladung: lädt eine neue Adminperson ein. Sie gehört fachlich zum Adminzugang, obwohl sie im Teilnehmerbereich des Vorlagenbaums erscheint.

E-Mails an die Organisation

Anmeldung Info: interne Information über eine neue Teilnehmerbuchung.
Info Meldung: interne Meldung, wenn Mindest- oder Maximalwerte erreicht werden.
Teilnehmer-Abmeldung: interne Information über eine Abmeldung oder einen entsprechenden Vorgang.

Diese Nachrichten gehen nicht automatisch an dieselbe Person wie die Buchungsbestätigung. Kontrollieren Sie die hinterlegten Organisationsadressen in den E-Mail-Einstellungen.

Vorlagen mit einer kleinen Fallmatrix prüfen

Testfall	Mindestens kontrollieren
Definitive Buchung	Bestätigungs-Mail, Sprache, Booking.pdf, Ticket, ICS, Postausgang.
Warteliste	Wartelistenvorlage, Wasserzeichen, kein Ticket/ICS, spätere Platzfreigabe.
Rechnung und Zahlung	Rechnungsmail, Rechnung.pdf, Zahlungslink, Zahlungsbestätigung, offener Saldo.
Stornierung	Antrag oder direkte Stornierung, Gebühr, Rückerstattung, Stornobestätigung, Stornorechnung.
Präsenz	ausreichende und ungenügende Anwesenheit, Zertifikat und Nicht-Besuchs-Mitteilung.
Anfrageliste	Erstmail, Booking.pdf, zweite Adresse, Erinnerung, Zusage, Ablehnung und Fristablauf.

Anwendungsbeispiel: Kostenpflichtige Buchung vollständig testen

Eine Testperson bucht auf Rechnung. Geprüft werden Bestätigungs-Mail, Booking.pdf, Ticket, ICS, Rechnungsmail, Rechnung.pdf und Postausgang. Nach einer Teilzahlung werden Zahlungsbestätigung und Rechnungssaldo kontrolliert; danach folgt ein Stornotest.

Anwendungsbeispiel: Warteliste bis zum freien Platz

Eine Testperson landet auf der Warteliste und erhält nur die Wartelistenbestätigung. Nach einer Platzanfrage wird der Buchungsweg abgeschlossen. Erst im definitiven Status dürfen die normale Bestätigung und die dafür aktivierten Anhänge erscheinen.

Anwendungsbeispiel: Zertifikat nach Präsenzentscheid

Zwei Testpersonen erhalten unterschiedliche Präsenzwerte. Nur die Person oberhalb der Mindestanwesenheit bekommt Besuchsbestätigung und Zertifikat; die zweite erhält die Nicht-Besuchs-Mitteilung. Beide Ausgaben werden in jeder aktiven Sprache geprüft.

Zahlungserinnerung und Mahnstufen gestalten

Unter Zahlung & Rechnungen → Mahnungswesen stehen Zahlungserinnerung, Mahnung und Mahnung Post (PDF) zur Verfügung. Diese Vorlagen werden durch den jeweiligen Mahnprozess mit den Dunning…-Platzhaltern gefüllt. Der Inhalt und eine gespeicherte Vorlage allein starten keinen Mahnlauf. Prüfen Sie Mahnregel, Stufe, offene Beträge, Gebühren und Versandart in Mahnwesen: offene Vorgänge und Mahnlauf.

Abonnemente und Pässe: Verlängerungserinnerung

Die Vorlagengruppe Abonnemente und Pässe enthält die Abo-Verlängerungserinnerung. Sie informiert die betroffene Person über die kommende Folgeperiode und kann Zahlungs-, Rechnungs- und Kündigungslinks enthalten. Voraussetzung ist ein passender aktiver Verlängerungsablauf des Teilnehmenden-Abos. Abo-Verlängerungserinnerung gestalten führt durch Einrichtung, Platzhalter und Kontrolle.

E-Mail, erzeugtes PDF und feste Datei unterscheiden

Bei Eigene Vorlagen → Neue Vorlage erstellen wählen Sie inzwischen den Typ E-Mail-Vorlage oder PDF Vorlage. Eine eigene PDF-Vorlage ist ein dynamisches Dokument mit Platzhaltern. Sie ist weder ein zusätzlich hochgeladenes PDF noch eine eigene E-Mail-Aufgabe. Details: Eigene PDF-Vorlagen für Teilnehmerdokumente.

Die Referenz am Seitenende führt alle festen Vorlagen und gesonderten Versandkontexte auf. Spezialkontexte wie Kontaktformular oder Link teilen erscheinen nicht zwingend im normalen V2-Vorlagenbaum. Die im Konto vorhandenen Systemvorlagen und Berechtigungen bestimmen Ihre tatsächliche Auswahl.

Auswahl und Sprachvarianten im Konto prüfen

Die Referenz umfasst den festen Katalog und zusätzliche Versandkontexte. Die im V2-Baum sichtbaren Familien werden nach Prozess gruppiert; eine eigene Vorlage erscheint im Bereich Eigene Vorlagen. Zum Bearbeiten benötigen Sie die Vorlagenfreischaltung und das passende Recht.

Kontrollieren Sie jeweils E-Mail und zugehörige PDF-/ICS-Bestandteile in der benötigten Sprache. Eine eigene PDF-Vorlage gehört zu Teilnehmerdokumenten und kann in einem dafür geeigneten Automationsschritt ausgewählt werden. Sie ersetzt keine Rechnung oder Ticketdatei allein durch einen gleichlautenden Namen. Für individuelle Direktnachrichten verwenden Sie E-Mail erfassen.

Vorlagen nachschlagen

Abgleichstand: 16. Oktober 2026. 45 Vorlagen und Versandkontexte mit Zweck und zugehörigen Platzhaltern.

E-Mail-AktivierungE-Mail · Weitere Systemnachrichten

Bestätigung einer E-Mail-Aktivierung im entsprechenden Systemablauf.

Auswahl: Spezialkontext.