Angebote archivieren und wiederherstellen

Archivierte Angebote bleiben für die Verwaltung erhalten und verschwinden aus der aktiven öffentlichen Auswahl. Die Archivierung ändert den Ablageort; sie ersetzt weder eine Stornierung noch eine Rückzahlung. Sie können ein Angebot später in eine aktive Kategorie zurückholen.

Vor der Archivierung prüfen

Öffnen Sie das Angebot mit einem Adminprofil, das Angebote bearbeiten und verschieben darf. Prüfen Sie Status, laufende Buchungen, Rechnungen, Termine und allfällige Unterangebote. Ein Angebot im Status Veröffentlicht oder Garantiert kann nicht archiviert werden. Wählen Sie zuerst einen fachlich passenden Abschlussstatus; eine Absage setzt bestehende Buchungen auf die Warteliste und erledigt deren Rückzahlung nicht automatisch.

Bei einem Multiangebot gilt die Prüfung für die gesamte Familie. Einzelne Unterangebote dürfen nicht separat ins Archiv verschoben werden. Schliessen Sie die Familie gemeinsam ab; ein noch veröffentlichtes Unterangebot kann die Archivierung blockieren.

Ein Angebot manuell archivieren

Öffnen Sie das Angebotsdashboard.
Wählen Sie in der Aktionsleiste Mehr → Archivieren.
Lesen und bestätigen Sie den Dialog.
Öffnen Sie den Bereich Archiv im Angebotsbaum und suchen Sie das Angebot. edoobox ordnet es nach Jahr und bisherigem Kategorienpfad ein.
Kontrollieren Sie Buchungen und Belege. Prüfen Sie die öffentliche Auswahl mit dem bisherigen Link erneut.

Ein Archiv ist keine Sicherung ausserhalb von edoobox. Die separat aktivierte automatische Löschung kann auch alte archivierte Inhalte betreffen.

Automatische Archivierung einrichten

Öffnen Sie Einstellungen → Angebote.
Wählen Sie die gewünschte Automatische Archivierung: ausgeschaltet, Archivierung nach einem Tag, Archivierung mit Kopie oder häufigere Archivierung nach ungefähr einer halben Stunde.
Wählen Sie den Bezug Startdatum oder Sichtbar bis. Bei ausgeschalteter Automatik ist diese Auswahl gesperrt.
Kontrollieren Sie den Abschlussstatus der betroffenen Angebote. Die Automatik verarbeitet nur abgeschlossene Status; Entwürfe werden dabei ebenfalls nicht automatisch archiviert.
Prüfen Sie nach dem vorgesehenen Lauf die aktive Struktur und das Archiv.

Die Verarbeitung erfolgt periodisch. Die Bezeichnungen sind keine Zusage einer Archivierung auf die genaue Minute. Bei Bezug Sichtbar bis zählt das berechnete Datum aus Start, Ende oder Anmeldeschluss samt eingestelltem Abstand.

Archivierung mit Kopie: Bei einem einzelnen Angebot kann edoobox eine neue Kopie in der bisherigen Kategorie anlegen und das Original archivieren. Prüfen Sie bei der Kopie Termine, Status, Preise, Texte und Bedingungen. Für Multiangebote und Angebote mit Unterangeboten wird dieser automatische Kopiermodus nicht ausgeführt; verwenden Sie einen passenden gemeinsamen Archivierungsablauf.

Archiviertes Angebot wiederherstellen

Öffnen Sie das Angebot im Archiv und gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie im Wiederherstellungsbereich Wiederherstellen.
Wählen Sie eine passende aktive Zielkategorie und bestätigen Sie.
Kontrollieren Sie, ob das Angebot und seine Unterangebote wieder im aktiven Baum liegen.
Prüfen Sie Status, Anmeldestart, Anmeldeschluss, Sichtbarkeit, Termine und gegebenenfalls Intern-Code. Die Wiederherstellung allein macht das Angebot noch nicht wieder buchbar.

Bei einem alten Termin beginnen Sie mit der Planung des neuen Durchgangs. Falls Sie die historischen Buchungen erhalten möchten, erstellen Sie stattdessen eine Kopie mit neuen Terminen.

Testangebote aufräumen: Auswahl, Papierkorb oder Löschen

Entscheiden Sie je Angebot, ob Sie es später noch benötigen. Archivieren erhält die historische Verwaltung, in den Papierkorb verschieben ist ein anderer Ablagezustand, und Löschen verlangt eine Bestätigung für einen unwiderruflichen Vorgang. Wählen Sie den endgültigen Löschbefehl nur für sicher nicht mehr benötigte Daten.

Suchen und filtern Sie die betreffenden Angebote in der Angebotsübersicht. Kontrollieren Sie Namen, Status, Kategorie und zugehörige Unterangebote.
Prüfen Sie auch bei einem als Test bezeichneten Angebot zuerst Buchungen, Belege und Zahlungen. Die Bezeichnung allein kennzeichnet keine technisch folgenlose Testumgebung.
Öffnen Sie das jeweilige Angebot. Verwenden Sie Mehr → Archivieren, wenn Sie den Verlauf behalten möchten, oder die angebotene Aktion für den Papierkorb. Veröffentlichte beziehungsweise garantierte Angebote und ihre Familie müssen zuerst einen passenden Status erhalten.
Falls ein endgültiges Löschen beabsichtigt ist und Mehr → Löschen angeboten wird, lesen Sie den Bestätigungsdialog vollständig. Ein Unterangebot wird nicht losgelöst von seiner Multiangebotsfamilie bereinigt.
Kontrollieren Sie danach den aktiven Baum sowie Archiv oder Papierkorb. Eine absichtliche finanzielle Rückabwicklung erledigen Sie über den Buchungsablauf.

Die Kontrollkästchen der Angebotsübersicht dienen unter anderem der Auswahl für Exporte. Eine Mehrfachauswahl stellt keine allgemeine Sammellöschung oder gemeinsame Archivierungsaktion bereit. Arbeiten Sie die geprüften Angebote über ihre jeweilige Aktionsleiste ab. Ein Archiv ist ausserdem nicht vor einer später greifenden automatischen Löschung geschützt.

Wenn Archivierung oder Wiederherstellung scheitert

Beobachtung	Prüfung und nächster Schritt
Archivierung wird abgelehnt	Status aller betroffenen Angebote prüfen. Veröffentlichte oder garantierte Angebote zuerst fachlich abschliessen.
Unterangebot lässt sich nicht verschieben	Den Vorgang am Hauptangebot für die gesamte Familie durchführen.
Automatik erstellt keine Kopie	Prüfen, ob es ein Multiangebot oder ein Angebot mit Unterangeboten ist. Diese Kombination ist vom automatischen Kopiermodus ausgenommen.
Nach Wiederherstellung weiterhin unsichtbar	Zielkategorie, Archiv-/Papierkorbbereich, Status, Sichtbarkeitszeit und Intern-Code kontrollieren.
Wiederherstellung scheint nicht übernommen	Ansicht neu laden und das Ergebnis im Zielbaum prüfen. Bei erneutem Fehler den gemeldeten Hinweis mit Angebot und Zielkategorie an den Support weitergeben.

Beispiel: Abgeschlossenen Jahreskurs erhalten

Eine Akademie schliesst ihren Jahreskurs ab und prüft Zahlungen sowie Belege. Sie archiviert den Kurs über Mehr und findet ihn danach unter dem Kursjahr im Archiv. Für den nächsten Durchgang kopiert sie das Angebot, legt neue Termine fest und prüft die kopierten Abo- und Stornierungsbedingungen. Erst diese neue, geprüfte Kopie wird veröffentlicht.