Bexio: Zuordnungen und Kundendaten

Bexio: Zuordnungen und Kundendaten

Eine verbundene Bexio-Firma benötigt eindeutige Zuordnungen für Kundendaten und Rechnungswerte. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung und die verbundene Bexio-Karte. Die Bereiche Kundendaten zuordnen, Zuordnungen und Automatisch zugeordnete Objekte erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Kundendaten zuordnen

1. Öffnen Sie Kundendaten zuordnen.
2. Wählen Sie je Bexio-Zielfeld das passende edoobox-Quellfeld. Neben den Standardfeldern stehen die konfigurierten eigenen Datenfelder zur Verfügung.
3. Prüfen Sie insbesondere Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl, Ort, Land und E-Mail.
4. Ordnen Sie Hausnummer oder Adresszusatz nur zu, wenn auch die Strasse zugeordnet ist. Andernfalls kann die Einstellung nicht gespeichert werden.
5. Speichern Sie und kontrollieren Sie das Ergebnis mit einer Rechnung für einen vollständig gepflegten Testkontakt.

Die Standardzuordnung übernimmt unter anderem Geschlecht/Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl, Ort, Land, E-Mail und Telefonnummer. Hausnummer, Adresszusatz und Mobiltelefon sind zunächst nicht separat zugeordnet. Das Feld «Firma» ist standardmässig den Bemerkungen zugeordnet; prüfen Sie, ob dies zu Ihrer Datenpflege passt.

Beispiel: Ihre Strasse steht im Standardfeld, die Hausnummer in einem eigenen Datenfeld. Ordnen Sie beide gezielt zu. Steht die komplette Anschrift bereits im Strassenfeld, vermeiden Sie eine doppelte Hausnummer durch eine zusätzliche Zuordnung.

Buchhaltungswerte zuordnen

Öffnen Sie Zuordnungen. Die Tabelle stellt Edoobox-Leistung und Externe Leistung gegenüber. Je nach Rechnung und Strategie sind Ertragskonto, Artikel, Bankkonto, Rechnungswährung, Rechnungssprache, Zahlungsart, Steuersatz, Rechnungseinheit oder Dokumentbenutzer relevant.

1. Bearbeiten Sie zuerst Einträge mit Manuelle Zuordnung erforderlich.
2. Wählen Sie den passenden externen Wert aus. Gleiche Bezeichnungen allein reichen nicht: Prüfen Sie fachliche Bedeutung und Gültigkeit.
3. Nutzen Sie bei Steuern MwSt.-Sätze aus bexio laden, um die aktuellen Auswahlwerte zu laden. Dies speichert eine neue Zuordnung noch nicht.
4. Prüfen Sie Warnungen zu für ausgehende Rechnungen nicht empfohlenen Steuersätzen.
5. Klicken Sie Zuordnungen speichern. Kehren Sie danach zu einem betroffenen offenen Buchhaltungsproblem zurück und starten Sie dort den angebotenen sicheren Abgleich.

Ein optionaler Eintrag kann unzugeordnet bleiben, wenn Ihr Prozess ihn nicht benötigt. Eine erforderliche Zuordnung muss zum konkreten Rechnungsfall passen.

Automatisch zugeordnete Objekte prüfen

Bei der Artikelstrategie werden Angebote, Preisvarianten und Zusatzleistungen während der Übertragung angelegt und wiedererkannt. Der Bereich Automatisch zugeordnete Objekte zeigt diese gespeicherten Verbindungen. Automatische Einträge werden nicht über die manuelle Zuordnungstabelle umgeschrieben.

Nutzen Sie die Ansicht, um nachzuvollziehen, welcher externe Artikel zu einer edoobox-Leistung gehört. Wenn eine Zuordnung fachlich falsch ist, prüfen Sie den konkreten Beleg und die Leistung, bevor Sie neue Artikel oder Rechnungen erzeugen.

Beispiel: Eine Rechnung wartet auf den Steuersatz

Ein neuer Steuersatz wird erstmals in einer Buchung verwendet. Die Übertragung meldet eine fehlende Zuordnung. Die Buchhaltung lädt die Bexio-MwSt.-Sätze, wählt den gültigen Satz für ausgehende Rechnungen und speichert. Anschliessend öffnet sie den ursprünglichen Problemfall und verwendet «Sicher erneut abgleichen». Sie kontrolliert dieselbe Rechnung, statt eine zweite Rechnung als Ersatz anzulegen.

Weiter: Bexio einrichten · Zahlungsabgleich und Fehler

Abweichende Rechnungsadresse und erforderliche Namensfelder

Vorname und Nachname benötigen eine Zuordnung. Beziehen Sie sich bei einer abweichenden Rechnungsadresse auf den tatsächlichen Rechnungsempfänger: Die persönlichen Teilnehmerfelder und deren zusätzliche Zuordnung überschreiben dann nicht automatisch die andere Rechnungsidentität.

Bereits eindeutig verknüpfte Bexio-Kontakte werden wiederverwendet. Ohne Zuordnung prüft edoobox eine passende bestehende Identität und erstellt bei Bedarf den Kontakt. Für eine sichere Identität werden Name und E-Mail oder Name mit vollständiger Strasse, Postleitzahl und Ort benötigt. Ein ähnlicher Name allein ist kein sicherer Treffer. Mehrere exakt passende Kontakte verlangen eine manuelle Klärung. Prüfen Sie deshalb den Kontakt an der konkreten Rechnung, bevor Sie weitere Kontakte anlegen. Eine spätere persönliche Adressänderung überschreibt einen bereits zugeordneten Bexio-Kontakt nicht unkontrolliert; kontrollieren Sie sie auch dort.

Positionen, Steuern und grosse Auswahllisten prüfen

Eine Rechnung in diesem Integrationsablauf darf höchstens 150 Positionen enthalten; Rabattpositionen zählen mit. Bei Überschreitung wird keine absichtlich unvollständige Rechnung übertragen. Klären Sie eine fachlich passende Aufteilung vor einer erneuten Erstellung.

Auch für einen Preis mit 0 Prozent Steuer ist eine gültige externe Steuerzuordnung erforderlich. Prüfen Sie bei Steuersätzen neben der Bezeichnung die Verkaufsverwendung und die Gültigkeit am Rechnungsdatum. Wenn ein erwarteter Bexio-Stammdatenwert in einer umfangreichen Auswahl fehlt, lassen Sie die Auswahlgrenzen und die bestehende Zuordnung klären; ersetzen Sie ihn nicht durch einen ähnlich benannten falschen Wert.