Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen und verwalten
Diese Anleitung beschreibt die Vertragsfunktion zwischen Ihrer Organisation und edoobox. AGB und Datenschutzhinweise für Ihre Teilnehmenden verwalten Sie separat unter Gesetzestexte.
Vor der Anforderung prüfen
- Verwenden Sie einen persönlichen Adminzugang mit Zugriff auf die Datenschutz-Einstellungen.
- Kontrollieren Sie Name und E-Mail Ihres Adminprofils sowie die Organisationsdaten. Die Vertragsanforderung verwendet diese Angaben.
- Klären Sie intern, welche Vereinbarung benötigt wird und wer sie unterzeichnen darf. Bei Kundschaft aus mehreren Rechtsräumen kann eine fachliche Prüfung beider Vereinbarungen nötig sein.
Vertrags-E-Mail anfordern
- Öffnen Sie Einstellungen → Datenschutzerklärung.
- Prüfen Sie vorhandene Einträge, Typ und Status. Öffnen Sie Erklärung bearbeiten.
- Wählen Sie den zu Ihrer Situation passenden Bereich: Kundschaft aus EU/EWR oder Kundschaft aus der Schweiz.
- Wählen Sie dort Auftragsdatenverarbeitungsvertrag unterzeichnen.
- Lesen Sie den Bestätigungsdialog. Bei einer bereits signierten Vereinbarung wird auf die Ungültigkeit des bisherigen Vertrags nach Bestätigung und die Gültigkeit des neuen Vertrags erst nach Ihrer Signatur hingewiesen.
- Bestätigen Sie nur, wenn der Ersatz beabsichtigt ist. edoobox fordert die Vertrags-E-Mail an. Der Klick allein ist noch keine abgeschlossene Unterschrift.
Unterzeichnung abschliessen und Status kontrollieren
- Öffnen Sie die an die Admin-E-Mail gesendete Vertragsnachricht und folgen Sie den darin angegebenen Schritten zur digitalen Unterzeichnung.
- Prüfen Sie die Vertragsangaben vor der Unterschrift. Bewahren Sie die abgeschlossenen Unterlagen nach Ihrem internen Vertragsprozess auf.
- Öffnen oder laden Sie die Datenschutzübersicht erneut. Kontrollieren Sie Name der zuständigen Admin-Person, Typ, Status und Unterzeichnungsdatum; die Übersicht zeigt zusätzlich eine gespeicherte IP-Adresse.
- Name und IP-Adresse werden bereits bei der Anforderung erfasst. Sie belegen allein noch keine abgeschlossene Signatur. Bleibt der Eintrag nicht unterzeichnet oder fehlt die Nachricht, prüfen Sie Admin-E-Mail, Spamordner und den Zeitpunkt der Anforderung. Lassen Sie einen ausstehenden Vorgang durch den Support klären, bevor Sie wiederholt neue Ersatzverträge anfordern.
Option ausserhalb EU/EWR
Der dritte Bereich bietet eine ausdrückliche Bestätigung für den dort beschriebenen Ausschlussfall. Die Aktion Ausschluss bestätigen ist erst nach Aktivierung der zugehörigen Checkbox verfügbar. Diese Bestätigung ersetzt keine unterzeichnete EU-/EWR-Vereinbarung und sollte nur gewählt werden, wenn die angezeigte Erklärung für Ihre tatsächliche Verarbeitung zutrifft.
Beispiel: Zuständige Admin-Person wechselt
Eine Organisation möchte nach einem Personalwechsel eine neue Vereinbarung anfordern. Die zuständige Person prüft zuerst die vorhandenen Vertragsdaten und ihre eigene E-Mail-Adresse. Sie stimmt den Ersatz intern ab, fordert den passenden Vertrag an und unterzeichnet über die Vertrags-E-Mail. Erst nach Kontrolle des Status gilt die Einrichtung im Team als erledigt.