Stornierungsanträge und Gebühren prüfen

Der Leitfaden zu Rechtstexten, Stornierung und Nachweisen verbindet Einrichtung, Buchung und spätere Prüfung. Diese Anleitung begleitet einen Stornierungswunsch von der Admin-Prüfung bis zum geprüften Endstand von Buchung, Gebühr, Beleg und Erstattung. Sie verwenden sie für einen offenen Teilnehmerantrag oder eine bereits entstandene Stornogebühr. Die Einrichtung der Gruppen und Rechenstufen steht unter Stornierungsregeln und Gebühren; den direkten Stornodialog erklärt Buchung mit oder ohne Stornogebühr stornieren.

Buchung und Zuständigkeit vorbereiten

Öffnen Sie die betroffene Buchung über die Buchungstabelle, das Angebot oder das Teilnehmerprofil. Prüfen Sie Buchungsnummer, Kontaktperson und sämtliche aktiven Teilnahmen.
Lesen Sie Stornierungsbedingungen → Alle Regeln: gespeicherte Gruppe, aktive Regelstufe, Widerrufsdatum und einen dokumentierten Ausschluss. Prüfen Sie auch die bei dieser Buchung angenommene Gesetzestextversion.
Vergleichen Sie Buchungstotal, Rechnung, Originalzahlung und bereits ausgeführte Erstattungen. Bei extern geführter Rechnung klären Sie zuerst, welches Buchhaltungssystem die Korrektur ausführt.
Legen Sie fest, ob die ganze Buchung entfällt, nur eine Person einer Sammelbuchung ausscheidet oder ein Angebotswechsel gewünscht ist. Eine einzelne Teilnahme ändern und Umbuchen haben andere Folgen als das Stornieren der Gesamtbuchung.
Verwenden Sie ein Adminprofil mit den nötigen Buchungs-, Notiz- und Finanzrechten. Fehlt eine Aktion, prüfen Sie die Berechtigungen und den aktuellen Buchungs- beziehungsweise Belegstatus.

Bei einem nachträglich verschobenen Angebotsstart vergleichen Sie zusätzlich die Teilnehmer-Stornoseite und die Admin-Gebührenvorschau. Die öffentliche Regelentscheidung kann die gespeicherte Startzeit verwenden, die Adminvorschau den aktuellen Angebotsstart. Klären Sie einen abweichenden Betrag vor der Freigabe und halten Sie die Entscheidung in einer Notiz fest.

Offenen Stornierungsantrag bearbeiten

Ein Antrag bedeutet zunächst, dass eine Person die Stornierung verlangt hat. Er ist noch kein Nachweis einer stornierten Teilnahme oder einer Auszahlung. Bei einer Regel mit Admin-Bestätigung bleibt die Freigabe durch Ihr Team erforderlich.

Öffnen Sie die zur Buchung angeheftete Notiz oder TODO mit dem Stornierungswunsch, beispielsweise Annullierung durch Teilnehmer beantragt. Lesen Sie Begründung und Buchungsbezug.
Aktualisieren Sie das Buchungsdetail und prüfen Sie die jetzt geltende Gebührenvorschau sowie Zahlung und Widerrufsstatus.
Soll der Antrag nach den angehefteten Regeln bewilligt werden, erledigen Sie die damit verknüpfte TODO gezielt. Im Notizeditor ist die Aktion Erledigt & Speichern. Bei einer noch offenen Stornierungsanfrage kann diese Aktion die Buchung tatsächlich stornieren und die zugehörigen Gebühren-/Erstattungsschritte auslösen.
Soll die Gebühr erlassen oder ein anderer Betrag vereinbart werden, öffnen Sie stattdessen Stornieren am Buchungsvorgang. Wählen Sie Ohne Stornogebühr oder Freier Stornobetrag und begründen Sie die Entscheidung in Beschreibung. Die reine TODO-Freigabe verwendet die Regeln und bietet keine eigene Betragsauswahl.
Kontrollieren Sie danach den tatsächlichen Buchungsstatus. Bei erfolgreicher Stornierung wird der offene Antrag abgeschlossen; weitere passend verknüpfte Storno-TODOs können ebenfalls erledigt werden.

Eine Storno-TODO nicht beiläufig erledigen: Verwenden Sie die Erledigt-Aktion nicht nur, um Ihre Aufgabenliste aufzuräumen oder einen Antrag abzulehnen. Wenn keine Stornierung erfolgen soll, dokumentieren Sie die Rücksprache und den gewünschten Fortbestand, ohne die ausführende Freigabe auszulösen. Für einen abweichenden Prozess stimmen Sie die Fallbearbeitung intern ab.

Schlägt die Freigabe fehl, ist der Antrag nicht allein dadurch abgeschlossen, dass sich das Notizfenster schliesst. Laden Sie Buchung und TODO erneut. Klären Sie eine offene Rechnung, fehlgeschlagene Erstattung oder externe Rechnungsprüfung, bevor Sie eine Freigabe wiederholen.

Gebührenentscheidung und Widerruf kontrollieren

Auswahl im Buchungsstorno	Wirkung	Zu prüfen
Mit angehefteten Regeln stornieren	edoobox berechnet die Gebühr aus der zutreffenden gespeicherten Regel.	Buchungstotal, Angebotsstart, Prozentstufe und tatsächlicher Endbetrag.
Ohne Stornogebühr	Es wird keine offene Stornogebühr erzeugt; der Erlass bleibt als Vorgang nachvollziehbar.	Vereinbarung und Beschreibung, tatsächliche Rückgabe bereits gezahlter Beträge.
Freier Stornobetrag	Sie erfassen einen nicht negativen Betrag für diesen Vorgang.	Währung, vereinbarter Betrag und Begründung; kein zusätzliches manuelles Gebühren-Duplikat erzeugen.

Bei einem technisch aktiven und nicht ausgeschlossenen Widerruf setzt edoobox die Stornogebühr auf null, auch wenn Sie Regeln oder einen freien Betrag wählen. Ein im Buchungsdetail hinterlegter Ausschluss wird mit seiner Quelle angezeigt. Die administrative Option Widerruf bei dieser Buchung ignorieren ist keine neu eingeholte Teilnehmerzustimmung. Prüfen Sie den gespeicherten Nachweis und die tatsächliche Vereinbarung.

Ein Wechsel der Stornobedingung oder deren Entfernung verändert bereits erzeugte Gebühren nicht. Der Ablauf für eine solche Änderung steht im Buchungsdetail. Offene Wartelisten- oder Anfragebuchungen lösen aus den neuen Regeln keine Stornogebühr und keinen automatischen Refund aus.

Umbuchungsentgelt getrennt von der Stornogebühr verrechnen

Eine Vereinbarung kann für einen Kurswechsel ein festes Entgelt vorsehen, während bei einer endgültigen Absage eine prozentuale Stornogebühr gilt. Die aktuelle Umbuchungsoberfläche bietet keine eigene Regelstaffel für Umbuchungsentgelte und keine Gebühren-Erlassauswahl. Beim internen Storno der Quellbuchung können deren gespeicherte Stornoregeln wirken. Planen Sie die beiden Beträge deshalb vor dem Wechsel ausdrücklich und prüfen Sie den tatsächlichen Finanzstand.

Halten Sie fest, welche Buchung ersetzt wird, welches Entgelt für den Wechsel vereinbart ist und ob eine zusätzliche Stornogebühr entfällt. Lesen Sie die an der Quellbuchung gespeicherten Bedingungen. Ändern Sie dafür keine globale Vorlage und entfernen Sie die gespeicherten Nachweise nicht ungeprüft.
Stimmen Sie bei vorhandenen Zahlungen, Erstattungen oder extern geführten Rechnungen vorab mit der zuständigen Buchhaltung beziehungsweise dem Support ab, wie die Korrektur ausgeführt wird. Der Umbuchungsdialog selbst verspricht keinen abweichenden Gebührenentscheid.
Führen Sie die geprüfte Umbuchung einmal aus. Kontrollieren Sie Quelle und Ziel samt Rechnungen, übertragenen Zahlungen und entstandenen Gebühren. Ist eine vereinbarungsgemäss entfallende Stornogebühr vorhanden, verwenden Sie nach dieser Prüfung Gebühr stornieren. Die Aktion hebt die Gebühr vollständig auf; sie ist kein Editor für eine beliebige Teilreduktion.
Erfassen Sie das gesondert vereinbarte Entgelt erst, wenn die Korrektur geklärt ist und noch keine entsprechende Belastung existiert: Öffnen Sie das richtige Benutzerprofil → Transaktionen → Transaktion hinzufügen. Geben Sie die Belastung negativ ein, wählen Sie Währung, Datum und den fachlich passenden Steuersatz. Eine Beschreibung wie «Umbuchungsentgelt, Wechsel von Buchung … zu Buchung …» macht den Bezug nachvollziehbar. Bei einer Sammelbuchung prüfen Sie zuerst die zahlungspflichtige Kontaktperson.
Kontrollieren Sie Transaktion und Personensaldo. Erstellen Sie anschliessend über Neue Rechnung aus den noch nicht verrechneten Transaktionen den benötigten Beleg. Wählen Sie nur passende Positionen derselben Währung; nehmen Sie eine bereits verrechnete Kursgebühr nicht nochmals auf.
Prüfen Sie Rechnung, allfällige Gegenbuchung, tatsächlich ausgeführte Rückzahlungen und Postausgang. Der Fall ist erst abgeschlossen, wenn die verbleibende Forderung der dokumentierten Vereinbarung entspricht.

Die manuelle Belastung ist kein automatisch entstandenes Stornogebührenobjekt. Ihre Beschreibung und die interne Notiz stellen den Bezug zum Kurswechsel her. Die ausführlichen Formulare erklären manuelle Transaktionen und manuelle Rechnungserstellung.

Anwendungsbeispiel: Fester Zuschlag beim Kurswechsel

Eine Person wechselt in einen späteren Kurs. Das Team hat für diesen Wechsel ein festes Entgelt vereinbart; bei einer vollständigen Absage würde eine andere Stornoregel gelten. Es dokumentiert die Ausnahme, klärt vorab den Umgang mit der bisherigen Zahlung und prüft nach der Umbuchung eine entstandene Stornogebühr. Erst nach deren nötiger Korrektur erfasst es das separate Entgelt einmal und stellt die passende Rechnung. Dadurch werden Stornogebühr und Umbuchungsentgelt nicht versehentlich kumuliert.

Gebührenobjekt öffnen und seinen Zustand lesen

Öffnen Sie im Buchungsdetail den Block Gebühren pro Buchung.
Klicken Sie die passende Stornogebühr. Der Detaildialog zeigt Betrag, offenen Betrag und Verknüpfungen zu Buchung, Angebot und gegebenenfalls Rechnung sowie Zahlung beziehungsweise Rückerstattung.
Lesen Sie Auslösende Stornoregel und einen vorhandenen Admin-Hinweis. Bei angewendetem Widerruf kann auch der Betrag vor Widerruf angezeigt werden.
Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung oder Zahlung und stimmen Sie die tatsächlichen Beträge ab. Der Gebührenstatus allein ersetzt diese Kontrolle nicht.

Anzeige	Einordnung
offen	Ein offener Gebührenrest ist zu begleichen. Vergleichen Sie den angezeigten offenen Betrag mit Beleg und angerechneten Zahlungen.
Rechnung	Die Gebühr ist einem Rechnungsbeleg zugeordnet; prüfen Sie dessen Zahlung und offenen Rest.
Bezahlt	Eine Zahlung wurde der Gebühr zugeordnet. Prüfen Sie bei einer Korrektur den passenden Zahlungsweg.
Rückerstattung	Die Gebühr kann durch den bei einer Erstattung einbehaltenen Teil der Originalzahlung gedeckt sein. Die Anzeige bedeutet nicht, dass der Gebührenbetrag selbst an die Person ausbezahlt wurde.
Ohne Stornogebühr	Ein Nullbetrag beziehungsweise Erlass ist dokumentiert; bei aktivem Widerruf wird dies im Detail kenntlich gemacht.
Storniert	Die Gebühr wurde aufgehoben. Prüfen Sie gegebenenfalls Gegenbuchung, Beleg und tatsächlichen Geldfluss.
Gegenbuchung	Eine ausgleichende Gebührenposition gehört zur Korrektur einer bereits bezahlten oder verrechneten Gebühr.

Gebühr in Rechnung stellen oder Zahlung erinnern

Öffnen Sie das Gebührenobjekt und prüfen Sie, ob bereits eine Rechnung verknüpft ist.
Ist noch keine vorhanden und wird die Aktion angeboten, wählen Sie in Rechnung stellen. Öffnen Sie anschliessend den erzeugten Beleg und kontrollieren Sie Betrag, Adresse, Buchungsbezug sowie den angerechneten Zahlungsanteil.
Für einen wirklich offenen Gebührenrest können Sie Zahlungserinnerung versenden verwenden. Prüfen Sie vorher den Teilnehmendensaldo und die gültige E-Mail-Adresse.
Kontrollieren Sie im Postausgang, ob die Nachricht erzeugt und versendet wurde und welche offenen Positionen sie enthält.

Die Erinnerung nutzt die Zahlungsübersicht der Person; behandeln Sie sie nicht als garantiert isolierte Nachricht nur für diese eine Gebühr. Bei vollständig gedeckter Gebühr, einem Erlass, einer Gegenbuchung oder einem Storno wird keine offene Gebührenzahlung erinnert. Eine ungültige oder fehlende Empfängeradresse muss zuerst berichtigt werden.

Eine Zahlungserinnerung erzeugt keine neue Stornogebühr. Die Erstellung und Korrektur der Belege erklärt Rechnung und Stornorechnung.

Gebühr stornieren und Gegenbuchung prüfen

Öffnen Sie das konkrete Gebührenobjekt und prüfen Sie, ob es offen, bezahlt oder aus einer früheren Rückzahlung gedeckt ist.
Klären Sie mit der zuständigen Person die vollständige Aufhebung dieser Gebühr und dokumentieren Sie den Grund als Notiz. Der Bestätigungsdialog der Gebührenaktion enthält selbst kein freies Begründungsfeld.
Wählen Sie Gebühr stornieren. Lesen Sie den Hinweis, dass die Gebühr nachvollziehbar bleibt und bei einer bereits bezahlten oder durch einen Einbehalt bei einer Rückzahlung gedeckten Gebühr eine Gegenbuchung entstehen kann.
Bestätigen Sie Gebühr stornieren einmal und aktualisieren Sie danach Gebührenobjekt, Transaktionen und verknüpfte Rechnung.
Kontrollieren Sie den Status Storniert, einen offenen Rest von null und gegebenenfalls die Gegenbuchung. Prüfen Sie bei einer zuvor bezahlten Gebühr zusätzlich, ob eine technische Rückzahlung wirklich erfolgreich war.

Bei einer offenen, noch nicht gedeckten Gebühr kann edoobox die zugehörige offene Gebührenrechnung stornieren und die Belastung aufheben. Bei bereits gedeckten Gebühren kann eine technische Rückzahlung erforderlich sein; schlägt sie fehl, ist die Gebührenaufhebung noch nicht abgeschlossen. Eine extern geführte Rechnung kann eine manuelle Prüfung verlangen. Behandeln Sie eine Erfolgsmeldung deshalb erst nach der Nachkontrolle als Abschluss.

Eine aufgehobene Stornogebühr aktiviert die ursprünglich stornierte Buchung nicht wieder. Soll die Person doch teilnehmen, prüfen Sie die nötige neue oder wiederhergestellte Teilnahme mit Kapazität, Preis und Belegführung separat. Der Dialog bietet eine vollständige Gebührenaufhebung; eine Teilreduktion verlangt eine abgestimmte Finanzkorrektur, statt denselben Betrag mehrfach zu erfassen.

Wenn Storno oder Gebühr nicht abgeschlossen werden

Situation	Nächster Arbeitsschritt
Automatische Online-Rückzahlung fehlgeschlagen	Buchungsstatus, Originalzahlung und Anbieterportal aktualisieren. Prüfen Sie vorhandene Refunds und den rückerstattbaren Rest. Wiederholen Sie erst nach Klärung des tatsächlichen Geldflusses.
Gutscheincode konnte nicht erzeugt werden	Prüfen Sie die in den Bedingungen gewählte Rückgabeform und ob Gutscheincodes im Buchungsprozess aktiviert sind. Kontrollieren Sie, ob bereits ein Code entstand, bevor Sie einen Ersatz ausstellen.
Extern geführte Rechnung oder manuelle Finanzprüfung	Korrektur mit dem zuständigen Buchhaltungssystem abstimmen und dessen tatsächlichen Belegstatus prüfen. Keine zweite lokale Rechnung oder Auszahlung für denselben Vorgang erzeugen.
Eine Finanzaktion ist bereits in Bearbeitung	Aktualisieren Sie nach Abschluss des anderen Vorgangs und stimmen Sie den Stand mit der bearbeitenden Person ab. Mehrfachklicks ersetzen die Abstimmung nicht.
Offene Rechnung im bisherigen Admin-Ablauf ohne Regeln	Die konkret angezeigte Rechnung prüfen und fachlich korrigieren; danach Buchungsstorno erneut beurteilen.
Manuell bezahlte Rechnung, Bankrückzahlung offen	Den in der Aufgabe genannten Restbetrag über die Bank auszahlen und die bereits erfolgte Zahlung danach gemäss Bankrückzahlung erfassen dokumentieren.
Gebührenaufhebung wegen Rückzahlung blockiert	Originalzahlung und rückerstattbaren Rest prüfen; eine angezeigte Gegenbuchung oder ein geschlossenes Fenster allein beweist keine Auszahlung. Finanzkorrektur abstimmen und anschliessend den Gebührenstatus erneut prüfen.

Wenn Anzeige, E-Mail und Transaktionen auseinanderlaufen, halten Sie Buchungs-, Rechnungs- und Transaktionsnummer sowie den letzten geprüften Status in einer internen Notiz fest. Setzen Sie den Fall erst fort, wenn klar ist, welche Aktion tatsächlich ausgeführt wurde.

Beispiele für einen sauberen Abschluss

CHF 200 bezahlt, CHF 50 Gebühr

Bei einem Storno ohne weitere Gebühren werden CHF 50 aus der bereits bezahlten Summe für die Gebühr einbehalten und CHF 150 über den vorgesehenen Weg zurückgegeben. Die Administration kontrolliert die ursprüngliche Rechnung, den Gebührenbeleg, die zugeordnete Deckung und die tatsächliche Rückerstattung. Die CHF 50 werden nicht nochmals als vollständig offene Zahlung eingefordert.

Adminfreigabe mit vereinbartem Erlass

Eine Person beantragt das Storno; die gespeicherte Stufe würde 50 Prozent berechnen. Nach Rücksprache erlässt das Team die Gebühr. Die Administration dokumentiert den Grund und verwendet am Buchungsvorgang Stornieren → Ohne Stornogebühr, statt die TODO nach Regeln freizugeben. Danach prüft sie Stornostatus, Erstattung und Abschluss des Antrags.

Bankzahlung und noch offene Rückzahlung

Die Buchung ist storniert und die Gebühr aus der Zahlung gedeckt. Die verbleibende Bankrückzahlung ist als Aufgabe aufgeführt. Erst nach der tatsächlichen Überweisung und deren Erfassung wird der Fall abgeschlossen. Der Status «storniert» allein hätte diese Arbeit offengelassen.