Duplikatsuche: Regeln und automatisches Zusammenführen

Die zentralen Duplikatregeln legen fest, welche Teilnehmerprofile als mögliche Duplikate erscheinen. Sie können die Erkennung aktivieren, Vergleichsfelder auswählen und eine Schwelle für Vorschläge setzen. Zusätzlich steht automatisches Zusammenführen für konfliktfreie Treffer zur Verfügung.

Regeln öffnen und Erkennung aktivieren

Öffnen Sie die globalen Einstellungen und Duplikatsuche.
Wechseln Sie zum Reiter Einstellungen.
Aktivieren Sie die Duplikatsuche, wenn neue Kandidaten gesucht werden sollen.
Ändern Sie die Regeln und warten Sie auf Gespeichert.
Prüfen Sie die Ergebnisse anschliessend unter Offene Duplikate.

Ist die Funktion inaktiv, verarbeitet der Hintergrundlauf das Konto nicht weiter und führt dort keine automatischen Zusammenführungen aus. Bereits vorhandene Personen und Vorschläge bleiben bestehen. Die manuelle Aktion Duplikate suchen am Profil ist ein gesonderter Suchauftrag und kann die Kandidaten weiterhin neu prüfen.

Felder, Pflichtvergleich und Gewicht festlegen

Einstellung	Wirkung	Beispiel
Aktiv	Das Feld wird in den Vergleich einbezogen.	Nachname und Personalnummer vergleichen.
Pflicht	Der Wert muss übereinstimmen, damit ein Kandidat akzeptiert wird.	Eine eindeutige Personalnummer muss passen.
Gewicht	Bestimmt den Anteil des Feldes am Trefferwert; Werte von 1 bis 10 sind möglich.	Personalnummer stärker als Vorname gewichten.

Vergleichen Sie stabile, konsistent gepflegte Werte. Gemeinsame Familienadressen, häufige Namen oder zentrale Firmen-E-Mail-Adressen sind allein nicht eindeutig. Eigene Datums- und Dateifelder werden nicht unterstützt; die Oberfläche kennzeichnet sie entsprechend. Geeignete eigene Textfelder können verwendet werden.

Globaler Schalter, Feldregel und Profilhinweis

Anzeige oder Einstellung	Was sie aussagt	Was Sie kontrollieren
Globaler Schalter unter Duplikatsuche	Steuert die kontoweite Hintergrundverarbeitung.	Gespeicherten Zustand und die tatsächlich aktiven Vergleichsfelder.
Aktiv/Pflicht/Gewicht einer Feldregel	Bestimmt, ob und wie dieses Feld den Vergleich beeinflusst.	Geeignetes Feldformat sowie echte und ausreichend gepflegte Personenwerte.
Aktiv/Inaktiv am Teilnehmer-Datenfeld	Ist eine feldbezogene Anzeige, kein eigener globaler Suchschalter.	Über In der Duplikatsuche bearbeiten die zentrale Regel prüfen.
Duplikatanzahl in der Profilübersicht	Zeigt die geladenen offenen Kandidaten dieser Person.	Nach Regeländerungen das Profil neu öffnen und bei Bedarf im Assistenten neu suchen. Kein Hinweis ist allein kein Nachweis einer ausgeschalteten Funktion.

Eine weiterhin widersprüchliche Aktiv/Inaktiv-Anzeige behandeln Sie als gesonderten Prüfpunkt. Die Schrittfolge Profilanzeige und globale Aktivierung unterscheiden führt vom gespeicherten Regelstand zum Kandidatenabgleich. Das Ändern des Personenstatus ist dafür kein Lösungsweg.

Kandidatenschwelle und Trefferwert verstehen

Unter Kandidaten % stellen Sie ein, ab welchem Trefferwert ein Vorschlag angezeigt wird. Der Wert liegt zwischen 0 und 100. Höhere Werte grenzen die Vorschläge stärker ein; ein als Pflichtvergleich markiertes Feld muss unabhängig davon passen.

Der Score berechnet sich aus den übereinstimmenden Gewichten im Verhältnis zu den beim Vergleich berücksichtigten Gewichten. Er ist keine Identitätsbestätigung. Beispiel: Stimmen bei einem Vergleich Vorname mit Gewicht 1 und Nachname mit Gewicht 2 überein, die ebenfalls berücksichtigte E-Mail mit Gewicht 2 aber nicht, ergeben sich 3 von 5 Punkten, also 60 Prozent. Ein fehlgeschlagener Pflichtvergleich verhindert dennoch den passenden Kandidaten.

Automatisches Zusammenführen vorbereiten

Prüfen Sie zunächst die Kandidaten mit ausgeschaltetem Auto-Merge.
Vergleichen Sie bekannte echte Duplikate und bekannte verschiedene Personen.
Entscheiden Sie erst nach dieser Prüfung, ob Sie Auto-Merge aktivieren möchten.
Legen Sie unter Auto-Merge % die benötigte Schwelle fest.
Wählen Sie unter Survivor, ob das neueste oder älteste Profil weiterbestehen soll.
Kontrollieren Sie danach zusammengeführte Profile und offene Vorschläge regelmässig.

Automatisch zusammengeführt werden nur ausreichend hohe Treffer ohne Feldkonflikte und mit passenden Pflichtvergleichen. Die automatische Schwelle ersetzt diese beiden Bedingungen nicht. Der manuelle Assistent verlangt bei Konflikten eine ausdrückliche Feldwahl.

Die harte Obergrenze liegt bei zehn Profilen pro Zusammenführung; die angezeigte Kontogrenze kann niedriger sein. Die zusammengeführten Quellprofile werden entfernt. Prüfen Sie Profile mit Abonnementen oder Pässen vorab gesondert, wie in der Anleitung zum Zusammenführen beschrieben.

Auto-Merge im laufenden Betrieb kontrollieren

Halten Sie die verwendeten Pflichtfelder, Gewichte, Schwellen und die Survivor-Strategie für Ihr Team nachvollziehbar fest.
Prüfen Sie nach der Hintergrundverarbeitung offene Vorschläge und bekannte Vergleichsfälle erneut. Eine gespeicherte Regel wirkt nicht als Erfolgsgarantie für jeden vorhandenen Bestand.
Öffnen Sie das weiterbestehende Profil und unter Übersicht → Notizen die Systemnotiz Duplikate automatisch zusammengeführt. Vergleichen Sie die beteiligten Profil-IDs und die Strategie.
Kontrollieren Sie Stammdaten, Status, Buchungen, Rechnungen und Notizen. Bestehende Abonnemente und Pässe müssen vorab gesondert geklärt sein.
Bei unerwarteten Ergebnissen stellen Sie Auto-Merge auf Inaktiv und klären den Bestand. Das Ausschalten stellt bereits entfernte Quellprofile nicht wieder her.

Es ist keine eigene Auto-Merge-E-Mail eingerichtet. Die Notiz- und Ergebnisprüfung ist deshalb Teil des Betriebsablaufs. Wenn ein erwartetes Paar nicht erscheint, verwenden Sie die Diagnose für fehlende Kandidaten und ändern Sie nicht bloss die Prozentgrenze.

Gefundene Vorschläge löschen

Die Aktion Alle gefundenen Duplikate löschen entfernt die offenen und veralteten Suchvorschläge und setzt den Suchindex für die erneute Verarbeitung zurück. Sie löscht nicht die Teilnehmerprofile. Dauerhaft ignorierte Paare bleiben erhalten; die Aktion hebt eine frühere Ignorierung nicht auf. Verwenden Sie sie beispielsweise, wenn Sie eine bisher ungeeignete Regel korrigiert haben und Vorschläge neu beurteilen möchten. Lesen Sie die Bestätigung vor der Ausführung.

Nach Regeländerungen kann eine neue Kandidatensuche nötig sein. Öffnen Sie Offene Duplikate, aktualisieren Sie die Liste und prüfen Sie neue Vorschläge vor einem Zusammenführen.

Zwei sinnvolle Regelbeispiele

Firmenkurse mit Personalnummer: Die Organisation vergleicht Vorname, Nachname und eine eigene eindeutige Personalnummer. Sie markiert die Nummer als Pflichtvergleich, gewichtet sie höher und prüft Fälle mit Namensänderung. Auto-Merge bleibt während der Einführung ausgeschaltet.

Familienangebot mit gemeinsamer E-Mail: Die Organisation verwendet E-Mail nicht als alleinige Identifikation. Sie prüft Vornamen und eigene stabile Merkmale und führt Profile verschiedener Familienmitglieder nicht zusammen, selbst wenn der Score hoch ausfällt.

Automatische Zusammenführung bei Mitgliedschaften aussetzen

Enthält Ihr Konto Zeitabonnemente oder Pässe, lassen Sie Automatisches Zusammenführen deaktiviert, bis der Support die vollständige Übernahme der Zuweisungen, Perioden und Nutzungen bestätigt hat. Die Wirkungszahlen für Buchungen, Rechnungen und Notizen belegen diese Übernahme nicht. Die automatische Auswahl kennt keine eigene Ausnahme für Profile mit Mitgliedschaften.

Die Erkennung kann weiterhin Kandidaten liefern. Prüfen Sie diese in Offene Duplikate und führen Sie betroffene Profile vorerst nicht zusammen. Details stehen unter Profile mit Abonnementen oder Pässen.

Regeln zusammen mit dem Buchungsweg prüfen

Die Duplikatsuche beurteilt bereits vorhandene Profile. Für wiederkehrende öffentliche Anmeldungen richten Sie zusätzlich die Profilübernahme im Teilnehmerformular ein. Für wiederkehrende Gruppen prüfen Sie Identifikation und Master-Zugriff. So entsteht ein nachvollziehbarer Weg vor der späteren Bereinigung.

Prüfen Sie zwei unterschiedliche Personen mit gemeinsamer Kontaktadresse ausdrücklich als Gegenbeispiel. Der Trefferwert und eine bestätigte E-Mail-Adresse belegen nicht, dass beide Profile derselben Person gehören. Mehrere gewollte Buchungen eines einzigen Profils bleiben ein anderer Fall; die Abgrenzung von Profil und Buchung hilft bei der Entscheidung.