Automationen: Regeln erstellen und aktivieren
Mit Automationen reagieren Sie innerhalb von edoobox auf bestimmte Ereignisse. Eine Regel beschreibt Wann sie geprüft wird, Nur wenn welche Bedingungen erfüllt sind und was Dann geschehen soll. Sie können beispielsweise Tags ergänzen, eine interne Notiz erstellen oder vor dem Versand eine passende Vorlage auswählen.
Aktivieren Sie zunächst das Plugin Automationen im Plugin Manager. Prüfen Sie die angezeigten Voraussetzungen und Konditionen. Öffnen Sie danach Einstellungen → Automationen. Falls die Plugin-Detailansicht erscheint, ist die Konfiguration noch nicht freigeschaltet.
Eine Regel anlegen
- Öffnen Sie Automationen → Regeln und wählen Sie Neue Regel.
- Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel «Webinar: Person markieren».
- Wählen Sie unter Wann das Ereignis. Die angezeigten Kontext-Badges zeigen, welche Daten für Bedingungen und Aktionen verfügbar sind.
- Ergänzen Sie unter Nur wenn die Bedingungen.
- Fügen Sie unter Dann mindestens eine vollständige Aktion hinzu.
- Ergänzen Sie Beschreibung und Priorität. Speichern Sie die Regel zunächst als Entwurf.
Das passende Ereignis wählen
| Ereignis | Verfügbare Zusammenhänge |
|---|---|
| Neue Person | Benutzerdaten |
| Neue Buchung | Buchung, Benutzer, Angebot und Angebotsleitung |
| Neues Angebot | Angebot und Angebotsleitung |
| Vor Versand der Buchungsbestätigung | Kommunikation, Buchung, Benutzer, Angebot und Angebotsleitung |
| Vor Versand eines Zertifikats | Zusätzlich der konkrete Teilnehmerbezug |
Ein Neuanlage-Ereignis ist kein allgemeiner Auslöser für jede spätere Änderung. Wählen Sie für eine andere fachliche Situation einen tatsächlich angebotenen Auslöser. Die Auswahl von E-Mail- oder PDF-Vorlagen vor dem Versand gehört zu den Kommunikationsereignissen.
UND, ODER und Bedingungen verwenden
Wählen Sie für jede Bedingung zuerst den Kontext, dann das Feld und den Vergleich. Der Datentyp bestimmt die Auswahl: Texte lassen sich vergleichen oder auf enthaltene Wörter prüfen; Zahlen auf Grössen und Bereiche; Datumsfelder auf Zeiträume oder ein Alter; Tags auf einen, alle oder keinen ausgewählten Wert.
- Alle Bedingungen / UND: Jede Bedingung der Gruppe muss erfüllt sein.
- Mindestens eine Bedingung / ODER: Eine erfüllte Bedingung reicht aus.
- Gruppen: Eine Untergruppe verbindet beispielsweise zwei Alternativen innerhalb einer UND-Regel.
Beispiel: «Angebot hat Tag Webinar» UND («Sprache ist Deutsch» ODER «Sprache ist Französisch»). Die Regel trifft so nur auf Webinare mit einer der beiden Sprachen zu.
Es stehen höchstens zwei sichtbare Gruppenebenen, 50 Bedingungen und 10 Aktionen pro Regel zur Verfügung. Verfügbare eigene Datenfelder und Tags wählen Sie aus dem Konto aus. Eine leere Bedingungsgruppe grenzt das Ereignis nicht ein; prüfen Sie in der Zusammenfassung sorgfältig, ob die Regel für alle betroffenen Datensätze gelten soll.
Aktionen konfigurieren
| Aktion | Erforderliche Auswahl |
|---|---|
| Benutzerdaten ändern | Schreibbares Standardfeld oder eigenes Datenfeld und neuer Wert |
| Benutzertags hinzufügen oder entfernen | Tags aus dem Konto |
| E-Mail mit Vorlage senden | Passende E-Mail-Vorlage und Empfänger: ein verfügbares E-Mail-Feld der Person oder Angebotsleitung |
| Notiz erstellen | Betreff, Nachricht und Zuordnung zur Person und/oder Buchung |
| E-Mail-Vorlage ersetzen | Passende Vorlage für den bevorstehenden Kommunikationsversand |
| PDF-Vorlage ersetzen | Kompatible Vorlage für das Teilnehmerdokument im Kommunikationskontext |
Die Aktion «Vorlage ersetzen» ändert die Auswahl für den bevorstehenden Versand. Sie ist von einer zusätzlichen E-Mail-Aktion zu unterscheiden, die eine weitere Nachricht erzeugt. Eine zusätzliche E-Mail darf nicht versehentlich dieselbe Bestätigung nochmals verschicken.
Ordnen Sie Aktionen mit den Pfeilen. Höhere Regelprioritäten werden zuerst ausgewertet. Wenn mehrere Kommunikationsregeln dieselbe Vorlagenauswahl verändern, kann eine höher priorisierte Aktion die andere verdrängen. Prüfen Sie überschneidende Regeln im Ausführungsprotokoll.
Regel simulieren und aktivieren
- Speichern Sie den Entwurf und wählen Sie ein geeignetes Testobjekt, das zum Ereignis passt.
- Starten Sie den Test und lesen Sie die Prüfung von Auslöser, Bedingungen und Aktionen.
- Wählen Sie danach ein Gegenbeispiel, bei dem die Bedingungen nicht erfüllt sein sollen.
- Korrigieren und speichern Sie die Regel, bis beide Ergebnisse stimmen.
- Aktivieren Sie die Regel. Prüfen Sie nach dem nächsten passenden echten Ereignis die Ausführungen.
Der Regeltest ist eine Simulation: Er prüft die Bedingungen am gewählten Objekt und die vorgesehenen Aktionen. Er versendet keine E-Mail und führt keine Datenänderung aus. Er bestätigt deshalb noch keine Zustellung einer späteren Nachricht.
Zum Unterbrechen verwenden Sie Pausieren. Entwürfe und pausierte Regeln reagieren nicht auf neue Ereignisse. Bereits geplante beziehungsweise laufende Arbeiten kontrollieren Sie im Ausführungsprotokoll.
Beispiele für sinnvolle Regeln
Webinar-Buchungen markieren
Wählen Sie «Neue Buchung», filtern Sie auf den Angebotstag «Webinar» und ergänzen Sie die gewünschte Buchungsstatus-Bedingung. Als Aktionen fügen Sie den Benutzertag «Webinar» hinzu und erstellen eine Notiz an der Buchung. Prüfen Sie eine passende und eine unpassende Buchung.
Passende Zertifikatsvorlage auswählen
Wählen Sie das Ereignis vor dem Zertifikatsversand. Begrenzen Sie die Regel auf die gewünschte Angebotsgruppe und wählen Sie eine kompatible PDF-Vorlage. Prüfen Sie im Ausführungsdetail, welche Vorlage tatsächlich gewählt wurde, und kontrollieren Sie anschliessend das erzeugte Dokument.
Für Aktionen in fremden Apps verwenden Sie weiterhin Zapier oder die API. Diese internen Regeln ersetzen keinen beliebigen Zeitplan oder ein externes Integrationsprogramm.
Bestätigung und PDF vor dem Versand auswählen
Die passende Vorlage wählen Sie beim Ereignis vor dem Versand. Eine Regel bei Neue Buchung ist dafür zu früh beziehungsweise ein anderer Ablauf. Die Schrittfolge mit kompatiblen PDF-Familien, Priorität und Gegenbeispiel finden Sie unter E-Mail- und PDF-Vorlagen vor dem Versand auswählen.
Bei gleicher Priorität entscheidet die stabile Regelreihenfolge; mehrere Ersetzungsaktionen derselben Art werden nicht zu einer Vorlage kombiniert. Vergeben Sie für überschneidende Fälle deshalb bewusst unterschiedliche Prioritäten und prüfen Sie den ausgewählten Gewinner im Ausführungsdetail.