Organisation: Unternehmens- und Kontoinformationen
Die Organisationsinformationen sind die Stammdaten Ihres edoobox Kontos. Hier pflegen Sie den Namen und die Kontaktadresse Ihrer Organisation. Eine separate Rechnungsadresse ist für die Abrechnung Ihres edoobox Abonnements vorgesehen und wird nur aktiv, wenn die notwendigen Angaben vollständig sind.
Unterscheiden Sie diese Kontodaten von den Daten einzelner Angebote, Durchführungsorte und Teilnehmenden. Eine Änderung der Organisationsadresse ersetzt beispielsweise nicht automatisch die Adresse eines bereits erstellten Durchführungsortes.
Bearbeitbare Organisationsangaben
Öffnen Sie Einstellungen → Organisation. In edoobox können Sie folgende Angaben bearbeiten:
Allgemein: Firmenname und Webseite.
Adresse: Strasse, Postleitzahl und Ort. Diese Felder sind Pflichtangaben.
Kontakt: Kontaktperson, Telefonnummer und gültige E-Mail-Adresse.
Sprache: Korrespondenzsprache des Kontos.
Bei der Webseite können Sie eine Adresse mit http:// oder https:// eingeben; edoobox normalisiert den gespeicherten Wert. Prüfen Sie nach einer Domainänderung trotzdem alle öffentlich verwendeten Links und E-Mail-Signaturen.
Speicherung pro Feld: Organisationsdaten und die abweichende Rechnungsadresse werden bei der Änderung des jeweiligen Felds gespeichert. Es gibt dafür keinen gemeinsamen abschliessenden Speichern-Button. Schliessen Sie die Ansicht erst, wenn die laufende Speicherung beendet ist. Kontrollieren Sie bei einer Fehlermeldung den betroffenen Wert nach erneutem Öffnen.
Empfänger der internen Anmeldung-Info-Mail pflegen
Die globale interne Anmeldung Info wird bei aktivierter Funktion an die Kontakt-E-Mail Ihrer Organisation gesendet. Öffnen Sie Einstellungen → Organisation und pflegen Sie unter Kontakt das Feld E-Mail.
Diese Empfängeradresse ist von der Absenderadresse Ihres E-Mail-Providers und vom gewählten Empfänger der edoobox-Kontoabrechnung getrennt. Ändern Sie bei einer neuen internen Zuständigkeit die passende Adresse und kontrollieren Sie anschliessend eine Buchungsbenachrichtigung im Postausgang. Aktivierung, Vorlage und Abgrenzung zu weiteren Empfängern erklärt Interne Anmeldung-Info.
Nicht frei änderbare Kontomerkmale
Konto-Kürzel, Land und Währung sind in der Organisationsansicht deaktiviert. Das Konto-Kürzel kann laut Oberfläche nachträglich weder durch Sie noch durch den edoobox Support geändert werden.
Ändert sich die rechtliche Organisation so grundlegend, dass Land oder Kontowährung nicht mehr passen, planen Sie die Umstellung vor dem Überschreiben anderer Stammdaten mit dem Support. Die deaktivierten Felder sind kein normales Adressformular.
Zusätzliches Konto oder interner Bereich?
| Bedarf | Planung |
|---|---|
| Interne und öffentliche Kurse derselben Organisation mit gemeinsamer Verwaltung | Prüfen Sie interne Kategorien und Angebote, Tags und Zugangsbedingungen im bestehenden Konto. Die Daten bleiben in dessen Verwaltung. |
| Eigenständige Organisation mit getrennten Stammdaten, Adminzuordnungen und Kontoabrechnung | Planen Sie ein zusätzliches Organisationskonto. Dessen Daten, Einstellungen, Paket und Abrechnung werden separat geführt. |
| Eine Person betreut mehrere getrennte Konten | Verwenden Sie gültige Adminzugänge je Konto und Multi-Sessions zum Wechseln. |
Ein interner Bereich ist keine zusätzliche Datenbank oder eigene Kontoabrechnung. Umgekehrt synchronisiert eine gleiche Admin-E-Mail zwei Konten nicht. Planen Sie Website-Links, Designs, Exporte und mögliche Datenübernahmen je Konto. Zusatzkosten und Vertragsumfang prüfen Sie vor der Neuregistrierung anhand der aktuellen Konditionen; mehrere Konten sind nicht automatisch im bisherigen Paket enthalten.
Organisationsnamen ändern und Kontokürzel beibehalten
- Öffnen Sie Einstellungen → Organisation und ändern Sie unter Allgemein → Firmenname den gewünschten Anzeigenamen.
- Verlassen Sie das Feld, warten Sie das Speichern ab und öffnen Sie die Ansicht zur Kontrolle erneut.
- Prüfen Sie relevante E-Mail- und PDF-Vorlagen mit Organisationsplatzhaltern. Manuell eingetragene Namen in einem Design, einer Signatur oder Beschreibung müssen Sie dort gesondert pflegen.
- Kontrollieren Sie die vorhandene Buchungsverlinkung und die abweichende Konto-Rechnungsadresse. Der Firmenname und das unveränderliche Kontokürzel sind getrennte Angaben; eine Umbenennung des Firmennamens vergibt kein neues Kontokürzel.
Anwendungsbeispiel: Neuer öffentlicher Organisationsname
Eine Organisation erhält einen neuen Anzeigenamen. Sie ändert den Firmennamen, kontrolliert Vorlagen mit Organisationsangaben und ersetzt alte Namen in frei erfassten Texten. Das bestehende Kontokürzel bleibt erhalten; die Umbenennung ist kein automatischer Umzug der Buchungslinks.
Wenn lediglich der SAML-Loginbutton einen verständlicheren Namen erhalten soll, ändern Sie den Namen des SAML-Providers. Dafür ist keine Änderung des Kontokürzels vorgesehen.
Abweichende Rechnungsadresse einrichten
Für die edoobox Kontoabrechnung können Sie eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen. Verfügbar sind:
Rechnungsanschrift beziehungsweise Organisation
Kostenstelle
Strasse
Postleitzahl und Ortschaft
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Erfassen Sie zuerst die vollständige Adresse und aktivieren Sie sie danach. Ist sie unvollständig, verhindert edoobox die Aktivierung beziehungsweise setzt eine bereits aktive unvollständige Rechnungsadresse wieder auf Inaktiv. Prüfen Sie den Status deshalb nach jeder Änderung.
Prüfen Sie anschliessend unter Einstellungen → Abrechnung den ausgewählten Empfänger der Abrechnungs-E-Mails. Die abweichende Rechnungsadresse muss vollständig und aktiv sein, damit ihre E-Mail dort als gültige Auswahl verwendet werden kann. Eine Adressänderung ist keine freie Bearbeitung bereits erstellter Belege und kein Editor für deren E-Mail-Betreff.
Für besondere Buchhaltungsvorgaben lesen Sie Welche Rechnung suchen Sie?. Die Vorlage «Rechnung Mail» und die abweichende Rechnungsadresse einer Teilnehmerbuchung betreffen andere Belege.
Wo Organisationsdaten wirken
Kontoverwaltung: Firmenname, Kontakt und Korrespondenzsprache helfen, das Konto eindeutig zu führen.
edoobox Abonnement: Die separate Rechnungsadresse ist für diese Kontoabrechnung vorgesehen.
Vorlagen: Organisationsangaben können dort erscheinen, wo eine E-Mail- oder PDF-Vorlage entsprechende Organisationsplatzhalter verwendet.
Öffentliche Darstellung: Nur ein Design oder eine Vorlage, die diese Angaben ausgibt, macht sie im Buchungsprozess sichtbar.
Eine Änderung wirkt somit nicht zwingend an jeder Stelle gleich. Prüfen Sie die konkrete Vorlage, statt von einer automatischen Ersetzung aller Texte auszugehen.
Kontrollliste nach einer Änderung
Ändern Sie das gewünschte Feld und verlassen Sie es, damit dessen Änderung gespeichert wird. Warten Sie auf das Ende der Ladeanzeige und laden Sie die Organisationsansicht zur Kontrolle neu.
Prüfen Sie, ob eine abweichende Rechnungsadresse weiterhin Aktiv ist.
Öffnen Sie eine relevante E-Mail- und PDF-Vorschau mit Organisationsplatzhaltern.
Kontrollieren Sie die nächste Kontoabrechnung unter Konto: Abrechnung und Kontojournal.
Anwendungsbeispiel: Umzug ohne Änderung der Buchhaltung
Ein Bildungsanbieter zieht um. Er ändert Strasse, Postleitzahl und Ort der Organisation, lässt aber die bereits vollständige zentrale Rechnungsadresse bestehen. Danach kontrolliert er deren Aktivstatus und prüft eine E-Mail-Vorschau mit Organisationsangaben.
Anwendungsbeispiel: Zentrale Kostenstelle für das Abonnement
Die operative Kontaktadresse gehört zur Kursadministration, die Aborechnung soll jedoch an die Konzernbuchhaltung gehen. Die Organisation erfasst Rechnungsanschrift, Kostenstelle, Postadresse und Buchhaltungs-E-Mail vollständig und aktiviert erst danach die abweichende Rechnungsadresse.
Anwendungsbeispiel: Neue Gesellschaft in einem anderen Land
Ein Konto soll künftig von einer Gesellschaft in einem anderen Land und mit anderer Währung geführt werden. Weil Land und Währung nicht frei bearbeitbar sind, ändert das Team nicht nur den Firmennamen, sondern klärt zuerst mit dem Support, wie das Konto sauber weitergeführt oder migriert werden soll.