Promotionskampagnen und Gutscheine vollständig verstehen
Eine Promotion besteht aus der Kampagnenregel und ihren Codes. Die Kampagne definiert Wert, Verrechnung und Bedingungen; jeder Code besitzt einen eigenen Aktivstatus und eine Liste der Buchungen, in denen er verwendet wurde.
Verkaufte Gutscheine verwenden dieselbe technische Basis, werden aber erst nach einer erfolgreichen Zahlung automatisch erzeugt. Für eine verlässliche Administration müssen deshalb Kampagne, einzelner Code, Buchung, Rechnung und Zahlung gemeinsam betrachtet werden.
Sichtbarkeit und Einlösefeld
Aktivieren Sie unter den allgemeinen Angebotseinstellungen Promotionen im Buchungsprozess anzeigen. Die Promotionsübersicht zeigt den aktuellen Zustand dieser Einstellung. Zusätzlich muss das Promotionscode-Widget in der verwendeten Designvorlage vorhanden sein.
Ist das Feld nicht sichtbar, prüfen Sie Einstellung, zugewiesenes Design, Vorlage und Veröffentlichung. Ein gültiger Code nützt der buchenden Person nichts, wenn die Eingabe in ihrer tatsächlichen Buchungsstrecke fehlt.
Verrechnungsarten und Bemessungsgrundlage
Angebotspreisreduktion: Betrag oder Prozent auf die Preiskategorien und gegebenenfalls ausgewählte Lektionen. Zusatzleistungen gehören nicht automatisch zur Rabattbasis.
Verrechnung mit Buchungstotal: fester Betrag auf das passende Total in derselben Währung. Der Endbetrag fällt nie unter null.
Die Rechnung behandelt eine Angebotspreisreduktion als Rabattposition. Eine Totalverrechnung wird eher wie eine Teilzahlung behandelt. Prüfen Sie Mehrwertsteuer und Buchhaltung mit Ihrer Fachstelle und testen Sie die konkrete Kombination unter Rechnung und Stornorechnung.
Vollständige Online-Prüfung eines Codes
Bei der Eingabe im öffentlichen Buchungsprozess prüft edoobox nacheinander Codeaktivität, Zeitraum, maximale Einlösungen inklusive laufender Reservationen, Tagbedingungen, Buchungstyp, E-Mail-/Domainregel, hierarchischen Gültigkeitsbereich, Währung und Mindestbuchungswert.
Der Gültigkeitsbereich einer Kategorie umfasst ihre untergeordneten Angebote. Tagbedingungen verlangen einen Login und können direkte Profil-Tags, Tags aus Buchungen ausserhalb der Warteliste sowie SAML-Tags erfüllen. Mehrere positive Bedingungen müssen alle passen; ein negativer Treffer sperrt.
Codes erzeugen, importieren und verwalten
Beim erstmaligen Erstellen kann ein einzelner Code exakt aus dem höchstens zehn Zeichen langen Code-Text bestehen. Bei mehreren Codes ergänzt edoobox Zufallszeichen bis maximal 15 Zeichen. Pro Generierung sind höchstens 500 Codes möglich.
Beim CSV-Import steht ein Code pro Zeile. Nach dem Einlesen wählen Sie in der Vorschau die zu importierenden Zeilen und können deren Aktivstatus vor dem Start kontrollieren. Der Import verarbeitet die Auswahl in kleineren Paketen.
Die Code-Tabelle zeigt Status, Code und Anzahl Verwendungen. Öffnen Sie einen Code, um die verbundenen Buchungen zu sehen, ihn zu kopieren oder zu aktivieren beziehungsweise zu deaktivieren.
Gesamtlimit und einmal pro Person unterscheiden
Die Einstellung Wie oft darf der einzelne Code in dieser Promotion eingelöst werden? begrenzt die Verwendungen dieses Codes insgesamt. Sie wird über alle Personen und passenden Buchungen gezählt, einschliesslich laufender Reservationen. Ein gemeinsamer Code mit Limit 100 bedeutet deshalb nicht «100 Personen je einmal». Auch dieselbe Person kann ihn erneut einsetzen, solange die übrigen Bedingungen und das Gesamtlimit passen. Eine zusätzliche Auswahl «höchstens einmal pro Person» gibt es in dieser Einrichtung nicht.
Für eine Aktion mit einem Einmalcode pro Person erstellen oder importieren Sie unterschiedliche Codes mit Verwendungslimit 1 und verteilen genau einen Code je berechtigter Person. Ein solcher Code ist damit noch nicht technisch an diese Person gebunden. Wenn auch die Empfängeradresse eingeschränkt sein soll, richten Sie die passende E-Mail-Bedingung in einer getrennten Kampagne für diese Person ein. Eine Firmen-Domain oder ein gemeinsames Kundentag begrenzt die Zielgruppe, verhindert aber keine zweite Einlösung eines mehrfach nutzbaren Codes durch dieselbe Person.
Mehrfach verwendbarer Betrag ist kein abnehmendes Guthaben: Ein Code mit einem festen Wert und mehreren erlaubten Verwendungen wendet seinen konfigurierten Wert bei jeder zulässigen Einlösung erneut an. Er führt kein gemeinsames Restwertkonto über alle Buchungen. Für einen einmal gekauften Wert verwenden Sie stattdessen die dokumentierte Restwertbehandlung.
Kampagnen bearbeiten und ablegen
Änderungen an Name, Zeitraum, Gültigkeitsbereich, Verrechnung, Wert, Mindestbetrag, Buchungstyp, Domains und Tags werden im Bearbeitungsdialog direkt gespeichert. Die Währung ist nach der Erstellung gesperrt.
Promotionen lassen sich nicht löschen. Der zeitliche Zustand ergibt sich aus Start und Ende; die Übersicht filtert nach laufend, geplant und abgelaufen. Für eine beendete Aktion setzen Sie ein passendes Enddatum und deaktivieren gefährdete Einzelcodes.
Code nachträglich in einer Buchung zuordnen
Admins können in einer bestehenden Buchung eine Promotion samt Code auswählen oder die Zuordnung entfernen. Danach werden Preis und Buchungsdaten neu berechnet; bestehende Rechnungen und offene Salden müssen fachlich geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
Restwert einer Totalverrechnung bearbeiten
Bei Verrechnung mit Buchungstotal und einem festen Betrag wählen Sie unter Restwert eines Promocodes, was mit einem nicht benötigten Betrag geschieht: Restwert verfällt, vollen Promocode-Wert dem Userkonto gutschreiben oder neuen Promocode für den Restwert erstellen. Die Auswahl ist für reine Angebotspreisrabatte und Prozentrabatte nicht vorgesehen.
Beispiel: Ein Wertcode über CHF 100 wird auf CHF 80 angerechnet. Je nach Einstellung verfallen CHF 20, bleiben als positiver Teilnehmersaldo bestehen oder werden als neuer Code ausgegeben. Beim Userkonto-Modus wird der volle Codewert gutgeschrieben und die aktuelle Buchung daraus verrechnet. Der Originalcode folgt weiterhin seinem Verwendungslimit.
Die vollständige Einrichtung, Rechnungskontrolle und Mailprüfung erklärt Gutscheine: Restwerte und Guthaben.
Verkaufte Gutscheine und Restwerte unterscheiden
Nach erfolgreicher Zahlung erzeugt edoobox für einen Gutscheinkauf eine eigene Promotion mit einem Code. Ein solcher Code ist grundsätzlich einmal einlösbar und auf die Verkaufswährung beschränkt. Die Gültigkeit des verkauften Gutscheins liegt üblicherweise bei 1080 Tagen nach der Codeerstellung.
Einmalige Verwendung des Originalcodes und Behandlung des Restwerts sind zwei Einstellungen. Bei festen Beträgen mit Verrechnung auf das Buchungstotal können Sie bestimmen, ob ein nicht benötigter Betrag verfällt, als Teilnehmersaldo bestehen bleibt oder als neuer Code ausgestellt wird. Prüfen Sie die konkrete Kampagneneinstellung, bevor Sie einen Restwert zusagen oder ausschliessen.
Eine Angebotspreisreduktion besitzt diesen Restwertablauf nicht. Die Einzelheiten stehen unter Restwerte und Guthaben und Gutscheine verkaufen.
Codes sicher kommunizieren
Behandeln Sie nicht eingelöste Codes wie vertrauliche Werte. Nennen Sie im Begleittext immer Zeitraum, Zielangebote, Mindestwert, Buchungstyp, Einmal- oder Mehrfachnutzung und Kontaktweg bei Problemen.
Die Promotions-Zusammenfassung zeigt einen kampagnenspezifischen Platzhalter wie ##Promotion[promotion_id]##. Verwenden Sie ihn nur in Vorlagen, deren Versandablauf für Promotionen geprüft wurde. Ein Testversand muss bestätigen, dass pro Empfänger der erwartete Code erzeugt oder ausgegeben wird.
Anwendungsbeispiele
Anwendungsbeispiel: Ein Code ist kurzzeitig blockiert
Ein einmaliger Partnercode wurde in einer Buchung eingegeben, die noch im Countdown steht. Eine zweite Person erhält die Meldung, die maximale Verwendung sei erreicht. Die Administration wartet bis zum Ende der Reservation und prüft danach, ob die erste Buchung abgeschlossen wurde, statt einen zweiten identischen Code anzulegen.
Anwendungsbeispiel: Vergessenen Rabatt administrativ nachtragen
Eine Teilnehmerin meldet einen vergessenen Code. Der Admin prüft manuell Zeitraum, Zielangebot, normalen Buchungstyp, Domain, Tags, Aktivstatus und bisherige Verwendungen. Erst danach ordnet er den Code zu und kontrolliert Saldo sowie bestehende Rechnung.
Anwendungsbeispiel: Kategorie-Rabatt nach Angebotsverschiebung
Eine Promotion gilt für die Kategorie Weiterbildung. Ein Angebot wird in eine andere Kategorie verschoben und liegt dadurch nicht mehr im hierarchischen Gültigkeitsbereich. Das Team führt nach der Strukturänderung eine Testbuchung durch und ergänzt das Angebot nur dann ausdrücklich, wenn die Aktion weiterhin gelten soll.
Promotionen mit Mitgliedschaften und Pässen kombinieren
Ein Promotionscode und ein Mitgliedschafts- oder Passvorteil werden für dieselbe Person und Preisposition nicht einfach addiert. edoobox vergleicht die anwendbaren Geldvorteile und verwendet den grösseren. Bei gleich hohem positivem Vorteil gewinnt die Promotion. Eine begrenzte Passnutzung kann dadurch erhalten bleiben, sofern der Pass nicht zugleich als Zugangsvoraussetzung gebraucht wird.
Beispiel: Der Angebotspreis beträgt CHF 100. Ein Mitgliederpreis gewährt CHF 20 Vorteil, die Promotion CHF 10. Es werden nicht CHF 30 abgezogen, sondern der anwendbare CHF-20-Vorteil. Prüfen Sie bei Sammelbuchungen jede Person und bei Zusatzleistungen deren Bemessungsgrundlage. Unterschiedliche Währungen werden dafür nicht umgerechnet.
Ein Einlösecode für eine Mitgliedschaft oder einen Pass kann im gleichen Eingabefeld erscheinen, ist aber kein frei konfigurierter Wertgutschein. Die Einrichtung und Nutzung erklärt Pässe und Einlösecodes.
Bedingungen eines Restwerts gesondert prüfen
Teilnehmerguthaben und ein neuer Restwertcode übernehmen die Bedingungen des Originalcodes unterschiedlich. Ein Guthaben ist ein eigener Saldo ohne dessen Angebots- und Ablaufbindung. Der neue Code erhält eine eigene Promotion mit Mindestbuchungswert 0; Kundentag-Bedingungen werden nicht automatisch kopiert. Prüfen Sie bei eingeschränkten Kampagnen daher die tatsächlich entstandenen Bedingungen. Den vollständigen Ablauf erklärt Gutscheine: Restwerte und Guthaben.