Comprendre entièrement les campagnes promotionnelles et les bons
Une promotion comprend la règle de campagne et ses codes. La campagne définit la valeur, l’imputation et les conditions ; chaque code possède son propre statut actif et une liste des réservations dans lesquelles il a été utilisé.
Les bons vendus utilisent la même base technique, mais ne sont générés automatiquement qu’après un paiement réussi. Pour une administration fiable, la campagne, le code individuel, la réservation, la facture et le paiement doivent donc être examinés ensemble.
Visibilité et champ de saisie
Dans les paramètres généraux de l’offre, activez Afficher les promotions dans le processus de réservation. L’aperçu des promotions affiche l’état actuel de ce paramètre. Le widget de code promotionnel doit également être présent dans le modèle de design utilisé.
Si le champ n’est pas visible, vérifiez le paramètre, le design affecté, le modèle et la publication. Un code valide est inutile au réservant si le champ de saisie manque dans son parcours de réservation réel.
Modes d’imputation et base de calcul
Réduction du prix de l’offre : montant ou pourcentage appliqué aux catégories de prix et, le cas échéant, aux leçons sélectionnées. Les prestations supplémentaires ne font pas automatiquement partie de la base de réduction.
Imputation sur le total de la réservation : montant fixe appliqué au total approprié dans la même devise. Le montant final ne descend jamais en dessous de zéro.
La facture traite une réduction du prix de l’offre comme une ligne de réduction. Une imputation sur le total est plutôt traitée comme un paiement partiel. Vérifiez la TVA et la comptabilité avec votre service compétent et testez la combinaison précise sous Facture et facture d’annulation.
Vérification complète d’un code en ligne
Lors de la saisie dans le processus de réservation public, edoobox vérifie successivement l’activité du code, la période, le nombre maximal d’utilisations incluant les réservations de places en cours, les conditions de tags, le type de réservation, la règle d’e-mail ou de domaine, le périmètre de validité hiérarchique, la devise et le montant minimal de réservation.
Le périmètre de validité d’une catégorie comprend ses offres subordonnées. Les conditions de tags exigent une connexion et peuvent être remplies par des tags directs du profil, des tags de réservations hors liste d’attente et des tags SAML. Toutes les conditions positives doivent correspondre ; une correspondance négative bloque l’accès.
Générer, importer et gérer des codes
À la première création, un code unique peut correspondre exactement au texte du code, limité à dix caractères. Pour plusieurs codes, edoobox ajoute des caractères aléatoires jusqu’à un maximum de 15 caractères. Un maximum de 500 codes est possible par génération.
Lors d’un import CSV, chaque ligne contient un code. Après la lecture du fichier, sélectionnez les lignes à importer dans l’aperçu et contrôlez leur statut actif avant le lancement. L’import traite la sélection par petits lots.
Le tableau des codes affiche le statut, le code et le nombre d’utilisations. Ouvrez un code pour voir les réservations liées, le copier, l’activer ou le désactiver.
Distinguer la limite globale d’une utilisation unique par personne
Le paramètre Combien de fois chaque code de cette promotion peut-il être utilisé ? limite le nombre total d’utilisations de ce code. Ce nombre est calculé pour toutes les personnes et réservations appropriées, y compris les réservations de code en cours. Un code commun limité à 100 ne signifie donc pas « 100 personnes, une fois chacune ». La même personne peut aussi le réutiliser tant que les autres conditions et la limite globale sont respectées. Cette configuration ne propose pas de choix supplémentaire « au maximum une fois par personne ».
Pour une action avec un code à usage unique par personne, créez ou importez des codes différents ayant une limite d’utilisation de 1 et distribuez exactement un code à chaque personne autorisée. Un tel code n’est pas encore lié techniquement à cette personne. Si l’adresse du destinataire doit aussi être restreinte, configurez la condition d’e-mail appropriée dans une campagne distincte pour cette personne. Un domaine d’entreprise ou un tag client commun limite le groupe cible, mais n’empêche pas une seconde utilisation par la même personne d’un code utilisable plusieurs fois.
Un montant réutilisable n’est pas un crédit dégressif : un code ayant une valeur fixe et plusieurs utilisations autorisées applique à nouveau sa valeur configurée à chaque utilisation admise. Il ne tient pas de compte commun de valeur résiduelle pour toutes les réservations. Pour une valeur achetée une seule fois, utilisez plutôt le traitement documenté des valeurs résiduelles.
Modifier et classer les campagnes
Les modifications du nom, de la période, du périmètre, de l’imputation, de la valeur, du montant minimal, du type de réservation, des domaines et des tags sont enregistrées directement dans la boîte de modification. La devise est verrouillée après la création.
Les promotions ne peuvent pas être supprimées. Leur état dans le temps est déterminé par le début et la fin ; l’aperçu filtre les promotions en cours, planifiées et expirées. Pour une action terminée, définissez une date de fin appropriée et désactivez les codes individuels à risque.
Affecter un code après coup à une réservation
Les administrateurs peuvent sélectionner une promotion et son code dans une réservation existante ou supprimer cette affectation. Le prix et les données de réservation sont ensuite recalculés ; les factures existantes et les soldes ouverts doivent être vérifiés sur le plan métier et corrigés si nécessaire.
Modifier la valeur résiduelle d’une imputation sur le total
Pour l'imputation sur le total de la réservation avec un montant fixe, sélectionnez sous Valeur résiduelle d'un code promo ce qui se passe avec un montant non utilisé : La valeur résiduelle expire, Créditer la valeur complète du code promo sur le compte utilisateur ou Créer un nouveau code promo pour la valeur résiduelle. Cette option n'est pas prévue pour les réductions de prix de l'offre pures et les réductions en pourcentage.
Exemple : Un bon de CHF 100 est utilisé pour une réservation de CHF 80. Selon le paramétrage, 20 CHF expirent, restent en tant que solde positif du participant ou sont émis en tant que nouveau code. En mode compte utilisateur, la valeur complète du code est créditée et la réservation actuelle est imputée en conséquence. Le code d'origine suit toujours sa limite d'utilisation.
La configuration complète, le contrôle de la facture et la vérification de l’e-mail sont expliqués dans Bons : valeurs résiduelles et crédit.
Distinguer les bons vendus des valeurs résiduelles
Après un paiement réussi, edoobox génère une promotion distincte avec un code pour l’achat d’un bon. Ce code est en principe utilisable une seule fois et limité à la devise de vente. Le bon vendu est généralement valable pendant 1080 jours après la création du code.
L’utilisation unique du code d’origine et le traitement de la valeur résiduelle sont deux paramètres distincts. Pour les montants fixes imputés au total de la réservation, vous pouvez définir si le montant non utilisé est perdu, conservé comme solde du participant ou émis sous forme de nouveau code. Vérifiez le paramètre de campagne précis avant de promettre ou d’exclure une valeur résiduelle.
Une réduction du prix de l’offre ne dispose pas de ce processus de valeur résiduelle. Les détails figurent sous Valeurs résiduelles et crédits et Vendre des bons.
Communiquer les codes en toute sécurité
Traitez les codes non utilisés comme des valeurs confidentielles. Indiquez toujours dans le texte d’accompagnement la période, les offres concernées, la valeur minimale, le type de réservation, l’usage unique ou multiple et le moyen de contact en cas de problème.
Le récapitulatif de la promotion affiche une variable de remplacement propre à la campagne, telle que ##Promotion[promotion_id]##. Utilisez-la uniquement dans des modèles dont le processus d’envoi a été vérifié pour les promotions. Un envoi de test doit confirmer que le code attendu est généré ou affiché pour chaque destinataire.
Exemples d'application
Exemple d’utilisation : un code est temporairement bloqué
Un code partenaire à usage unique a été saisi dans une réservation dont le compte à rebours est encore en cours. Une seconde personne reçoit un message indiquant que le nombre maximal d’utilisations est atteint. L’administration attend la fin de la réservation du code, puis vérifie si la première réservation a été finalisée, au lieu de créer un second code identique.
Exemple d’utilisation : ajouter administrativement une réduction oubliée
Une participante signale un code oublié. L’administrateur vérifie manuellement la période, l’offre concernée, le type de réservation ordinaire, le domaine, les tags, le statut actif et les utilisations précédentes. Il n’affecte le code qu’ensuite, puis contrôle le solde et la facture existante.
Exemple d’utilisation : réduction de catégorie après le déplacement d’une offre
Une promotion s’applique à la catégorie Formation continue. Une offre est déplacée vers une autre catégorie et sort ainsi du périmètre de validité hiérarchique. Après le changement de structure, l’équipe effectue une réservation de test et n’ajoute explicitement l’offre que si la promotion doit continuer à s’y appliquer.
Combiner les promotions avec les adhésions et les pass
Un code promotionnel et un avantage lié à une adhésion ou à un pass ne s’additionnent pas simplement pour une même personne et une même ligne de prix. edoobox compare les avantages financiers applicables et retient le plus élevé. En cas d’avantages positifs de même montant, la promotion est prioritaire. Cela peut préserver une utilisation d’un pass à usage limité, à condition que le pass ne soit pas également nécessaire pour autoriser l’accès.
Exemple : le prix de l’offre est de CHF 100. Un tarif membre accorde un avantage de CHF 20 et la promotion un avantage de CHF 10. La déduction appliquée est de CHF 20 et ne correspond pas à la somme de CHF 30. Pour les réservations groupées, vérifiez chaque personne ; pour les prestations supplémentaires, vérifiez leur base de calcul. Les différentes devises ne sont pas converties à cet effet.
Un code d’activation pour une adhésion ou un pass peut être saisi dans le même champ, mais ne constitue pas un bon d’achat de valeur librement configurable. La configuration et l’utilisation sont expliquées dans Pass et codes d’activation.
Vérifier séparément les conditions d'une valeur résiduelle
Un avoir participant et un nouveau code correspondant à la valeur restante ne reprennent pas les conditions du code d’origine de la même manière. Un avoir constitue un solde distinct, sans les restrictions d’offre et d’expiration du code d’origine. Le nouveau code reçoit sa propre promotion, avec un montant minimum de réservation de 0 ; les conditions liées aux tags clients ne sont pas copiées automatiquement. Pour les campagnes soumises à des restrictions, vérifiez donc les conditions effectivement créées. La procédure complète est expliquée dans Bons cadeaux : valeurs restantes et avoirs.