Configurer et traiter la rétractation des participants

Configurez la procédure de rétractation dans un groupe d’annulation. edoobox tient compte du délai enregistré, peut exiger une case supplémentaire si l’offre commence prochainement et permet la rétractation via un formulaire public ou la vue personnelle de réservation. Ce guide décrit le comportement du logiciel. Vous définissez les textes et conditions juridiques adaptés à votre offre dans les textes juridiques.

Activer la rétractation dans un groupe

Ouvrez Paramètres → Annulation & rétractation et choisissez le mode Règles.
Ouvrez le groupe concerné et activez Droit de rétractation actif.
Renseignez le texte de la case à cocher dans chaque langue de réservation active. Le texte n’est pas traduit par le simple changement de langue.
Choisissez le texte juridique publié correspondant et le mode de remboursement prévu.
Sélectionnez Enregistrer en bas du groupe. Rouvrez-le et vérifiez les valeurs.
Attribuez le groupe à l’offre. Dans le processus de réservation utilisé, intégrez le widget de texte juridique avec exactement le même texte juridique.

L’activation du groupe seule n’ajoute pas de widget de texte juridique dans un design. La case supplémentaire de rétractation est affichée et vérifiée avec le texte juridique associé. Sans cette liaison, vous ne devez pas supposer qu’une renonciation est recueillie automatiquement. L’intégration est expliquée dans Textes juridiques dans le processus de réservation.

Comment le logiciel enregistre les 14 jours

La copie des conditions reçoit techniquement une date de fin 14 fois 24 heures après sa création. Il s’agit d’un délai avec heure, et non d’une limite générale jusqu’à la fin du quatorzième jour calendaire. Pour chaque opération, consultez la date de fin enregistrée dans le détail de réservation.

La période est calculée lors de la création ou de la nouvelle attribution de la copie. Elle ne se déduit pas seulement de la date d’une facture, de l’envoi d’une confirmation ou du début de l’offre. L’option logicielle ne confirme pas à elle seule une qualification juridique de l’offre.

Quand la case obligatoire supplémentaire apparaît

La case supplémentaire est prévue si la rétractation est active dans le groupe utilisé, que le texte juridique est lié au processus et que le début de l’offre se situe à moins de 14 fois 24 heures au moment du calcul. Un début situé exactement 14 jours plus tard ou au-delà ne déclenche pas encore cette condition temporelle. Vérifiez les cas limites avec l’heure complète.

Le texte configuré décrit l’accord pour un début anticipé de la prestation et la renonciation prévue. Si la personne coche la case dans le processus de réservation, edoobox enregistre l’état d’acceptation, la provenance « Participant » et un horodatage. Une case rédigée librement dans un bloc de texte ne génère pas ce justificatif technique. L’acceptation générale d’un texte juridique et la confirmation supplémentaire de rétractation sont deux informations distinctes.

Vérifiez le parcours dans chaque langue active avec une offre lointaine et une offre commençant prochainement. Pour un début proche, l’absence de confirmation requise dans le texte juridique associé doit empêcher la finalisation ; après confirmation, la réservation doit contenir l’état enregistré. Ne publiez la configuration qu’après ce contrôle.

Fournir un accès au formulaire de rétractation

Le groupe enregistré affiche Lien vers la vue standard : exercer la rétractation. Copiez ce lien et utilisez-le sur votre site web. Il mène au formulaire prévu sur la page de connexion. Ce parcours de formulaire ne nécessite pas la saisie d’un mot de passe participant.

Le lien standard lié au groupe ne fonctionne que tant que le groupe est actif, existe et autorise la rétractation. Vérifiez les liens existants du site après une désactivation ou une suppression. Le droit concret découle ensuite de la réservation trouvée et de son délai enregistré, et non du seul accès au lien.

Dans le Design Manager, un bouton de rétractation ou l’option correspondante de navigation peut aussi proposer l’accès. Dans Mes réservations, Exercer la rétractation peut apparaître sur une réservation avec la fin du délai pendant la période disponible ; au-delà, la procédure normale d’annulation peut s’appliquer. Vérifiez les widgets réellement utilisés et les actions visibles.

Comment la personne participante utilise le formulaire

La personne ouvre le lien de rétractation fourni.
Elle indique les prénom, nom, adresse e-mail et numéro de réservation de la réservation précise. Pour une réservation groupée, les données de la personne ayant réservé ou de la personne de contact correspondante sont déterminantes ; le nom d’un participant quelconque ne suffit pas.
Elle termine le contrôle de sécurité affiché et envoie le formulaire.
edoobox recherche une réservation active unique et vérifie son statut de rétractation enregistré.
La personne lit le résultat affiché. Après une finalisation réussie, l’administration vérifie en plus le statut, les justificatifs, le remboursement et la boîte d’envoi.

Une réservation n’est pas sélectionnée sur la seule base d’une adresse e-mail. Toutes les informations obligatoires doivent correspondre à la réservation enregistrée. Si aucune correspondance ou aucune correspondance unique n’est trouvée, l’opération ne peut pas être traitée. Vérifiez le numéro de réservation et les coordonnées ; au besoin, utilisez l’accès personnel à la réservation ou contactez le prestataire.

Lire l’état enregistré dans le détail de réservation

Dans le détail de réservation, ouvrez Modifier la condition d’annulation. Vérifiez le groupe, la date de copie, le délai de rétractation et l’état d’acceptation. La vue peut indiquer jusqu’à quand la rétractation est active et si une renonciation a été confirmée pendant la réservation. Lisez l’historique si les conditions ou le traitement de la rétractation ont été modifiés après coup.

L’option Ignorer la rétractation pour cette réservation est disponible pour l’opération précise. Un administrateur autorisé peut ainsi modifier le traitement technique des frais pour cette réservation. Le changement est documenté avec son auteur, sa date et une éventuelle note ; il ne s’agit pas d’une case cochée après coup par la personne participante. Documentez le motif et revérifiez l’aperçu. Les frais déjà générés ne sont pas supprimés rétroactivement pour autant.

L’acceptation d’une version précise de texte juridique et la copie des conditions d’annulation constituent des justificatifs distincts. Vérifiez les deux en cas de question. Une publication ultérieure du texte ne remplace pas simplement l’état initialement enregistré de la réservation.

Priorité sur les frais d’annulation et la confirmation administrative

edoobox considère la rétractation enregistrée comme effective si elle est activée, encore valide à l’instant présent et qu’aucune renonciation correspondante n’a été confirmée. Les frais d’annulation sont alors de zéro. Cela s’applique aussi à une règle en pourcentage ou à un montant libre dans la boîte de dialogue administrative. Une demande de participant peut être traitée immédiatement même si la règle d’annulation exige normalement une confirmation administrative.

Si le délai est expiré ou la renonciation enregistrée, le traitement des frais suit de nouveau les conditions d’annulation. Le guide des frais explique les délais et l’aperçu. Une rétractation sans frais ne prouve pas encore un versement : le mode de remboursement choisi, les paiements déjà comptabilisés et les problèmes de facturation restent à vérifier.

Finaliser une rétractation reçue

Ouvrez la réservation précise et comparez la personne de contact, le numéro de réservation, l’offre et l’étendue.
Lisez le délai enregistré, l’état d’acceptation et le justificatif de texte correspondant.
Vérifiez le résultat réel de la procédure de formulaire ou d’annulation. En cas d’erreur, le dossier reste ouvert ; un formulaire rempli seul ne constitue pas une annulation finalisée.
Contrôlez le statut de réservation, le montant des frais, la facture, le paiement, le bon ou le solde utilisateur et les tâches ouvertes.
Vérifiez la confirmation dans la boîte d’envoi et traitez tout envoi échoué.

Une facture payée manuellement, un moyen de paiement non pris en charge ou un conflit d’intégration peut nécessiter un traitement supplémentaire. Utilisez le guide des remboursements et la vue d’ensemble des annulations pour les étapes suivantes.

Traiter correctement les messages du formulaire

Message ou situation	Étape suivante
Contrôle de sécurité manquant	Terminez le contrôle affiché et envoyez de nouveau.
Réservation introuvable	Comparez les quatre informations à la confirmation de réservation ; pour les réservations groupées, vérifiez la personne de contact. Au besoin, utilisez l’accès personnel ou contactez le prestataire.
Rétractation expirée ou exclue	Vérifiez le délai enregistré et l’acceptation. Via la connexion ou le lien de réservation par e-mail, déterminez quelle procédure normale d’annulation est disponible.
La rétractation n’a pas pu être traitée	Le prestataire informe l’administrateur responsable ; celui-ci vérifie la réservation et l’opération financière. Ne supposez pas que l’annulation financière a réussi.
Message de réussite, confirmation absente de la boîte de réception	Vérifiez le statut de réservation et la boîte d’envoi ; contrôlez séparément la remise du message et le remboursement effectif.

Exemples pour le contrôle

Configuration et réservation	Comportement attendu du logiciel	Contrôler le justificatif
Le cours commence dans deux mois, groupe avec rétractation active.	Aucune case supplémentaire liée à un début proche ; un délai enregistré peut néanmoins permettre une rétractation dans les 14 fois 24 heures.	Date de fin et aperçu sans frais pendant le délai.
L’atelier commence dans cinq jours, texte juridique correct dans le processus.	Case obligatoire supplémentaire avant la finalisation.	Confirmation du participant enregistrée, provenance et horodatage ; aperçu des frais ensuite.
L’atelier commence prochainement, widget de texte juridique absent ou affichant un autre texte.	Le seul groupe activé ne garantit pas une renonciation recueillie de manière fiable.	Corrigez l’association du widget et contrôlez de nouveau l’ensemble du processus.
Délai valide, aucune renonciation, règle exigeant une confirmation administrative et 100 % de frais.	La rétractation est prioritaire : frais nuls, tentative d’annulation immédiate.	Vérifiez la finalisation réelle et le mode de remboursement.

Contrôler le délai après une nouvelle attribution

Une nouvelle attribution de groupe dans le détail de réservation crée une nouvelle copie des conditions. Le délai technique de rétractation est alors également recalculé à partir du moment du changement ; l’état d’acceptation doit ensuite être contrôlé. Un changement de groupe n’est donc pas une simple correction de texte anodine. Le seul fait de sélectionner à nouveau le même groupe n’actualise pas de manière fiable la copie enregistrée. Vérifiez l’historique réellement conservé.