Lien de saisie d'offre pour les responsables

Avec un Lien de saisie d'offre, une personne responsable active peut préparer un nouveau cours, un séminaire ou un événement. Le formulaire enregistre l'offre en tant que Brouillon. L'administration vérifie le brouillon et le publie ensuite.

Le lien personnel mène directement au formulaire de saisie. La personne n'a pas besoin d'un accès normal à l'administration complète pour ce processus. Utilisez-le de manière ciblée pour la personne responsable concernée et ne le transmettez pas comme lien d'inscription public aux participants.

Générer et copier le lien personnel

Ouvrez Administrateurs ou la zone de paramètres associée.
Passez à l'onglet Liens de saisie d'offre.
Recherchez la personne responsable active souhaitée dans la liste.
Sélectionnez Générer le lien si aucun lien n'existe encore.
Sélectionnez Copier et transmettez le lien personnel de manière ciblée à cette personne.

L'administration est destinée aux administrateurs et superadministrateurs habilités. La liste contient des personnes actives, non supprimées, avec un rôle de direction ou d'administration approprié. Si une personne est manquante, vérifiez d'abord son statut et son rôle sous Administrateurs et droits utilisateur.

Renouveler un lien

Avec Renouveler le lien, vous créez un nouveau lien personnel. Confirmez en connaissance de cause : l’ancien lien devient invalide. Copiez ensuite le nouveau lien et remplacez les anciens raccourcis enregistrés. Les offres déjà saisies restent dans le compte.

Si la page de saisie signale que le lien est invalide ou n'est plus disponible, vérifiez le lien ainsi que le statut et le rôle de la personne responsable. Demandez à l'administration un lien à jour avant de reprendre la saisie.

Saisir une offre en tant que personne responsable

Ouvrez le lien reçu et contrôlez le nom affiché sous Direction.
Saisissez le Nom de l'offre et choisissez une Catégorie. Les deux informations sont obligatoires.
Complétez si nécessaire le numéro d'offre, la description de l'offre et le texte supplémentaire 1. La description et le texte supplémentaire 1 possèdent des onglets d'éditeur distincts.
Saisissez sous Note des indications pour l'administration, par exemple une question de salle à clarifier.
Sélectionnez les étiquettes existantes et, si nécessaire, le lieu et la salle.
Complétez le prix et le nombre minimal et maximal de participants.
Saisissez facultativement le début et la fin ainsi que les fichiers souhaités.
Sélectionnez Enregistrer en tant que brouillon et attendez la fin du processus.

Sélectionner les catégories, étiquettes, lieux et dates

La sélection de catégories contient les principales catégories actives du compte mises à disposition à cet effet. Les catégories archivées ou supprimées ne sont pas proposées pour la saisie. Créez d'abord les catégories manquantes dans l'administration.

Les étiquettes sont choisies parmi les étiquettes de compte existantes. Le formulaire ne crée pas de nouveaux termes d'étiquettes. Le lieu et la salle doivent appartenir au compte ; une salle n'est disponible qu'après la sélection du lieu et doit être associée à ce lieu. Si vous changez de lieu, sélectionnez à nouveau la salle.

Une date peut être ajoutée plus tard. Si vous saisissez déjà le début ou la fin, les deux informations doivent être complètes et la fin doit être postérieure au début. La date utilise le fuseau horaire du compte ; la personne responsable associée est enregistrée sur la date nouvellement créée.

Respecter les limites de saisie

Spécification	Exigence
Nom de l'offre	Champ obligatoire, au maximum 80 caractères.
Numéro d'offre	Facultatif, au maximum 120 caractères.
Description et texte supplémentaire 1	Chacun au maximum 50 000 caractères.
Note	Jusqu'à 1 000 caractères pour les indications internes.
Nombre minimal et maximal de participants	Nombres entiers de 0 à 99 999. Le nombre maximal ne doit pas être inférieur au nombre minimal.
Prix	Montant non négatif ; vérifiez le prix final et la configuration de la TVA avant la publication dans l'administration.

Les informations invalides sont affichées dans le champ et dans un résumé. Via l'entrée dans le résumé, vous accédez au champ concerné. Corrigez les informations et enregistrez à nouveau uniquement ensuite.

Téléverser l'image de titre et les fichiers externes

Image de titre : JPG ou PNG, 2 Mo maximum.
Fichiers externes : jusqu'à dix fichiers au format PDF, JPG, PNG ou WebP, 20 Mo maximum chacun.

Le processus d'enregistrement affiche les étapes Créer le brouillon, Téléverser l'image de titre, Téléverser d'autres fichiers et Terminer. Laissez la fenêtre ouverte jusqu'à la fin du traitement. Après le transfert, un fichier peut encore être traité ; 100 pour cent de transfert n'est donc pas à lui seul le message de fin.

Si un téléversement échoue, le brouillon peut déjà être enregistré. Sélectionnez dans l'assistant Réessayer pour répéter les téléversements échoués vers le brouillon existant. Avec Conserver le brouillon et fermer, vous terminez le processus et conservez le brouillon enregistré. Ne saisissez pas à nouveau la même offre uniquement pour fournir un fichier manquant.

Vérifier et publier les offres saisies

Sous Mes offres saisies, le formulaire affiche les offres déjà saisies via ce processus avec le nom, le numéro, la date de début et le statut. Le message de succès L'offre a été enregistrée en tant que brouillon confirme la saisie. La liste sert à contrôler les offres saisies.

L'administration ouvre le brouillon dans la zone normale des offres. Vérifiez-y la catégorie, la description, le texte supplémentaire, la note, le prix, les limites de participants, la date, la direction, le lieu, la salle, l'image et les fichiers. Complétez les paramètres d'offre supplémentaires ainsi que les catégories de prix nécessaires. Publiez uniquement l'état entièrement contrôlé.

Exemple : planifier le programme avec des responsables de cours externes

L'administration crée pour trois directions de cours actives un lien personnel chacune. Une direction de cours saisit l'atelier « Écriture créative », choisit la catégorie « Formation continue », saisit un prix et une première date et téléverse une image de titre. Elle note une question de salle dans la note. Après l'enregistrement, l'administration vérifie le brouillon, complète la salle et les paramètres de réservation et publie l'atelier.