Export Manager : champs, filtres et structure des résultats

Dans l’Export Manager, les champs, les filtres et la structure du résultat déterminent ensemble le contenu de votre fichier CSV. Définissez d’abord ce que doit représenter une ligne. Deux analyses différentes nécessitent souvent deux définitions.

Champs disponibles

Bloc	Sélection dans le catalogue actuel
Compte	ID du compte, organisation, e-mail de l’organisation.
Offre	ID de l’offre, nom, numéro, début, fin, date limite d’inscription.
Réservation	ID de réservation, numéro, date, référence, annulée, liste d’attente.
Utilisateur / Participants	ID utilisateur, prénom, nom, e-mail, rue, code postal, localité et champs supplémentaires 1–30. Les valeurs effectivement renseignées dépendent des données de vos profils.
Séance	ID de séance, description, début et fin.
Administrateur	ID administrateur, prénom, nom, e-mail.
Lieu	ID du lieu, nom et localité.
Pays	ID du pays et nom.

Le tag de participant est un filtre, pas une colonne de sortie sélectionnable. Le nom du pays peut être exporté, mais pas filtré en tant que texte ; utilisez le champ ID du pays proposé pour restreindre la sélection en conséquence. Les données non répertoriées, comme les postes de facture ou les périodes d’adhésion, ne deviennent pas des champs d’exportation en renommant une colonne.

Si vous devez exporter les tags des participants sous forme de noms et de valeurs lisibles, utilisez le guide d’exportation des tags et de résolution des références techniques des tags. Les étiquettes de tags visibles dans un tableau et un filtre par tag ne signifient pas que les mêmes désignations sont disponibles comme champs de sortie dans l’Export Manager.

Distinguer les champs de profil des réponses de réservation

Les champs supplémentaires 1–30 contiennent les valeurs du profil du participant. Ils ne constituent pas une sélection des questions supplémentaires d’une offre. Renommer une colonne ne crée pas non plus de réponse ou de poste de prestation.

Si vous avez besoin des réponses aux questions supplémentaires ou des prestations supplémentaires réservées, utilisez l’exportation de réservations appropriée dans le tableau de bord de l’offre. Tenez compte de ses exclusions concernant la liste d’attente et les réservations annulées. Une définition contenant des champs de profil ne remplace donc pas universellement tous les exports fixes d’une offre.

Structure du résultat : que représente une ligne ?

Structure	Une ligne décrit	Blocs appropriés
Compte	Le compte edoobox.	Compte.
Offre	Une offre.	Compte, offre.
Participant	Une personne participante au sein d’une réservation finalisée.	Compte, offre, réservation, utilisateur.
Séance / Administrateur	Une association entre une séance et un responsable ; les séances sans responsable sont également conservées.	Compte, offre, séance, administrateur, lieu, pays.

Automatique déduit la structure des champs et des valeurs de sélection choisis. Vous pouvez sélectionner explicitement une structure proposée et la contrôler dans l’aperçu. Une liste de participants et un planning des responsables ne peuvent pas être mélangés librement : la réservation d’une personne ne désigne pas automatiquement une association particulière entre une séance et un responsable.

Interpréter correctement les noms qui apparaissent plusieurs fois

Si une personne réserve deux offres, elle peut apparaître deux fois dans une analyse des participants couvrant plusieurs offres. Si une réservation groupée contient trois personnes, attendez-vous à trois lignes de personnes avec le même numéro de réservation. Une séance avec deux responsables peut produire deux lignes séance/administrateur. Comptez donc délibérément les réservations, les personnes ou les séances selon la question posée ; le nombre de lignes n’est pas automatiquement le nombre de personnes distinctes.

Choisir les filtres adaptés au champ

Type de champ	Comparaisons prises en charge	Exemple
Texte, y compris les champs supplémentaires	Égal / différent, contient / ne contient pas, commence par, vide / non vide.	Le nom commence par « Meier ».
Identifiants et valeurs Oui/Non	Égal ou différent.	Liste d’attente égale à Non, annulée égale à Non.
Date et heure	Égal / différent, supérieur / supérieur ou égal, inférieur / inférieur ou égal, vide / non vide.	Date de réservation à partir du début de la période d’analyse.
Tag de participant	Contient ou ne contient pas.	Uniquement les personnes possédant le tag souhaité.

Utilisez les champs et les valeurs précis proposés dans la sélection de l’éditeur. Un champ supplémentaire dont le contenu semble numérique ne permet pas automatiquement une comparaison numérique de grandeur. La sélection de l’offre sous Lors de l’exportation ou Fixe définit d’abord le périmètre ; les filtres restreignent ensuite les résultats à l’intérieur de celui-ci.

Analyser les réservations de plusieurs domaines d’e-mail

Pour analyser plusieurs domaines d’entreprise, vous avez besoin d’une sélection OU, par exemple les personnes ayant une adresse chez example.org ou example.net. Dans l’Export Manager actuel, les lignes de filtre supplémentaires sont combinées par ET. Deux lignes « E-mail contient… » ne constituent donc pas une liste de domaines alternatifs. Une saisie séparée par des virgules ou des points-virgules n’est pas automatiquement interprétée comme plusieurs domaines.

Créez une définition avec la sélection d’offre Lors de l’exportation et la structure du résultat Participant.
Ajoutez au minimum l’ID utilisateur, le prénom, le nom, l’e-mail, l’ID de réservation, le numéro et la date de réservation, l’ID de l’offre, le nom et le numéro de l’offre. Ajoutez le début et la fin de l’offre si votre analyse en a besoin.
Choisissez délibérément le périmètre des réservations. Exportez les états liste d’attente et annulée sous forme de colonnes ou définissez les filtres appropriés. Un filtre sur la date de réservation ne répond pas à la question de la date des cours.
Exécutez successivement la définition pour les offres nécessaires. La sélection d’offre reste unique à chaque exécution. Conservez les fichiers originaux et réunissez les données dans une copie de travail avec une seule ligne d’en-tête.
Dans votre tableur, extrayez la partie du domaine située après le @, uniformisez la casse et comparez-la exactement à la liste des domaines souhaités. Traitez séparément les adresses vides ou invalides.
Vérifiez des échantillons des deux domaines ainsi que d’un domaine non souhaité. Conservez les identifiants pour les rapprochements ultérieurs et comptez séparément les personnes et les réservations.

Si le volume total est trop important, vous pouvez préparer des exécutions distinctes par offre et par domaine avec E-mail contient. Vérifiez ensuite aussi le domaine exact. Une simple recherche de texte partiel sur @example.org peut par exemple inclure une adresse chez example.org.invalid. Après regroupement, supprimez uniquement les lignes importées en double pour la même association réservation/personne ; les autres réservations voulues restent présentes.

Un domaine d’e-mail est un critère de sélection, pas une preuve fiable de l’employeur. Pour un classement par employeur, utilisez l’historique des entreprises et des formations avec rapprochement des données de référence.

Leçons mensuelles et responsables de cours pour préparer les honoraires

Un planning des séances et des responsables fournit les dates et associations enregistrées. Il ne contient ni justificatif propre attestant que la séance a réellement été assurée, ni accord d’honoraires, ni autorisation automatique de paiement. Utilisez-le comme base de votre contrôle ultérieur des interventions.

Créez une deuxième définition avec la sélection d’offre Lors de l’exportation et la structure du résultat Séance / Administrateur.
Sélectionnez l’ID de l’offre, son numéro et son nom, l’ID de séance, sa description, le début, la fin, l’ID administrateur, le prénom et le nom de l’administrateur. Ajoutez le lieu s’il est nécessaire au contrôle.
Définissez deux filtres sur Séance → Début : supérieur ou égal au premier jour du mois de facturation à 00:00 et inférieur au premier jour du mois suivant à 00:00. Utilisez le fuseau horaire approprié. Vous classez ainsi les séances selon leur début ; une séance à cheval sur deux mois n’est pas pour autant répartie au prorata de sa durée.
Exécutez la définition enregistrée pour chaque offre pertinente et réunissez les fichiers complets. Contrôlez explicitement les identifiants ; l’aperçu contient au maximum dix lignes.
Pour chaque séance et responsable, vérifiez les annulations, les reports, le remplacement effectif et le temps réellement effectué à l’aide des relevés d’intervention validés. Consignez les écarts et la validation dans la copie de travail ou votre processus d’honoraires.
Calculez ensuite seulement les unités facturables conformément à votre accord. La différence entre le début et la fin correspond à une durée et ne prend pas automatiquement en compte les pauses, les unités de leçon ou les majorations.

Une séance avec deux responsables attribués peut contenir deux lignes. Pour une analyse par personne, vérifiez la combinaison ID de séance et ID administrateur ; pour compter les séances distinctes, comptez chaque ID de séance une seule fois. Les séances sans responsable attribué restent présentes et nécessitent une clarification. Ne supprimez pas discrètement ces lignes avant le contrôle d’exhaustivité.

Si vous souhaitez contrôler un seul responsable, Profil administrateur → Utilisation propose déjà une vue mensuelle ou par période avec exportation CSV/Excel de l’offre, de la description, du début, de la fin et de la durée. Ce fichier décrit lui aussi le planning enregistré. La présence des participants ne prouve à elle seule ni l’intervention personnelle d’un responsable précis ni son droit à des honoraires.

Exemple d’utilisation : clôture mensuelle avec remplacement

L’administration exporte les leçons du mois écoulé. Une séance comporte deux responsables attribués et une autre a été assurée par un remplaçant. Elle vérifie ces deux cas par rapport aux interventions confirmées, corrige la base de facturation et ne compte chaque combinaison séance/responsable qu’une seule fois. Seule la version validée en interne est transmise au calcul des honoraires.

Deux exemples d’analyse complets

Participants actifs d’un cours

Créez une définition avec l’ID de l’offre et le mode Lors de l’exportation.
Pour l’aperçu, choisissez un cours comportant des réservations actives, annulées et en attente connues.
Ajoutez le numéro de réservation, le prénom, le nom et l’e-mail.
Définissez les valeurs d’exclusion appropriées pour les réservations annulées et la liste d’attente, puis choisissez la structure Participant.
Comparez l’aperçu et le CSV complet à la liste des participants du cours. Vérifiez également une réservation groupée.

Planning des séances et des responsables

Créez une deuxième définition avec sélection de l’offre.
Ajoutez le nom de l’offre, le début et la fin de la séance, le nom de l’administrateur et le lieu.
Utilisez Séance / Administrateur et vérifiez une séance avec deux responsables ainsi qu’une séance sans responsable.
N’ajoutez aucun champ de participant à cette définition. Utilisez pour cela l’analyse des participants distincte.

Cerner un résultat inattendu

Champ manquant : vérifiez le catalogue et vos droits. Un nom de champ issu d’une API ou d’un modèle d’e-mail n’est pas automatiquement un champ d’exportation.
CSV vide : retirez les filtres un par un, vérifiez l’offre et les réservations finalisées, puis rétablissez le filtre souhaité.
Combinaison non autorisée : répartissez les données des personnes et celles des séances/responsables dans des définitions distinctes.
Nombre différent de celui attendu : vérifiez les réservations groupées, les réservations multiples d’une personne et les responsables multiples par séance.

L’aperçu en direct contient au maximum dix lignes. Seul le CSV complet permet de vérifier définitivement les quantités.