Export de libellés
L’export de libellés est un export structuré de réservations depuis le tableau de bord Analytics. Il ne crée pas d’étiquettes ou badges prêts à l’emploi. Le fichier sert de source pour un tableur, un publipostage, un logiciel d’étiquettes ou un processus externe.
La période choisie concerne la date de réservation, pas le début ou la fin de l’offre. Cette distinction est déterminante : une réservation créée aujourd’hui pour un cours dans trois mois appartient à la période de réservation d’aujourd’hui.
Ouvrir l’export de libellés
Ouvrez Tableau de bord → Analytics.
Recherchez la carte Statistiques de réservation.
Ouvrez son menu d’exportation et choisissez Export de libellés.
Définissez les dates de début et de fin. La date de fin doit être postérieure à celle de début.
Choisissez XLSX, ODS ou CSV.
La boîte de dialogue commence par défaut avec le jour actuel. Elle ne reprend ni lignes sélectionnées ni filtres d’un tableau de réservations ou de participants.
Comprendre la période et le périmètre
L’export contient les réservations dont la date se situe entre le début et la fin de la période. Au maximum 5000 réservations sont traitées par export. Si une période contient davantage d’entrées, divisez-la en sections plus petites et effectuez plusieurs exports.
Les réservations sur liste d’attente et annulées ne sont pas supprimées globalement. Elles apparaissent avec leurs propres indicateurs dans le fichier. Les réservations sans offre et les profils de participants supprimés ne sont pas repris dans le même export.
Colonnes contenues
L’export commence par des champs fixes de réservation et d’offre :
Date de réservation
Libellé
Nom et numéro de l’offre
Début et fin de l’offre
Montant total et devise
Numéro de réservation
Indicateurs de liste d’attente et d’annulation
Viennent ensuite les champs de participant réglés sur afficher dans la configuration de votre formulaire d’inscription, dans l’ordre défini. Modifier les champs visibles du formulaire peut donc aussi modifier la structure des colonnes des exports de libellés ultérieurs.
Signification de « Libellé » dans cet export
La colonne Libellé contient le libellé de réservation enregistré ou la référence interne. Elle ne constitue pas une mise en page graphique d’étiquettes. Un libellé de réservation vide produit donc une cellule vide.
Pour des étiquettes d’adresse prêtes à imprimer, filtrez et nettoyez le fichier exporté dans un logiciel de publipostage ou d’étiquettes approprié. Vérifiez-y le format de page, les correspondances de champs et les sauts de ligne.
Vérifier le fichier avant la suite du traitement
Comparer le nombre de lignes au volume de réservations attendu.
Filtrer délibérément la liste d’attente et les réservations annulées.
Vérifier le nom de l’offre, son numéro et sa date.
Compléter les données d’adresse ou de profil manquantes avant un envoi.
Avec plusieurs fichiers, éviter les chevauchements aux limites des périodes.
Supprimer de manière sécurisée ou archiver les fichiers exportés contenant des données personnelles après l’utilisation prévue.
Exemple d’utilisation : analyser les réservations par libellé de campagne
Une organisation attribue aux réservations des libellés comme « Partner-A » et « Partner-B ». Elle exporte le mois de réservation en XLSX, puis filtre la colonne « Libellé ». Les lignes de liste d’attente et annulées sont analysées séparément à l’aide de leurs propres indicateurs.
Exemple d’utilisation : créer des étiquettes d’adresse à l’extérieur
La période de réservation appropriée est exportée pour envoyer les supports de cours. L’administration exclut les réservations annulées, vérifie les noms et adresses et transmet seulement les colonnes nécessaires à un modèle d’étiquettes. L’export de libellés fournit les données elles-mêmes, pas la mise en page d’impression.
Exemple d’utilisation : diviser une longue période
Une année contient plus de 5000 réservations. L’équipe exporte donc chaque mois et documente les limites exactes de début et de fin. Elle réunit ensuite les fichiers et vérifie les numéros de réservation pour détecter les chevauchements.