Créer son propre export : sélection, filtres et colonnes
Ouvrez Paramètres → Export Manager → Nouvel export. Saisissez un nom clair et une courte description afin que les autres administrateurs comprennent l’objectif de la définition. Laissez Export actif activé uniquement pour l’utilisation souhaitée.
1. Définir la sélection et le moment du choix de la valeur
Sous Sélection & filtres, limitez les enregistrements avec l’ID de l’offre. Choisissez si l’offre doit être enregistrée comme valeur fixe dans la définition ou sélectionnée lors de l’exécution.
| Mode | Effet | Exemple |
|---|---|---|
| Fixe | La valeur sélectionnée fait durablement partie de la définition. | Exportation exclusivement pour un congrès annuel précis. |
| Lors de l’exportation | La valeur est demandée à chaque exécution ou reprise de l’offre actuelle. Une valeur dans l’éditeur sert à l’aperçu. | La même liste de participants pour différents cours. |
Sélectionnez une offre précise pour l’aperçu. Le contexte affiché découle de la sélection et de son mode. La sélection de l’offre est unique. Pour plusieurs cours, exécutez successivement la même définition une fois par cours ; incluez le numéro et le nom de l’offre pour permettre leur rapprochement ultérieur.
2. Ajouter des filtres
Choisissez uniquement les champs et opérateurs de filtre proposés par le catalogue. Un tag de participant peut par exemple être inclus ou exclu du filtrage. Vérifiez son orthographe et son effet sur une personne qui possède le tag et une autre qui ne le possède pas.
Les paramètres d’entrée limitent le périmètre initial ; les filtres restreignent davantage le résultat. Un filtre ne crée aucune réservation et ne modifie aucun profil de participant.
Plusieurs lignes de filtre sont combinées par ET. Pour des domaines d’e-mail alternatifs tels que example.org ou example.net, utilisez le rapprochement des domaines en plusieurs étapes. Pour un planning mensuel, filtrez le début de la séance ; la date de réservation correspond à un autre moment.
3. Composer les colonnes
- Ouvrez Ajouter un champ et recherchez un champ ou un bloc de données.
- Ajoutez les champs nécessaires.
- Attribuez au besoin des noms personnalisés aux colonnes.
- Ordonnez les colonnes en les faisant glisser ou à l’aide des flèches vers le haut et le bas.
- Supprimez les colonnes inutiles avec l’action correspondante.
Les blocs disponibles indiquent les domaines de données accessibles avec la sélection. Suivez les indications signalant un paramètre d’entrée manquant ou une relation inadaptée avant d’ajouter d’autres champs.
Incluez les identifiants appropriés pour les rapprochements ultérieurs : ID utilisateur et ID de réservation pour les réservations des personnes, ID de séance et ID administrateur pour un planning des responsables. Renommer une colonne n’ajoute pas d’entreprise, de présence ou de règle d’honoraires non proposée dans le catalogue de champs. Les exemples d’analyse indiquent les sources supplémentaires nécessaires.
4. Choisir délibérément la structure du résultat
Commencez par Détecter automatiquement. La structure du résultat définit ce que représente une ligne, par exemple une offre, une réservation avec ses participants ou une association séance/administrateur.
Les données de réservation ou de participant et les lignes indépendantes séance/administrateur ne peuvent pas être combinées librement dans une définition. Si edoobox signale des domaines de données incompatibles, créez deux exportations distinctes. Sinon, des combinaisons sans lien métier pourraient être produites.
5. Vérifier l’aperçu en direct et enregistrer
- Attendez l’actualisation de l’analyse et de l’aperçu en direct.
- Corrigez toutes les erreurs affichées et examinez les recommandations.
- Contrôlez les dix lignes d’exemple au maximum : ordre, noms des colonnes, associations et filtres.
- Sélectionnez Enregistrer l’export.
- Exécutez la définition enregistrée et vérifiez également le fichier CSV complet.
L’enregistrement n’est possible que si un nom, au moins une colonne et une analyse valide confirmée sont présents. Si l’action reste bloquée, vérifiez les erreurs visibles et vos droits d’écriture.
Exemple d’utilisation : limiter une liste de contacts avec un tag
Une organisation de cours choisit un cours précis pour l’aperçu, laisse le choix de l’offre modifiable à l’exécution et ajoute un filtre par tag de participant. Elle sélectionne le prénom, le nom, l’e-mail et le numéro de réservation. Après l’aperçu, elle contrôle l’exportation CSV complète avec une personne d’essai possédant le tag et une autre ne le possédant pas.
Causes fréquentes de résultats inattendus
- Toujours la même offre : vérifiez si une sélection fixe a été enregistrée au lieu d’une sélection définie à l’exécution.
- Aucun résultat : vérifiez séparément l’offre, les réservations existantes, la valeur du filtre et les droits.
- Une personne apparaît plusieurs fois : vérifiez les réservations multiples ainsi que la structure du résultat choisie.
- Combinaison de colonnes refusée : suivez la recommandation concernant la sélection nécessaire ou répartissez les domaines de données indépendants dans des exportations distinctes.
- Aperçu incomplet : il est volontairement limité à dix lignes d’exemple.
Le guide Champs d’exportation, filtres et structure du résultat explique quels champs sont compatibles et pourquoi des personnes peuvent apparaître plusieurs fois.