Gérer les prestations supplémentaires
Les prestations supplémentaires ajoutent au tarif de l’offre des lignes sélectionnables. Elles concernent souvent les documents, les repas, le matériel, l’hébergement ou une déduction si le participant renonce à un élément. Dans edoobox, chaque prestation est toujours gérée dans un groupe de prestations supplémentaires.
Le groupe détermine la devise et la TVA. Chaque prestation détermine le prix et le mode de facturation. L’ensemble du groupe est ensuite associé à l’offre, et non chaque prestation séparément.
Conditions et visibilité
La navigation des questions et prestations supplémentaires n’apparaît que si la fonction globale correspondante est active dans le compte. Si la section manque entièrement, vérifiez d’abord les paramètres globaux et vos droits administrateur.
Avant la saisie, déterminez quelles prestations utilisent la même devise et la même TVA. Regroupez-les ensemble.
Créer un groupe de prestations supplémentaires
Ouvrez Prestations supplémentaires et créez un nouveau groupe.
Attribuez un titre unique et, si nécessaire, une description explicative.
Choisissez la devise. Elle s’applique aux prestations du groupe.
Choisissez une TVA active adaptée à la configuration de pays/devise, ou sélectionnez volontairement « Aucune TVA ».
Activez éventuellement Par défaut (ajouter aux nouvelles offres). Le groupe sera alors prévu par défaut pour les offres créées ultérieurement.
Réglez le statut sur Actif et créez le groupe.
Après la création, edoobox demande d’ajouter au moins une prestation. Un groupe vide ne propose aucune ligne sélectionnable aux participants.
Saisir une prestation avec prix et mode de facturation
Pour chaque prestation, renseignez :
Titre et description : expliquent clairement ce qui est fourni ou déduit.
Prix : montant égal ou supérieur à 0 dans la devise du groupe choisi. Une entrée gratuite peut par exemple servir uniquement au choix du matériel.
Mode de facturation : ajouter au prix ou soustraire du prix.
Groupe de prestations : définit la devise et la TVA.
Statut : seules les prestations actives doivent être proposées aux nouvelles réservations.
Utilisez « Soustraire du prix » uniquement pour des déductions compréhensibles comme « Sans supports imprimés ». Ne saisissez pas de prix négatif séparé : le mode de facturation gère la déduction.
Associer le groupe à une offre
Ouvrez l’offre souhaitée et sa section Questions supplémentaires / Prestations supplémentaires.
Passez à Prestations.
Ajoutez le groupe souhaité depuis la liste disponible.
Classez les groupes associés dans l’ordre souhaité.
Retirez un groupe inadapté avec l’action de retrait.
L’option « Par défaut » du groupe concerne les nouvelles offres. Vérifiez les offres existantes séparément. Testez ensuite le parcours public avec une quantité de 0, 1 et, si cela est autorisé, plusieurs unités.
Vérifier les quantités et les prix enregistrés dans les réservations
Les administrateurs peuvent modifier la quantité réservée d’une prestation. edoobox affiche alors les prix unitaire et total enregistrés dans la réservation. Si le prix de référence actuel a changé, un avertissement supplémentaire indique le prix d’aujourd’hui.
Les anciens et nouveaux prix restent ainsi distincts. Après toute modification de quantité, vérifiez le total de réservation, la facture et les paiements déjà reçus. Modifier le prix de référence ne remplace pas la correction volontaire d’une réservation existante.
Prévoir des frais d’inscription systématiques
Une prestation supplémentaire ordinaire est une ligne sélectionnable avec une quantité. Sans choix précédent, elle commence à 0 dans le formulaire public. Ni le groupe ni la prestation ne proposent une option pour la transformer automatiquement en frais obligatoires de quantité 1 ou pour ne la facturer qu’à la première réservation d’une personne.
| Frais souhaités | Préparation adaptée |
|---|---|
| Montant fixe par participation, toujours inclus dans le cours | L’intégrer au prix de participation adapté et décrire clairement les prestations comprises. |
| Matériel ou repas facultatifs | Utiliser une prestation supplémentaire avec quantité librement choisie. |
| Exactement une fois par réservation ou uniquement lors de la première inscription d’une personne | Cette condition n’est pas configurable dans l’éditeur ordinaire des prestations. Définir à l’avance le contrôle et la procédure de facturation nécessaires. |
Exemple : cours comprenant un forfait d’organisation
Un cours coûte CHF 180 par personne, auxquels s’ajoutent CHF 20 d’organisation pour cette participation. Si les deux éléments peuvent être facturés ensemble comme un tarif de participation, la catégorie de prix est de CHF 200. La description précise le contenu. Deux participations coûtent alors CHF 400. Il ne s’agit ni de frais uniques de CHF 20 pour toute la réservation collective ni de frais d’admission facturés automatiquement seulement à la première visite.
Si vous avez besoin d’une ligne de facture obligatoire distincte, de taxes différentes ou d’un contrôle unique portant sur plusieurs réservations, convenez de la procédure de facturation adaptée. Un widget présélectionné, un texte obligatoire ou un script de navigateur personnalisé ne transforme pas une quantité facultative en règle de frais effectivement enregistrée. Vérifiez aussi si une promotion ou un avantage d’abonnement réduit un montant inclus dans le tarif de base.
Chambre ou matériel facultatif et suppléments individuels
Pour un supplément récurrent, créez une prestation distincte clairement nommée avec un prix fixe. Son groupe l’associe à toutes les offres concernées. Un supplément de chambre modifie le prix ; il ne réserve aucune salle dans la gestion des lieux et salles et ne vérifie pas la disponibilité d’un stock hôtelier.
- Créez par exemple le groupe Hébergement et matériel avec la devise et la TVA adaptées.
- Saisissez des prestations distinctes comme Supplément chambre individuelle et Lot de matériel avec leurs prix respectifs et le mode Ajouter au prix.
- Associez le groupe aux offres proposant réellement ces suppléments. Ne l’épinglez pas par défaut s’il ne concerne que quelques sessions.
- Contrôlez la quantité sélectionnée dans le parcours et le détail de réservation, ainsi que le total sur la facture. Organisez les réservations nécessaires de chambre ou de matériel dans votre propre procédure interne.
Exemple : séminaire avec deux suppléments facultatifs
Une personne réserve un séminaire à CHF 120, un lot de matériel à CHF 25 et un supplément de chambre individuelle à CHF 80, chacun en quantité 1. Le total attendu est de CHF 225. L’administration vérifie les trois lignes et organise l’hébergement séparément. Sans supplément, le tarif du séminaire reste applicable.
Accord individuel ponctuel : dans la modification des prestations d’une réservation, vous modifiez la quantité ; le prix unitaire affiché provient du prix enregistré. Aucun champ ne permet ici de saisir librement un prix unitaire par personne. Ne modifiez donc pas le prix global d’une prestation partagée pour adapter une seule réservation. Pour des variantes fixes récurrentes, créez des prestations distinctes ou un groupe associé uniquement aux offres concernées. Un groupe spécifique limite la sélection aux offres, pas à une personne précise.
Si l’accord concerne un autre tarif de base de participation, utilisez une catégorie de prix adaptée. Si une réservation existante doit recevoir un traitement financier particulier, clarifiez et documentez la procédure des pièces comptables avant de modifier les quantités ou les données de référence. La gestion des factures et le solde doivent correspondre à l’accord réel.
Liste de contrôle avant publication
La devise et la TVA du groupe correspondent à l’offre.
Le mode de facturation de chaque prestation est correct sur le fond.
Seuls les groupes et prestations souhaités sont actifs.
Le groupe est associé à la bonne offre et classé de manière pertinente.
La réservation de test, la confirmation, le détail et la facture affichent le montant attendu.
Exemple : ajouter les repas au prix du cours
Un séminaire d’une journée propose un déjeuner à CHF 28. L’administrateur crée le groupe « Restauration » en CHF avec la TVA adaptée, ajoute « Déjeuner » avec le mode « Ajouter au prix » et associe le groupe uniquement aux offres d’une journée entière.
Exemple : déduction pour les supports numériques
Les supports imprimés sont inclus dans le tarif. Les personnes souhaitant seulement la version numérique peuvent choisir « Sans supports imprimés ». La prestation possède un montant positif de CHF 15 et le mode « Soustraire du prix ». Une réservation de test confirme une réduction du total de CHF 15.
Exemple : changement de prix sans confusion rétroactive
Un lot de matériel passe de CHF 35 à CHF 39. Dans une ancienne réservation, edoobox affiche toujours le prix enregistré et ajoute le prix actuel comme indication. L’administrateur ne modifie l’ancienne quantité qu’après concertation et vérifie ensuite la facture et le paiement.
Contrôler les prestations avec les avantages d’abonnement
Pour les offres avec tarif membre ou pass, effectuez une réservation de test avec et sans prestation supplémentaire. Comparez l’avantage d’abonnement à chaque ligne de prix. Un pass d’accès offrant zéro pour cent de réduction peut autoriser la réservation sans réduire la prestation supplémentaire ou le tarif de base.
Après une modification ultérieure de quantité, contrôlez à nouveau le total, le solde et la facture. Les détails de l’avantage appliqué figurent dans le détail de la réservation.