Protection des données avec edoobox : LPD et RGPD
edoobox propose des fonctions techniques, organisationnelles et contractuelles pour concevoir vos processus de réservation et de gestion des participants en tenant compte de la protection des données. Cela comprend les accords de traitement des données, les textes juridiques pendant la réservation, les rôles et droits d’accès, l’export, la correction et la suppression des données ainsi que les paramètres de durée de conservation.
L'utilisation d'un logiciel ne rend pas un processus automatiquement conforme au droit. Votre organisation décide des finalités, des bases juridiques, des données collectées, de la conservation, des destinataires et des intégrations utilisées, et en reste responsable. Ce guide ne remplace pas un conseil juridique.
Identifier les rôles de l’organisation et d’edoobox
| Rôle | Responsabilité typique |
|---|---|
| Votre organisation en tant que responsable du traitement | Définir la finalité et la base juridique, ne collecter que les données nécessaires, informer les personnes concernées, traiter les droits, déterminer la conservation et examiner les tiers. |
| edoobox en tant que sous-traitant chargé du traitement des données | Traiter les données clients dans le cadre convenu et selon instruction, fournir des mesures de protection contractuelles et techniques et fournir l'assistance convenue. |
| Tiers | Selon l'intégration, traitement propre ou en aval, par exemple service de paiement, envoi d'e-mails, suivi, visioconférence ou automatisation. |
Le RGPD, notamment son article 28, exige pour la sous-traitance un contrat contraignant et des garanties techniques et organisationnelles suffisantes. edoobox publie la description actuelle des rôles, les informations d’hébergement et les sous-traitants ultérieurs sous Conformité LPD/RGPD et protection des données.
Gérer l’accord de traitement des données
Ouvrez le domaine de la protection des données dans le compte et sélectionnez Modifier la déclaration. L'interface V2 actuelle distingue trois situations :
Vous avez des clients dans l’UE ou l’EEE et signez le contrat de traitement des données correspondant.
Vous avez une clientèle de Suisse et vous signez l'accord suisse.
Vous opérez hors UE/EEE et confirmez expressément qu'aucune donnée correspondante n'est traitée, si cette option s'applique réellement à votre organisation.
L'aperçu affiche pour chaque entrée le nom de la personne administratrice responsable, le statut, l'adresse IP enregistrée, le type et la date de signature. Le nom et l'adresse IP sont déjà enregistrés lors de la demande ; seul le statut de signature et la date de signature indiquent la finalisation. L'adresse IP affichée n'est donc pas une preuve distincte de la signature ultérieure. Si vous remplacez un contrat existant, edoobox avertit que la version précédente devient invalide et que la nouvelle convention n'est valable qu'après la signature. Faites donc effectuer cette étape par une personne autorisée et archivez les documents reçus dans votre gestion des contrats.
Vous trouverez le processus technique complet, de l’e-mail du contrat au contrôle de l’état, dans Signer et gérer le contrat de traitement des données.
Intégrer les textes juridiques dans le processus de réservation
Gérez les conditions générales, la déclaration de protection des données, le droit de rétractation et d'autres informations obligatoires sous Paramètres : Juridique. Publiez uniquement des versions vérifiées et intégrez-les dans le Design Manager là où l'information ou la confirmation active est nécessaire.
Pour plusieurs langues de réservation, chaque langue active doit avoir un texte complet et équivalent sur le plan métier. Testez ensuite l'ensemble du processus de réservation et vérifiez dans le détail de la réservation quelle version a été confirmée.
Pour remplacer des textes existants, utilisez Publier une nouvelle version de texte juridique ; les liens existants n'ont pas besoin d'être recréés pour chaque version. Vérifiez Version de texte et copie des conditions d'annulation séparément. Pour la vente d'abonnements, les Voies de confirmation d'abonnement décrites en plus s'appliquent. Le guide Textes juridiques, annulation et preuves relie la configuration et le traitement continu.
Ne recueillir que les données nécessaires
Vérifiez que chaque champ de données des participants, question supplémentaire, tag et téléversement de fichier répond à une finalité claire. Utilisez des champs obligatoires uniquement si l’information est réellement nécessaire au déroulement, au contrat, à la facturation ou à une autre tâche documentée.
Évitez les informations particulièrement protégées dans les champs de notes libres si un processus moins sensible suffit. Séparez le consentement à la newsletter, les conditions de participation et les informations facultatives ; une réservation de cours n'est pas automatiquement un consentement au marketing.
Accorder les accès selon le principe du moindre privilège
Attribuez les droits d’administrateur, de responsable et d’API uniquement pour les tâches réellement nécessaires. Utilisez des droits utilisateur granulaires, l’authentification à deux facteurs ou SSO et des clés API distinctes pour les intégrations.
Retirez rapidement les administrateurs qui ne sont plus en poste, vérifiez les sessions actives et révoquez les clés inutilisées. Un compte superadministrateur partagé complique la traçabilité et devrait être évité.
Planifier la conservation, la correction et la suppression
edoobox permet la correction et la suppression irréversible de participants individuels. Vous pouvez aussi définir un délai de suppression automatique des offres et des données associées. L’interface propose des délais d’une semaine à dix ans ; l’ancienne option d’un jour est désactivée. Toutefois, lors des enregistrements normaux dans l’interface actuelle, l’API limite la valeur à 720 jours. Des valeurs supérieures enregistrées auparavant ou par d’autres moyens peuvent différer. Après l’enregistrement, vérifiez donc la valeur réellement retenue avant de supposer une conservation plus longue. Le guide de suppression automatique décrit cette restriction. L’activation d’un délai nécessite une confirmation avec DELETE.
Ne choisissez pas le délai par commodité. Tenez compte des obligations légales de conservation, des contrats en cours, des factures, des certificats, des demandes d'accès et des concepts de suppression internes. N'exportez que les données qui sont encore légalement nécessaires et conservées de manière protégée.
Vérifier séparément les intégrations et les flux de données
Un réglage edoobox ne couvre pas automatiquement tous les systèmes connectés. Documentez pour les prestataires de paiement, les services e-mail, Zapier, les webhooks, API, Google Analytics, Microsoft, Zoom ou d'autres services, quelles données circulent où, à quelles fins elles sont traitées et combien de temps elles y restent.
Vérifiez le consentement requis pour le suivi et le marketing. N'utilisez pas les étiquettes ou les champs supplémentaires comme solution de rechange cachée pour un consentement manquant. Évaluez les sous-traitants actuels et les éventuels transferts à l'étranger sur la base de vos accords et des informations officielles des prestataires.
Configurez les choix techniques de suivi via la bannière de cookies et, si nécessaire, la transmission du consentement dans l’iFrame. Une adresse de contact confirmée par double opt-in et l’acceptation d’un texte juridique remplissent des fonctions différentes dans le produit.
Préparer le traitement des demandes et des incidents
Définissez en interne qui examine les demandes d’accès, de rectification et de suppression, vérifie l’identité de la personne demandeuse et rassemble les données des réservations, profils des participants, factures, e-mails et intégrations. Le responsable du traitement reste l’interlocuteur des personnes concernées.
Définissez également une procédure pour les incidents de sécurité : service interne de déclaration, évaluation, documentation, contact avec edoobox et, le cas échéant, notification à l'autorité de surveillance compétente. N'envoyez dans les demandes de support que les données nécessaires à l'analyse.
Checklist de protection des données avant le passage en production
Clarifier les rôles, le droit applicable et l’accord de traitement des données.
Vérifier les textes juridiques et les consentements par langue et effectuer une réservation de test.
Réduire les champs de données, les informations obligatoires, les étiquettes et les téléversements au strict nécessaire.
Contrôler les droits d'administrateur, 2FA/SSO et les clés API.
Définir le concept de conservation et de suppression, y compris les factures et les exports.
Documenter les tiers, le suivi, les flux de données de paiement et d'e-mail.
Déterminer les procédures pour les demandes des personnes concernées et les incidents de sécurité.
Exemples d'application
Exemple d’utilisation : lancer un cours public en respectant la protection des données
Un prestataire de formation suisse signe l'accord approprié, réduit le formulaire d'inscription aux coordonnées et aux informations de cours nécessaires et publie la déclaration de protection des données ainsi que les conditions générales dans toutes les langues de réservation. La newsletter est gérée comme un champ facultatif séparé. Une réservation de test confirme l'affichage, les champs obligatoires et la version du texte juridique stockée.
Exemple d’utilisation : traiter la demande de suppression d’une participante
Le service responsable vérifie la demande, recherche le profil, les réservations, les e-mails et les systèmes connectés, puis examine les obligations légales de conservation des factures. Les données pouvant être corrigées sont rectifiées, les données devenues inutiles sont supprimées dans edoobox et les systèmes associés, et la décision est documentée en interne.
Exemple d’utilisation : vérifier Analytics et Zapier avant l’activation
Une organisation souhaite utiliser GA4 et un transfert vers un CRM via Zapier. Elle documente les événements et les champs, vérifie le consentement et les contrats, ne transmet que les données nécessaires et teste le retrait du consentement ainsi que la suppression dans tous les systèmes impliqués. Ce n'est qu'après cela que le suivi et l'automatisation sont activés en production.