Gérer les abonnements des participants dans le profil client
Dans le profil client, vous trouverez sous Adhésions les abonnements et pass personnels de la personne sélectionnée. Utilisez cette vue pour les attributions, les questions de paiement et les corrections traçables. Les produits eux-mêmes se modifient dans le gestionnaire d’abonnements.
Ouvrir les adhésions d’une personne
- Ouvrez la liste des clients et sélectionnez la personne concernée.
- Passez à l’onglet Adhésions. Le plugin doit être actif et les droits de lecture correspondants sont nécessaires.
- Sur la carte, vérifiez le nom, le statut, la validité ou les utilisations restantes, la source et la date de création.
- Pour une adhésion à durée déterminée, vérifiez la rubrique Période : période, statut de paiement, montant et actions de paiement ou de facture disponibles. Chargez les entrées supplémentaires avec Charger davantage.
- Avant toute modification, lisez sous Détails les événements avec leur date et leur motif.
Un encaissement en attente ou échoué constitue une situation différente d’un abonnement déjà expiré. Ne modifiez donc pas la durée uniquement pour masquer un statut de paiement non clarifié.
Lire correctement les statuts
| Affichage | Signification pour l’utilisation |
|---|---|
| Paiement en attente | L’achat n’est pas encore couvert par un paiement approprié. Une commande enregistrée seule ne constitue pas un droit actif. |
| Planifié | Le droit commence ultérieurement, par exemple au début d’un pass saisonnier déjà payé. |
| Actif | La personne peut utiliser l’adhésion dans les limites de validité, de champ d’application et d’utilisations restantes. |
| Résilié à la fin de la durée | Le renouvellement automatique est arrêté. Une période déjà effective reste utilisable jusqu’à la fin affichée. |
| Expiré | La validité dans le temps est terminée. Une période suivante ouverte doit être vérifiée. |
| Épuisé | Les utilisations du pass sont épuisées. |
| Échec du paiement | Le paiement ou sa couverture n’a pas été confirmé. Vérifiez la facture, le paiement et toute annulation ou tout remboursement éventuel. |
| Résilié | L’adhésion personnelle est terminée ; elle n’accorde plus de nouveaux avantages. |
Attribuer manuellement une adhésion
- Dans le profil client, sélectionnez Attribuer une adhésion.
- Choisissez une formule au statut Publié ou Usage interne.
- Vérifiez la formule affichée, son prix normal et sa durée ou son nombre d’utilisations.
- Saisissez un motif explicite, par exemple Reprise d’une adhésion annuelle déjà payée à l’extérieur ou Pass offert à titre commercial pour un entraînement annulé.
- Confirmez l’attribution et vérifiez le nouveau statut ainsi que l’historique. Pour une adhésion à durée déterminée, contrôlez aussi l’option Renouvellement automatique : l’attribution gratuite de la période initiale n’exclut pas une période suivante payante.
Une formule à période fixe expirée ne peut pas être attribuée de nouveau. Si une seconde attribution est bloquée, vérifiez les adhésions actives, planifiées ou en attente de paiement existantes pour la même formule et le paramètre autorisant plusieurs attributions simultanées.
Modifier la durée, les utilisations et le renouvellement
Les modifications nécessitent les droits d’écriture sur les adhésions des clients. L’interface ne propose les actions que si l’état actuel les autorise.
| Votre tâche | Procédure et effet |
|---|---|
| Adapter une adhésion à durée déterminée | Sélectionnez Modifier à côté de la validité, définissez la nouvelle fin et justifiez le changement. Vérifiez ensuite la période concernée et toute résiliation planifiée. |
| Créditer des utilisations supplémentaires de pass | Utilisez l’action permettant d’augmenter les utilisations, saisissez une quantité positive et un motif. Le crédit reste traçable dans l’historique. |
| Gérer le renouvellement automatique | Modifiez l’option Renouvellement automatique et confirmez en indiquant un motif. La formule à durée déterminée sous-jacente doit autoriser le renouvellement ; cette option n’est pas disponible pour un pass d’utilisation. |
| Mettre fin à une adhésion personnelle | Choisissez délibérément Résilier à la fin de la durée ou Terminer immédiatement. Les effets sont expliqués dans Renouvellement et résiliation. |
Les modifications nécessitent un motif et une confirmation. Si la même adhésion a entre-temps été modifiée ailleurs, rechargez l’état actuel et vérifiez de nouveau votre saisie. Si le résultat tarde, ne répétez pas aveuglément une attribution ; vérifiez d’abord la carte et l’historique.
Contrôler le paiement et la facture
Pour les périodes payantes ouvertes, l’action de paiement mène à l’opération appropriée. Une facture valide existante reste consultable même après paiement intégral. Chaque adhésion n’a pas nécessairement de facture ouverte : un achat gratuit ou une attribution manuelle ne crée pas de créance supplémentaire.
Si le statut de paiement est incertain, comparez la facture complète aux paiements qui lui sont affectés. Pour une facture groupée, la couverture de la seule position d’abonnement ne suffit pas ; toute la facture doit être couverte. Après une modification réelle du paiement, edoobox actualise aussi le statut personnel. Une adhésion déjà terminée n’est pas automatiquement réactivée par un paiement reconnu tardivement.
Pour les factures ultérieures et les paniers mixtes payés, consultez Créer et modifier des factures.
Trouver précisément des personnes et des attributions
Dans la liste des clients, utilisez le filtre Adhésions & pass. Vous pouvez choisir une ou plusieurs formules et limiter en plus les résultats aux adhésions actuellement actives. Un filtre vide ne vérifie pas un droit précis ; pour une question de réservation, ouvrez toujours la personne concernée.
Dans le gestionnaire d’abonnements, la vue d’ensemble des attributions d’une formule affiche les personnes correspondantes et leurs adhésions. Utilisez les filtres de recherche et de statut proposés pour traiter les cas ouverts, actifs ou terminés. Le tableau de bord présente aussi les derniers achats et les réservations ayant utilisé l’adhésion.