Adresse de facturation différente
Les illustrations montrent une version antérieure de l'interface. Utilisez les étapes de ce guide pour les fonctions et options disponibles.
Une adresse de facturation différente permet de distinguer le participant du destinataire de la facture. Elle est utile lorsqu’une entreprise, une administration, une assurance, une association ou une autre personne doit recevoir la facture. Les données du participant restent inchangées ; l’adresse supplémentaire est utilisée pour la facture, la section de paiement QR et, selon le format choisi, la facture électronique.
La saisie est contrôlée dans le Design Manager via le widget Adresse de facturation. Vous définissez séparément dans les Paramètres de facturation où l'e-mail de facture est envoyé.
Comment le formulaire, la réservation et la facture interagissent
Le widget recueille les données de facturation supplémentaires pendant le processus de réservation.
edoobox stocke l'adresse dans la réservation concernée, et non comme remplacement du profil du participant.
Lors de la création d'une facture, edoobox utilise l'adresse de facturation active. S'il n'y en a pas, les variables de remplacement de facturation similaires sont remplies avec les données du participant.
Le paramètre de facturation Adresse de facturation différente détermine si le client, l'adresse e-mail de facturation ou les deux reçoivent le Rechnung.pdf.
Important : l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande n’ont pas d’équivalent dans le profil standard du participant. Sans adresse de facturation active, ces deux valeurs restent vides.
Configurer le widget dans le formulaire de réservation
Ouvrez le Design Manager, sélectionnez votre propre design attribué à la catégorie de l’offre, puis, dans le corps du modèle, Inscription : formulaire des participants.
Insérez le widget Adresse de facturation à un endroit visible et logique.
Définissez si les champs sont toujours affichés ou s’ils n’apparaissent qu’après la sélection de l’adresse de facturation.
N’activez Imposer une adresse de facturation que si chaque réservation exige un destinataire de facture distinct.
Pour chaque champ, configurez la visibilité, le caractère obligatoire et le libellé. Pour le numéro de TVA, configurez également la vérification souhaitée.
Utiliser judicieusement la reprise des données et les adresses antérieures
Avec Reprendre l'adresse de facturation, vous choisissez comment les données de personne existantes sont intégrées dans l'adresse de facturation :
| Option | Comportement | Convient pour |
|---|---|---|
| Manuel | Les champs sont remplis intentionnellement de manière séparée. | Le destinataire de la facture diffère généralement de la personne participante. |
| Afficher le bouton | La personne qui réserve peut reprendre les données personnelles sur demande. | Clientèle mixte de particuliers et d'entreprises. |
| Reprendre automatiquement | L'adresse de facturation est préremplie à partir de données existantes. | Adresses le plus souvent identiques avec des ajustements occasionnels. |
Activez Suggestion d'adresses de facturation lors de la connexion si les personnes connectées utilisent fréquemment les mêmes adresses d'entreprise ou d'administration. edoobox peut alors afficher jusqu'à quatre adresses de facturation issues de réservations antérieures pour choix. Les numéros de réservation indiqués sur les suggestions aident à identifier leur origine.
Vérifiez cette fonctionnalité de confort en conjonction avec Connexion et identification du profil. Sans connexion, les adresses antérieures ne peuvent pas être attribuées de manière univoque à une personne.
Type de client, pays et autoliquidation
Le widget peut masquer le type de client, autoriser uniquement les particuliers, uniquement les professionnels ou les deux. Si les deux types sont autorisés, définissez aussi le type par défaut. Pour les particuliers, edoobox masque les champs d’entreprise et de TVA selon la configuration ; un cas B2C n’active pas l’autoliquidation.
Pour les réservations B2B internationales, indiquez si le pays de facturation ou le pays du participant détermine l’autoliquidation et la TVA dynamique. Vous pouvez également exiger que le préfixe du numéro de TVA corresponde au pays choisi, afficher le champ TVA uniquement dans les pays soumis à l’autoliquidation ou n’accepter que les numéros de TVA valides.
La configuration fiscale est décrite dans TVA GeoDynamic et Autoliquidation (B2B).
Champs et variables de remplacement de l’adresse de facturation
Les valeurs suivantes sont notamment disponibles dans Facture : e-mail, Rechnung.pdf et Stornorechnung.pdf, si le modèle concerné les propose :
| Champ | Variable de remplacement | Remarque |
|---|---|---|
| Numéro de TVA | ##InvoiceAddressVAT## | Peut être vérifié pour le B2B ; reste vide sans adresse de facturation. |
| Entreprise / Organisation | ##InvoiceAddressCompany## | Sinon, renvoie à l'entreprise de la personne participante. |
| Prénom, Nom | ##InvoiceAddressName## | Sinon, renvoie au prénom et au nom. |
| Rue, N° | ##InvoiceAddressStreet## | À saisir intégralement pour les factures QR et électroniques. |
| Code postal, Ville | ##InvoiceAddressCity## | Est émis en tant que valeur commune. |
| Pays | ##InvoiceAddressCountry## | Peut influer sur la TVA et l’autoliquidation. |
##InvoiceAddressEmail## | Les paramètres de facturation contrôlent l'envoi à cette adresse. | |
| Identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) | ##InvoiceAddressBuyerReference## | Pertinent pour certains acheteurs publics et factures électroniques. |
| Numéro de commande | ##InvoiceAddressOrderReference## | Est également transmis comme référence de commande aux données de facturation électronique. |
La référence complète selon le modèle figure dans Toutes les variables de remplacement pour les e-mails et les PDF.
Distinguer le nom, le titre, la civilité et la personne payante
| Spécification | Origine | Comment les utiliser |
|---|---|---|
| Destinataire de la facture | Adresse de facturation active de la réservation ; sinon, les données de profil correspondantes. | Utiliser dans le bloc d'adresse InvoiceAddressCompany, InvoiceAddressName et les autres champs d'adresse de facturation. |
| Formule d'appel personnelle | Les données des participants et les variables de remplacement de formule d'appel utilisées dans le modèle. | Ne pas combiner sans vérification avec le nom d'une autre personne de contact de facturation. |
| Personne effectuant réellement le paiement | Justificatif bancaire ou du fournisseur de paiement, par exemple le titulaire de la carte ou l'organisation effectuant le virement. | Vérifier par rapport au paiement ; le flux de trésorerie ne modifie pas automatiquement le destinataire de la facture. |
Le widget d'adresse de facturation possède un champ commun Prénom, Nom. Il ne propose pas de champ structuré distinct pour le sexe, la formule d'appel personnelle ou le titre académique du destinataire de facture différent. Si un titre est requis dans le bloc d'adresse, saisissez la forme complète du nom souhaitée dans ce champ ; ##InvoiceAddressName## renvoie cette valeur. N'inventez pas de variable de remplacement de titre supplémentaire.
Les variables de remplacement telles que ##Title1## et ##Title2## ne tirent pas leur formule d’appel personnelle de l’adresse de facturation différente. Elles peuvent continuer à s’adresser au participant, même si l’e-mail de facture est envoyé à la comptabilité. Une salutation neutre fixe telle que Bonjour convient pour ce type de message ; indiquez le destinataire de la facture dans un bloc d’adresse de facturation distinct.
- Ouvrez l'adresse de facturation active de la réservation et vérifiez la société, la forme complète du nom et l'e-mail.
- Dans Rechnung.pdf, utilisez un bloc d’adresse de facturation contenant les variables de remplacement
InvoiceAddress...appropriées. - Vérifiez dans Facture : E-mail la salutation et la configuration d'envoi séparément.
- Comparez un cas de démonstration avec une personne participante différente, une personne de contact pour la facturation différente et une organisation payante différente. Contrôlez le bloc d'adresse du PDF, la salutation et les destinataires effectifs.
Ne modifiez pas le profil du participant avec le nom de la comptabilité uniquement pour influencer la formule d'appel de la facture. Les données personnelles sont également utilisées pour les documents de participation, la connexion et d'autres communications.
Modifier l'adresse d'une réservation existante
Dans la modification de la réservation, vous pouvez activer ou désactiver l’adresse de facturation et modifier le numéro de TVA, l’entreprise, le nom, la rue, le code postal/la localité, l’e-mail, le pays, l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande. L’interface V2 propose aussi les adresses antérieures correspondantes lorsqu’elle en trouve.
Après une modification : Vérifiez le statut fiscal, le destinataire de la facture et le PDF existant. Une simple modification d’adresse ne transforme pas les documents déjà créés en factures rectificatives dûment vérifiées. Mettez à jour ou corrigez la facture en suivant la procédure de facturation prévue.
Clarifier l'écart entre le profil, la réservation et le justificatif
Un profil de participant corrigé ultérieurement n'écrase pas l'adresse de facturation divergente active de la réservation existante. La facture peut donc continuer à afficher l'entreprise ou le pays enregistrés comme destinataire de la facture lors de cette réservation.
- Ouvrez le profil du participant et vérifiez les données personnelles actuelles.
- Ouvrez la réservation concernée et vérifiez si l’adresse de facturation différente est active. Comparez l’entreprise, le pays, le contact, l’e-mail de facturation, l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande.
- Ouvrez la facture réellement émise et comparez le PDF ainsi que, pour les e-factures, les données structurées du destinataire.
- Corrigez les données de base techniquement erronées et l'adresse de la réservation concernée à l'endroit approprié. Convenez avec votre comptabilité de toute modification du pays ou du destinataire.
- Utilisez le processus de correction de facture prévu pour un justificatif déjà créé et contrôlez le nouveau justificatif, le paiement et l'envoi.
Pour une facture comportant plusieurs lignes de réservation, les données de facturation déterminent le destinataire du document commun. Ne considérez pas cette facture comme une facture indépendante par personne. Vérifiez l’adresse de facturation avant le regroupement.
Matrice de tests avant publication
Réservation privée sans adresse différente : les variables de remplacement renvoient correctement aux données de la personne.
Réservation d'entreprise avec un autre e-mail : le PDF et l'e-mail sont envoyés aux destinataires corrects conformément à l'option d'envoi sélectionnée.
Réservation B2B avec pays et numéro de TVA : la validation des champs, la TVA dynamique et le statut d’autoliquidation sont cohérents.
Donneur d’ordre public : l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande figurent sur la facture ou dans la facture électronique prévue.
Personne récurrente enregistrée : au maximum quatre suggestions d'adresse traçables sont proposées.
Exemple d'application : l'employeur paie une formation continue
L'employée reste enregistrée en tant que participante avec son e-mail personnel. En tant qu'adresse de facturation, elle sélectionne son entreprise et saisit l'e-mail de la comptabilité. Le paramètre de facturation Client et e-mail de facturation envoie la confirmation de réservation à l'employée et la facture en outre à la comptabilité.
Exemple : une administration exige l’identifiant d’acheminement (Leitweg-ID) et le numéro de commande
Pour les clients professionnels, le widget affiche le pays, l’identifiant d’acheminement Leitweg-ID et le numéro de commande comme champs obligatoires. Rechnung.pdf contient les variables de remplacement InvoiceAddress... correspondantes. Avant l’envoi, générez une facture de test et vérifiez que la facture électronique structurée respecte les exigences du donneur d’ordre.
Exemple d'application : une cliente entreprise récurrente reprend une adresse antérieure
Une personne connectée a déjà effectué des réservations pour deux succursales. edoobox affiche les deux adresses de facturation précédentes avec les numéros de réservation associés. Elle reprend l'adresse appropriée, modifie uniquement le numéro de commande et évite ainsi de nouvelles erreurs de saisie.
Après la configuration des champs, enregistrez d'abord le widget, puis les modifications de mise en page en attente. Ouvrez ensuite l'aperçu public avec une nouvelle personne et avec une personne connectée. Vérifiez également le numéro de commande pour une adresse proposée : un destinataire de facture précédent peut toujours être valable, une référence de commande appartient souvent à la nouvelle réservation.
Si vous imposez l’adresse de facturation, tous les champs nécessaires doivent pouvoir être remplis même lorsque le type de client est masqué. Vérifiez les champs obligatoires, le pays, le numéro de TVA et le destinataire réel de la facture dans une facture de test.
Vérifier l'e-mail de facturation et l'objet séparés
L’adresse de facturation seule ne détermine pas encore qui reçoit le message. Sous Paramètres → Systèmes de paiement → Facture → Adresse de facturation différente, vérifiez la sélection Client, Client et e-mail de facturation ou E-mail de facturation. Le tableau détaillé des destinataires explique également le PDF joint à la confirmation de réservation.
Pour l’objet de l’e-mail de facture séparé, modifiez la partie e-mail dans la langue appropriée sous Paramètres → E-mail → Modèles → Paiements & factures → E-mail de facture. Pièce jointe : Rechnung.pdf détermine le document ; son nom de fichier n’est pas l’objet de l’e-mail. Insérez uniquement les variables de remplacement proposées dans ce modèle d’e-mail.
Vérifiez une nouvelle réservation de démonstration avec deux adresses internes différentes : la confirmation de réservation, l’e-mail de facture séparé, l’objet et les pièces jointes doivent correspondre à l’option choisie. En l’absence d’une adresse e-mail de facturation séparée valide, l’envoi exclusivement à cette adresse n’est pas garanti ; contrôlez le destinataire réel dans la boîte d’envoi.