Modèles PDF personnalisés pour les documents des participants

Un modèle PDF personnalisé génère un document de participant personnel avec des variables de remplacement. Il convient par exemple pour une mise en page de confirmation ou de certificat supplémentaire. Il est géré dans la même zone de modèles que les e-mails personnalisés, mais possède le type PDF.

Créer un modèle PDF personnalisé

Ouvrez Paramètres → E-mail → Modèles personnalisés.
Choisissez Créer un nouveau modèle et attribuez un nom compréhensible, par exemple « Confirmation de participation formation continue ».
Choisissez dans le champ Type l'entrée Modèle PDF et choisissez Créer.
Choisissez la langue nécessaire et concevez le document avec du texte et des variables de remplacement.
Enregistrez et ouvrez l'aperçu PDF. Vérifiez en plus une génération de document réelle avec une personne de démonstration dans le processus de document proposé à cet effet.

Utiliser les données des participants et les valeurs du certificat appropriées

Les modèles PDF personnalisés pour les documents des participants héritent de la famille de variables de remplacement du modèle de certificat. Cela comprend les données des participants, de l'offre et de l'organisation, ainsi que la présence, le numéro de certificat, le lien de validation, le code QR et la signature du responsable. Chaque flux de document ne fournit pas nécessairement chacune de ces valeurs. Un champ qui ne contient pas de données dans le processus concerné reste vide.

Commencez par une petite mise en page :

<h1>Attestation de participation</h1>
<p>##UserFirstname## ##UserLastname##</p>
<p>##OfferName##</p>
<p>##OfferStartDate## à ##OfferEndDate##</p>
<p>##CompanyName##</p>

Ajoutez ensuite uniquement les valeurs réellement fournies par le flux de document choisi. La référence PDF filtrée affiche les éléments proposés.

Arrière-plan, en-tête/pied de page et CSS

Pour un modèle PDF, un PDF d'arrière-plan à une seule page peut être utilisé. Il est utilisé lors de la création du document et n'est pas une pièce jointe e-mail supplémentaire. Utilisez un PDF/A compatible de moins de 1,0 Mo. L'en-tête/pied de page et les classes ciblées dans le PDF-CSS complètent la mise en page. Les règles et les limites de taille se trouvent sous Pièces jointes PDF et modèles PDF.

Le format papier et la version PDF sont sélectionnés sous Paramètres → Formats. Le PDF-CSS personnalisé est accessible dans l'éditeur PDF et s'applique également au niveau du compte. L'interrupteur Les documents PDF sont protégés par mot de passe se trouve en revanche sous Paramètres → Système : il protège les documents créés contre toute modification et n'est pas un mot de passe d'ouverture général. Après toute modification, vérifiez tous les types de documents utilisés.

Mise en forme des certificats longs, des colonnes et des signatures

Mettez en forme le certificat avec des longueurs de données réalistes. Un PDF d'arrière-plan à une seule page détermine le graphique, mais ne réserve pas automatiquement d'espace pour les textes longs, les tableaux ou les signatures. Une quantité de contenu quelconque n'est pas automatiquement réduite à une seule page lisible via un interrupteur dédié.

Copiez le modèle fonctionnel et choisissez le format papier et la version PDF de manière consciente. Ces paramètres et le PDF-CSS s'appliquent au niveau du compte.
Séparez le contenu principal variable d'une zone de signature courte. Utilisez un simple tableau à deux colonnes pour deux informations côte à côte ; évitez une seule ligne de tableau haute contenant tout le contenu long du certificat.
Dans l’éditeur, choisissez soigneusement la taille de police, les largeurs de cellules et les espacements. Commencez avec du texte bien lisible et supprimez les répétitions inutiles avant de réduire la police. Pour des règles CSS ciblées, utilisez des classes personnalisées avec custom_.
Gardez une distance dans le contenu par rapport au logo fixe et à la zone de pied de l'arrière-plan. Vérifiez le changement de page et concevez un document volontairement multi-pages si nécessaire. Le graphique d'arrière-plan ne déplace pas le contenu de ses zones imprimées par lui-même.
Alignez la signature dynamique du responsable et une signature fixe supplémentaire selon l’exemple de deux signatures. Vérifiez la taille d’image, la présence de plusieurs responsables et les données de signature manquantes.
Générez des PDF réels avec des noms d'offres courts et longs, des noms de personnes longs, de nombreuses informations supplémentaires et toutes les langues. Contrôlez chaque page, la position de la signature et l'impression.

Exemple: Un titre de certificat court avec nom et date tient sur une page. Les contenus d'apprentissage détaillés vont dans une zone de texte séparée avant les signatures en deux colonnes. Si les contenus d'apprentissage débordent sur une deuxième page, la police reste lisible ; le logo, la zone de pied et les signatures sont contrôlés sur les deux pages. L'aperçu HTML ne remplace pas ce contrôle PDF.

Les listes de présence personnalisées ont leurs propres marges de page. Celles-ci mettent en forme la liste de présence et ne modifient pas le modèle de certificat. Un certificat généré individuel s'ouvre directement via la carte de participation de la réservation.

Vérifier l'utilisation et l'envoi

Un modèle PDF personnalisé n’apparaît pas comme tâche e-mail personnalisée ni comme modèle d’e-mail de lieu ou de libellé. Ces listes de sélection exigent le type E-mail. Le nouveau modèle PDF ne remplace pas non plus un modèle système comme Rechnung.pdf ou Ticket.pdf.

Un document personnalisé se sélectionne là où le processus de documents des participants propose ces modèles. Sa seule création n’active aucun envoi automatique. Pour joindre à un e-mail un PDF terminé et identique pour tous, téléversez-le comme pièce jointe statique du modèle d’e-mail.

Contrôler le résultat

Vérifier le texte, la police, le nom du fichier et l'arrière-plan pour chaque langue active.
Utiliser des noms avec des caractères spéciaux et de longs noms d'offres.
Vérifier une personne avec des informations facultatives manquantes.
Contrôler plusieurs pages ainsi que l'en-tête/pied de page.
Pour les valeurs de présence ou de certificat, comparer la sortie du document réelle avec l'ensemble de données du participant.

Sélectionner un modèle PDF avec une automatisation

Ouvrez Paramètres → Automatisations et créez ou modifiez une règle appropriée.
Choisissez le déclencheur de communication Avant l'envoi de la confirmation de réservation ou Avant la création du certificat, selon votre document.
Définissez les conditions dans lesquelles la mise en page personnalisée doit être utilisée.
Choisissez l'action Remplacer le modèle PDF et sélectionnez votre modèle PDF personnalisé dans la sélection de modèles.
Enregistrez et testez la règle avec un objet de test approprié. Comparez ensuite la sortie du document réelle avant de l'activer pour vos flux clients.

Le remplacement utilise le contexte de document des participants prévu du déclencheur. Il ne génère pas de pièce jointe supplémentaire arbitraire. Le remplacement e-mail et PDF sont des actions distinctes ; pour un autre texte de message, utilisez l'action de modèle de mail correspondante.

Remplacement et retour au modèle par défaut

Vous avez besoin de la fonction de modèle activée et d'un accès aux automatisations. Le modèle PDF personnalisé doit être actif, correspondre à la famille de documents des participants et être disponible pour la langue de réception requise. Le type de remplacement de la règle doit être Remplacer le modèle PDF ; un modèle e-mail n'est pas une sélection valide à cet effet.

Si le modèle sélectionné est supprimé, inactif, illisible ou inadapté au flux, edoobox conserve le modèle par défaut. Vérifiez donc d'abord la condition de règle, le type, le modèle actif et la variante de langue en cas de règle apparemment inefficace. Le remplacement s'applique aux documents des participants prévus et ne permet pas d'échange arbitraire de facture, de billet ou de PDF de relance.