Rückerstattungen und Transaktionsgebühren prüfen

Eine Rückerstattung besteht aus mehreren getrennten Vorgängen: Die Buchung oder Rechnung wird fachlich korrigiert, die tatsächliche Zahlung wird an die zahlende Person zurücküberwiesen und die Transaktionsliste dokumentiert das Ergebnis. Eine Stornorechnung allein bewegt noch kein Geld.

Auch «Gebühr» ist nicht eindeutig: Bearbeitungsgebühren eines Zahlungsanbieters können nur im Anbieterportal oder in dessen Abrechnung sichtbar sein. Prüfen Sie deshalb immer, welche Art von Betrag Sie vor sich haben.

Screenshots benötigt: Rückerstattung und Gebührenobjekt

Vor der Rückerstattung fachlich prüfen

Öffnen Sie Buchung, Rechnung und Teilnehmerprofil.
Prüfen Sie, ob die Teilnahme bereits annulliert, umgebucht oder preislich korrigiert wurde.
Unterscheiden Sie Rechnungsbetrag, bezahlten Betrag, offenen Saldo und vorhandenes Guthaben.
Öffnen Sie die konkrete Zahlungstransaktion – nicht nur eine Buchungs- oder Rechnungsposition.
Vergleichen Sie Währung, Kunde, Transaktionsnummer und den von edoobox ausgewiesenen rückerstattbaren Restbetrag.

Erstatten Sie nie allein aufgrund eines negativen Rechnungssaldos. Der Rückerstattungsdialog bezieht sich auf eine konkrete Providerzahlung und kennt deren bereits erstatteten sowie noch rückerstattbaren Betrag.

Direkte und externe Rückerstattung unterscheiden

Zahlungsart	Verhalten in edoobox
Stripe	Direkte Rückerstattung möglich, wenn die Zahlung vom System als rückerstattbar gemeldet wird.
Worldline/Saferpay	Direkte Rückerstattung möglich, wenn die Zahlung rückerstattbar ist; Providerfehler werden separat gemeldet.
PayPal Checkout / aktuelles PayPal	Direkte Rückerstattung möglich, wenn die Zahlung rückerstattbar ist.
Historisches PayPal Legacy	edoobox öffnet die Transaktion extern bei PayPal; die Bearbeitung erfolgt dort.
Historische Sofort-Zahlung	edoobox öffnet die Zahlungsdetails extern beim Anbieter.
Andere oder nicht rückerstattbare Zahlung	Der Dialog zeigt, dass keine Rückerstattung möglich ist; verwenden Sie den fachlich vorgesehenen manuellen Prozess.

Die direkte Funktion kann vorübergehend systemweit deaktiviert sein, etwa während Wartungsarbeiten. Eine fehlende Aktion ist deshalb nicht automatisch ein Fehler der Rechnung.

Direkte Rückerstattung ausführen

Öffnen Sie im Teilnehmerprofil die Zahlungstransaktion und wählen Sie Rückerstattung.
Prüfen Sie ursprünglichen Betrag, bereits rückerstatteten Betrag, Transaktionsnummer und Kunde.
Erfassen Sie eine interne Referenz mit 2 bis 30 Zeichen, zum Beispiel «Storno 4711».
Geben Sie einen positiven Betrag bis höchstens zum angezeigten rückerstattbaren Betrag ein. Beim aktuellen PayPal ist ein Betrag unter 1 Einheit nicht ausführbar.
Bestätigen Sie Online zurückerstatten genau einmal und warten Sie auf die Erfolgsmeldung.

Eine erfolgreiche Online-Rückerstattung kann abgeschlossen sein, obwohl die anschliessende PDF-Aktualisierung noch aussteht. Prüfen Sie dann Originalzahlung und Providerstatus; lösen Sie keine zweite Rückzahlung aus, um ein PDF-Problem zu beheben.

Nach erfolgreicher Verarbeitung lädt edoobox die aktuellen Transaktionen und die Zahlungsdetails neu. Bei einer Teilrückerstattung bleibt ein Restbetrag verfügbar. Ist alles erstattet, zeigt der Dialog Diese Transaktion wurde bereits vollständig rückerstattet.

Externe Rückerstattung abschliessen

Bei historischen PayPal- oder Sofort-Zahlungen öffnet der Button eine externe Anbieteransicht. Der Klick allein ist noch keine ausgeführte Rückerstattung. Melden Sie sich beim Anbieter an, prüfen Sie Empfänger, Betrag und Währung und schliessen Sie den Vorgang dort ab.

Kontrollieren Sie danach den Anbieterstatus und gleichen Sie den Vorgang in edoobox beziehungsweise Ihrer Buchhaltung ab. Dokumentieren Sie eine manuelle Auszahlung so, dass Transaktionsnummer, Betrag, Datum und verantwortliche Person nachvollziehbar bleiben.

Bereits ausgeführte Bankrückzahlung erfassen

Der Rückerstattungsdialog an der Rechnung besitzt eine andere Bedeutung als die Aktion an einer Onlinezahlung: Er dient ausschliesslich zum Erfassen einer bereits ausgeführten Rückzahlung einer Banküberweisung. Er löst selbst keine Auszahlung aus.

Führen Sie die fachlich geprüfte Bankrückzahlung über Ihre Buchhaltung aus.
Öffnen Sie danach die betroffene Rechnung und den Dialog zur Rückerstattung.
Prüfen Sie den ausgewiesenen erfassbaren Betrag und erfassen Sie höchstens diesen Betrag.
Bestätigen Sie Bereits erfolgte Rückerstattung erfassen.
Kontrollieren Sie Rechnungsrest, Teilnehmendensaldo und Bankbeleg.

Onlinezahlungen erstatten Sie über die zugehörige Originalzahlung mit Online zurückerstatten. Erfassen Sie denselben Betrag nicht zusätzlich als Bankrückzahlung.

Gebühren und Rückerstattungen richtig unterscheiden

Eine Rückerstattung in edoobox zeigt den fachlichen Betrag und den zugehörigen Zahlungsweg. Eine Bearbeitungsgebühr des Zahlungsanbieters kann dagegen nur im Anbieterportal oder in dessen Abrechnung sichtbar sein.

Prüfen Sie ursprüngliche Zahlung, Rückerstattungsbetrag und rückerstattbaren Rest.
Vergleichen Sie Buchung, Rechnung, Transaktion und Währung.
Kontrollieren Sie bei Stripe, PayPal oder Worldline/Saferpay zusätzlich den Status im Anbieterportal.
Dokumentieren Sie nicht zurückbezahlte Providergebühren getrennt von der Buchungskorrektur.

Eine Rückerstattung und eine Stornogebühr sind getrennte Vorgänge. Aktive Stornierungsbedingungen können die fachliche Korrektur beeinflussen; kontrollieren Sie die Vorschau und den ausgewiesenen Endbetrag vor der Bestätigung. Das als «Coming soon» angekündigte Mahnungswesen kann ebenfalls Gebühren vorsehen. Prüfen Sie hierfür die Freischaltung und Aktivierung Ihres Kontos; einzelne Aktivierungen können auf Anfrage beim Support bereits möglich sein.

Automatische Erstattung nach Stornobedingungen abstimmen

Eine an der Buchung gespeicherte Stornierungsgruppe kann nach einem erfolgreichen Storno den Rückzahlungsweg bestimmen. Prüfen Sie dafür im Buchungsdetail die Gebühr und den tatsächlich gewählten Weg:

Weg	Was Sie nach dem Storno prüfen
Online-Rückerstattung	Originalzahlung, ausgeführter Rückerstattungsbetrag und einbehaltene Gebühr. Die technische Rückzahlung setzt einen unterstützten Zahlungsweg und einen verfügbaren rückerstattbaren Betrag voraus.
Gutscheincode	Erzeugten Code, Betrag und Zustellung kontrollieren. Ein Code ist eine andere Rückgabeform als eine Auszahlung auf die ursprüngliche Karte.
Positiver Teilnehmendensaldo	Guthaben und verrechnete Gebühren im betreffenden Profil prüfen. Ein Kontoguthaben ist noch keine Bank- oder Kartenrückzahlung.
Manuell bezahlte Rechnung	Eine mögliche TODO mit Bankrückzahlungsbetrag bearbeiten. Die bereits angerechnete Stornogebühr wird im Hinweis getrennt ausgewiesen; überweisen Sie nicht nochmals den ursprünglichen Bruttobetrag.
Automatische Erstattung deaktiviert	Bereits erhaltenes Geld kann trotzdem zur Deckung der Gebühr angerechnet werden. Prüfen Sie den verbleibenden Rückzahlungsbedarf und führen Sie den vereinbarten manuellen Vorgang aus.

Beispiel ohne weitere Gebühren: Von einer Zahlung über CHF 200 bleiben CHF 50 als Stornogebühr einbehalten. Der Rückzahlungsbetrag beträgt CHF 150; die gedeckte Gebühr soll keinen zusätzlichen offenen Zahlungsbedarf von CHF 50 erzeugen. Wurden erst CHF 20 gezahlt, kann eine Gebühr von CHF 50 dagegen einen offenen Rest von CHF 30 lassen. Bei mehreren Zahlungen, Währungen oder zusätzlichen Gebühren verwenden Sie die tatsächlichen verknüpften Beträge.

Bei einem Fehler stoppen und abstimmen: Eine fehlgeschlagene automatische Erstattung kann die Buchungsstornierung blockieren. Prüfen Sie nach dem Aktualisieren Buchungsstatus, Originalzahlung und Anbieterstatus. Erst wenn klar ist, ob Geld bewegt wurde und welcher Rest noch fehlt, setzen Sie den Vorgang fort. Öffnen Sie nicht parallel eine manuelle Auszahlung und einen weiteren Online-Refund. Für konkrete Gebührenzustände und gesperrte Fälle lesen Sie Wenn Storno oder Gebühr nicht abgeschlossen werden.

Rückzahlung oder Guthaben für die nächste Buchung wählen

Klären Sie die gewünschte Rückgabeform vor der Stornierung. Die gespeicherte Stornobedingung kann eine Online-Rückerstattung, einen Gutscheincode oder einen positiven Teilnehmendensaldo vorsehen. Nachträglich den globalen Guthabenschalter einzuschalten, wandelt eine bereits ausgelöste Rückzahlung nicht in Guthaben um.

Gewünschtes Ergebnis	Vorgehen und Nachkontrolle
Geld auf den ursprünglichen Zahlungsweg zurückgeben	Originalzahlung und rückerstattbaren Rest prüfen; den ausgeführten Refund mit dem Anbieter abgleichen.
Betrag für eine spätere Kursbuchung behalten	Vor Ausführung den an der Buchung gespeicherten Rückerstattungsweg prüfen. Nach dem Storno Guthaben im richtigen Profil und in derselben Währung kontrollieren; danach die Folgebuchung mit Guthaben prüfen.
Einen übertragbaren Code ausgeben	Den vorgesehenen Gutscheinweg und den tatsächlich erzeugten Code prüfen. Ein Code und ein Profilguthaben werden unterschiedlich verwendet.

Rückerstattung bereits abgeschickt: Öffnen Sie die Originalzahlung und prüfen Sie den aktuellen Anbieterstatus. Ob ein noch nicht abgeschlossener Vorgang beim Zahlungsanbieter angehalten werden kann, ist dort zu klären. Eine Stornorechnung, das Löschen einer Aufgabe oder eine neue manuelle Gutschrift ruft den Refund nicht zurück. Erfassen Sie kein zusätzliches Guthaben für denselben Betrag, solange der tatsächliche Geldfluss unklar ist.

Nur eine Teilnahme aus einer gemeinsamen Zahlung erstatten

Bei einer Sammelbuchung können mehrere Teilnehmende über dieselbe Rechnung und Originalzahlung bezahlt sein. Die Online-Rückerstattung wählt einen Betrag der Zahlung aus; sie ist keine automatische Auswahl einer Person oder Rechnungszeile.

Öffnen Sie die Sammelbuchung und bestimmen Sie genau, welche Teilnahme entfällt und welche bestehen bleibt. Verwenden Sie den Ablauf für einzelne Sammelteilnehmende; stornieren Sie nicht versehentlich die ganze Buchung.
Prüfen Sie den verbleibenden Leistungsumfang, gespeicherte Stornobedingungen und den tatsächlich zu erstattenden Betrag. Teilen Sie einen Gesamtbetrag nicht pauschal durch die Personenanzahl, wenn Tarife, Zusatzleistungen oder Gebühren abweichen.
Kontrollieren und korrigieren Sie die zugehörigen Rechnungsbelege über den vorgesehenen Prozess. Prüfen Sie danach, ob bereits eine automatische Erstattung oder eine Bankrückzahlungsaufgabe entstanden ist.
Falls die Auszahlung noch fehlt, öffnen Sie die gemeinsame Originalzahlung. Erstatten Sie über einen unterstützten Zahlungsanbieter nur den vereinbarten Teilbetrag bis zum noch rückerstattbaren Rest. Die Rückzahlung erfolgt über diesen ursprünglichen Zahlungsweg; die entfernte Person wird dadurch nicht zu einem neuen frei wählbaren Auszahlungsempfänger.
Bei einer Bankzahlung führen Sie den freigegebenen Teilbetrag über Ihre Buchhaltung zurück und erfassen die bereits ausgeführte Bankrückzahlung einmal.
Prüfen Sie verbleibende Teilnahmen, gültige Rechnungen, ausgezahlten Teilbetrag und Rest der Originalzahlung. Dokumentieren Sie den Bezug zur betroffenen Teilnahme nachvollziehbar.

Beispiel: Eine von drei gleich teuren Teilnahmen entfällt

Drei Teilnahmen wurden gemeinsam mit CHF 360 bezahlt. Eine Teilnahme über CHF 120 entfällt. Wenn nach den vereinbarten Bedingungen genau CHF 120 zurückzugeben sind und noch keine Erstattung ausgeführt wurde, korrigiert das Team Buchung und Beleg und erstattet CHF 120 aus der Originalzahlung. Die beiden übrigen Teilnahmen bleiben bestehen. Bei abweichenden Preisen oder Gebühren wird der Betrag aus den tatsächlichen Positionen ermittelt.

Nachkontrolle durchführen

Provider meldet die Rückerstattung als erfolgreich.
edoobox zeigt den richtigen bereits erstatteten und verbleibenden Betrag.
Rechnung, Stornorechnung und Buchungssaldo stimmen fachlich.
Buchhaltung kann Originalzahlung und Rückerstattung über Transaktionsnummer und Datum zuordnen.
Die teilnehmende Person erhält eine verständliche Mitteilung, falls Ihr Prozess dies vorsieht.

Anwendungsbeispiel: Vollständige Stripe-Rückerstattung nach Storno

Nach der Annullierung erstellt die Administration die nötige Rechnungskorrektur. In der Stripe-Zahlung zeigt edoobox noch den ganzen Betrag als rückerstattbar. Sie erfasst «Storno 4711», erstattet den Betrag einmal und prüft danach Providerstatus, Transaktionsliste und Rechnungssaldo.

Anwendungsbeispiel: Teilrückerstattung bei Preisreduktion

Eine Zusatzleistung entfällt, die Teilnahme bleibt bestehen. Nach der Rechnungskorrektur erstattet die Administration nur die Differenz über die aktuelle PayPal-Zahlung. Der Dialog zeigt danach den Teilbetrag als rückerstattet und den verbleibenden Rest weiterhin als rückerstattbar.

Anwendungsbeispiel: Rückerstattung und Providergebühr trennen

Eine Online-Zahlung wird teilweise zurückerstattet. Das Team prüft den Rückerstattungsbetrag in edoobox und kontrolliert separat im Anbieterportal, ob eine ursprüngliche Bearbeitungsgebühr einbehalten wurde.

Zusätzliche Informationen für die Praxis

Entscheidungshilfe: Welche der drei Korrekturen ist noch offen?

Beurteilen Sie einen Rückzahlungsfall getrennt nach Teilnahme, Beleg und Geldbewegung. Die Person kann bereits storniert sein, während die Rückzahlung noch fehlt; umgekehrt erklärt eine Geldbewegung allein noch nicht, ob die Rechnung zum vereinbarten Ergebnis passt.

Halten Sie den gewünschten Endstand fest: Welche Leistung bleibt gebucht, welcher Betrag soll berechnet sein und wie viel soll tatsächlich zurückbezahlt werden? Vergleichen Sie diesen Plan mit Buchung, Rechnung und Zahlungstransaktion. Das hilft auch dann, wenn mehrere Mitarbeitende verschiedene Teile des Vorgangs übernehmen.

Praxisfrage: Wie vermeiden Sie eine doppelte Rückzahlung?

Prüfen Sie vor dem Absenden bereits vorhandene Rückerstattungen und den noch rückerstattbaren Betrag. Wenn ein Vorgang noch geprüft wird oder eine Rückmeldung fehlt, klären Sie zuerst dessen Stand beim verwendeten Zahlungsweg. Starten Sie nicht gleichzeitig eine technische Rückerstattung und eine manuelle Überweisung für denselben Betrag.

Kontrollieren Sie nach Abschluss die aktualisierten Zahlungsdetails und dokumentieren Sie den Vorgang im passenden Kontext. Beurteilen Sie Providergebühren gesondert anhand der Abrechnung des Anbieters. Eine korrekt dokumentierte Kundenrückzahlung und die Kosten Ihres Zahlungsanbieters sind unterschiedliche Informationen.

edoobox-Transaktionsgebühren herunterladen

In den Zahlungssystemen gibt es neu Transaktionsgebühren Download. Als berechtigte Superadmin-Person wählen Sie den Monat und laden eine CSV mit edoobox-Gebühren zu unterstützten Stripe- und PayPal-Zahlungen herunter. Dieser Export ersetzt nicht die Abrechnung sämtlicher Bearbeitungsgebühren des Providers und enthält keine vollständige Rückerstattungsübersicht.

Die Schrittfolge und Grenzen stehen in Transaktionsgebühren als CSV exportieren. Stimmen Sie positive Gebühreneinträge und tatsächliche Provider-Rückerstattungen getrennt ab.